Приложение N 9. Стандарт качества выполнения государственной работы "Реализация информационных мероприятий, публикаторских и выставочных проектов на основе архивных документов"

Приложение N 9

УТВЕРЖДЕНО
приказом министерства культуры и
национальной политики Амурской
области
от 21 мая 2019 г. N 120-ОД

Стандарт
качества выполнения государственной работы "Реализация информационных мероприятий, публикаторских и выставочных проектов на основе архивных документов"

1. Общие положения

1.1. Наименование государственной работы: реализация информационных мероприятий, публикаторских и выставочных проектов на основе архивных документов (далее - государственная работа).

1.2. Учреждение, выполняющее государственную работу: государственное бюджетное учреждение Амурской области "Государственный архив Амурской области" (далее - Учреждение или архив).

1.3. Функции и полномочия учредителя в отношении учреждения осуществляет министерство культуры и национальной политики Амурской области. Учредитель организует и контролирует деятельность архива по выполнению государственной работы, а также осуществляет финансирование на обеспечение выполнения государственной работы в соответствии с утвержденным государственным заданием в пределах лимитов бюджетных обязательств, доведенных до Учредителя на соответствующий финансовый год.

1.4. Потребители результатов государственной работы: общество в целом.

1.5. Цель выполнения государственной работы:

предоставление гражданам доступа к информации о документах (делах), находящихся на хранении в архиве, в том числе через сеть Интернет.

1.6. Государственная работа выполняется бесплатно.

2. Правовые основы выполнения государственной работы

Конституция Российской Федерации;

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Закон Амурской области от 27 июня 2005 г. N 21-ОЗ "Об управлении архивным делом в Амурской области";

Постановление Правительства Амурской области от 26 июля 2011 г. N 493 "Об утверждении стандартов качества предоставления государственных услуг в сфере культуры и архивного дела, предоставляемых за счет средств областного бюджета населению Амурской области";

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

3. Порядок выполнения государственной работы

3.1. Выполнение государственной работы предусматривает следующие направления деятельности:

проведение историко-документальных выставок, в том числе в электронном виде в сети Интернет;

использование архивных документов в средствах массовой информации;

проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий, презентаций, "Дней открытых дверей", лекций, докладов, уроков для студентов и школьников) с использованием архивных документов;

публикация архивных документов.

3.1.1. Архив организует подготовку и проведение выставок архивных документов самостоятельно или с другими организациями.

Для подготовки выставки архивных документов разрабатываются тематический план и тематико-экспозиционный план. На основе тематического плана проводится выявление и отбор архивных документов, иллюстративных и иных материалов. В тематико-экспозиционный план включается аннотированный перечень отобранных для экспонирования архивных документов, иллюстративных и иных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки с указанием их размеров и порядка размещения на стендах или в витринах. Все отобранные для экспонирования архивные документы и другие материалы аннотируются.

3.1.2. Использование документов архива в средствах массовой информации представляет собой подготовку информационных материалов для периодической печати, радио-, телевизионных передач, видеофильмов.

Для периодической печати архив готовит статьи о составе и содержании документов, архивных находках, статьи и подборки документов по определенной тематике. В экземплярах статей и других материалов, подготовленных для средств массовой информации, остающихся в архиве, указываются поисковые данные использованных материалов, а также дата и место публикации.

Использование документной информации в радио- и телепередачах проводится в форме бесед, хроник, интервью, репортажей, информаций, реклам и др.

Объемы, сроки подготовки, тематика информационных материалов для средств массовой информации согласовывается с редакцией газет, журналов, радио- и телепрограмм.

3.1.3. Информационные мероприятия с использованием документов, представляющих общественный интерес, проводятся архивом в различных формах. Проведение их сопровождается выступлениями и сообщениями работников архива, в том числе в режиме "вопрос - ответ", показом тематических подборок документов, кинофильмов, видеофильмов, слайд-фильмов, кинопрограмм, экскурсиями по архиву, выставками документов и др.

Встречи с общественностью могут быть тематические, предполагающие выступления работников архива и других участников на определенную тему с характеристикой документов, и информационные, на которых участники информируются о составе документов архива, фонда или группы фондов, о новых поступлениях в архив, рассекреченных документах.

Экскурсии могут быть обзорными (о составе и содержании документов, основных направлениях деятельности архива) и тематическими (с демонстрацией комплекса документов архива по определенной тематике).

Презентации, "Дни открытых дверей" проводятся для популяризации работы архива, состава и содержания его фондов. В программу мероприятия включаются обзорные экскурсии, методические консультации по актуальным вопросам работы архива.

Лекции, доклады готовятся по определенной тематике на основе информации, содержащейся в документах.

Уроки для студентов и школьников организуются на основе договоров архива с высшими и средними учебными заведениями в соответствии с согласованными с ними планами. Уроки носят тематический характер, проводятся в форме лекций, семинаров, практических и факультативных занятий.

3.1.4. Публикация архивных документов - совокупность работ по подготовке документов к изданию.

Публикация готовится в несколько этапов:

- предварительный отбор на этом этапе определяется тип, вид и форма публикации; проводится расследование на предмет того, были раньше подобные публикации; изучаются все документы, использовавшиеся в подобных публикациях;

- выявление и отбор документов выявление проводится во всех хранилищах, где могут храниться документы; на этапе отбора предпочтение отдается подлинникам документов и обобщающим материалам;

- археографическое оформление и составление научно-справочного аппарата к публикации на этом этапе определяются цели, задачи публикации, описываются порядок и принципы отбора документов; составляется заголовок публикации и для каждого документа, указываются авторы, дата составления, архивные данные; в примечаниях содержится критика текста (текстуальные примечания) и дается биографическая справка (по необходимости); могут добавляться указатель, приложения;

- способ передачи текста существуют следующие способы: факсимильный (дословное воспроизведение документа); дипломатический (передача части особенностей документа); критический (определенная обработка текста, сам текст не редактируется, устраняются очевидные ошибки);

- формирование макета публикации после создания макета публикация передается в издательство.

Архив осуществляет мероприятия, необходимые для обеспечения научно-исследовательских и технических процессов подготовки документальных публикаций: формирование редакционной коллегии, коллектива составителей, составление организационно-методических документов, заключение договора с другими заинтересованными организациями и издательством.

Для научного руководства и организации работы по подготовке публикации формируется редакционная коллегия или назначается редактор. В состав коллегии входят представители всех: организаций - участников подготовки издания. Редколлегия определяет тип и форму публикации, утверждает план-проспект, формирует коллектив составителей, поручает участникам подготовку необходимых организационно-методических документов, определяет сроки их представления и график работы, рассматривает вместе с составителями состав и содержание документов, отобранных к публикации, принципы их отбора, систематизации, а также научно-справочный аппарат публикации, рекомендует рукопись к печати.

Коллектив составителей определяет источники выявления документов, проводит первичный отбор документов, непосредственную археографическую работу с ними (передача текста, археографическое оформление, составление примечаний по тексту и содержанию), подготовку других частей научно-справочного аппарата и приложений. К обязанностям составителей относится также сверка копий документов, в том числе текстов, введенных в компьютер, с оригиналами, и подготовка оригинал-макета издания в электронной форме.

3.2. Основные показатели, характеризующие объем выполнения государственной работы:

Наименование показателя, единица измерения	Методика расчета	Источник информации
Количество реализованных проектов, единица	По фактическому наличию	Отчет учреждения

4. Требования к уровню материально-технического обеспечения выполнения государственной работы

4.1. Архив обеспечивает содержание закрепленных за ним и/или принадлежащих ему на праве собственности зданий, сооружений, имущества, оборудования и другого имущества потребительского, социального, культурного и иного назначения на уровне не ниже определяемого установленными нормативами.

4.2. Архив должен располагать материально-технической базой, обеспечивающей выполнение государственной работы и соответствующей установленным санитарно-техническим нормам.

4.3. Требования к помещениям архива, в которых выполняется государственная работа:

4.3.1. Помещения архива для выполнения государственной работы размещаются в зданиях, оборудованных противопожарной системой и системой пожаротушения, необходимой мебелью. Размеры помещений принимаются в соответствии с требованиями санитарных и строительных норм и правил, с учетом единовременной вместимости, инженерно-технического оборудования, оснащения необходимой мебелью.

4.3.2. Площадь служебных помещений зависит от числа штатных сотрудников и выполняемых ими функций. Площади основных участков работы определяются в соответствии с их назначением и установленными нормативами.

4.3.3. Архив должен быть обеспечен подсобными, санитарно-бытовыми и административно-хозяйственными помещениями (гардероб, санузел и др.). Туалетные комнаты должны быть раздельными для мужчин и женщин, с учетом доступности для лиц с ограниченными возможностями, в них постоянно должны быть урны, туалетная бумага, мылящие средства, средства для сушки рук.

4.3.4. Для размещения ресурсов и организации рабочих процессов помещения архива должны быть оборудованы предметами мебели (стеллажи, витрины, кафедры, столы, стулья и т.д.) и средствами технического оснащения, обеспечивающими надлежащее качество выполнения работ. Мебель и оборудование должны быть комфортными, функциональными, надежными, соответствовать требованиям эргономики и дизайна.

4.3.5. Помещения архива для выполнения государственной работы должны иметь оптимальное сочетание естественного и искусственного освещения.

4.3.6. Помещения архива должны быть защищены от воздействия факторов, отрицательно влияющих на качество предоставляемых услуг (повышенная или пониженная температуры воздуха, влажность воздуха, запыленность, загрязненность, шум, вибрации и т.д.). В помещениях архива для выполнения государственной работы должен поддерживаться температурный режим не менее 18 градусов и не более 25 градусов Цельсия.

4.4. Требования к технической оснащенности архива:

4.4.1. Архив должен быть оснащен специальным оборудованием, аппаратурой и приборами, отвечающими требованиям стандартов, технических условий, других нормативных документов и обеспечивающими надлежащее качество выполняемой работы.

4.4.2. Технические средства архива включают:

- компьютерную технику для оборудования автоматизированных рабочих мест;

- средства копирования документов;

- презентационную технику;

- приборы для измерения температуры и влажности;

- средства связи;

- средства пожарной и охранной сигнализации;

- транспортные средства.

4.5. Требования к фондам архива:

4.5.1. Обеспечение сохранности архивных документов архива достигается путем:

- обеспечения нормативных условий хранения архивных документов;

- соблюдения нормативных режимов хранения архивных документов;

- организации надлежащего хранения документов в архивохранилище;

- проверки наличия и состояния архивных документов;

- физико-химической и технической обработки архивных документов;

- создания страхового фонда уникальных документов и особо ценных документов;

- создания фонда пользования, в том числе электронного, уникальных документов, особо ценных документов наиболее используемых архивных документов.

4.6. Руководство архива обязано заботиться о создании удовлетворительных условий труда для работников. В архиве рабочие места должны быть оснащены и оборудованы в соответствии с требованиями к состоянию санитарно-гигиенических условий и охраны труда.

5. Требования к законности и безопасности выполнения государственной работы

5.1. Архив должен быть зарегистрирован в качестве юридического лица в установленном законодательством порядке и иметь:

свидетельство о постановке на учет юридического лица в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации;

свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц;

устав, зарегистрированный в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

5.2. Помещения архива должны соответствовать:

требованиям пожарной безопасности, установленным Федеральными законами от 21.12.1994 N 69-ФЗ "О пожарной безопасности" и от 22.07.2008 N 123-ФЗ "Технический регламент о требованиях пожарной безопасности", постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 N 390 "О противопожарном режиме", Специальными правилами пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 12.01.2009 N 3 "Об утверждении Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации";

санитарно-эпидемиологическим нормам, установленным федеральным законодательством;

требованиям безопасности и охраны труда.

Не допускается: размещать помещения, в которых выполняется государственная работа, в подвальных и цокольных этажах.

5.3. Архив должен быть оборудован системой охранно-пожарной сигнализации, в том числе кнопкой экстренного вызова полиции, камерами видеонаблюдения, приборами звукового оповещения, автоматического пожаротушения и обеспечен круглосуточной охраной.

Помещения архива должны быть оснащены системой указателей ("запасный выход", "туалеты" и др.).

5.4. В зданиях: и помещениях архива проезды, проходы к запасным выходам и наружным пожарным лестницам, подступы к средствам извещения о пожарах и пожаротушения должны быть всегда свободными.

5.5. Архив не должен устанавливать на путях эвакуации турникеты и другие устройства, препятствующие свободному проходу.

5.6. Во время пребывания людей в зданиях архива двери основных выходов не должны быть заперты на замки и труднооткрывающиеся запоры, должна быть обеспечена возможность быстро открыть двери эвакуационных выходов изнутри.

5.7. Курить в зданиях и помещениях архива запрещается.

5.8. В зимнее время подходы к архиву должны быть очищены от снега и льда.

5.9. Уборка помещений, в том числе доступных для посетителей, должна производиться каждый рабочий день, санузлов - по мере загрязнения.

5.10. Специальное оборудование, приборы и аппаратура должны использоваться строго по назначению в соответствии с эксплуатационными документами, содержаться в технически исправном состоянии.

Неисправное специальное оборудование, приборы и аппаратура должны быть заменены, отремонтированы (если они подлежат ремонту) или изъяты из эксплуатации.

6. Требования к доступности результата государственной работы для потребителей

6.1. Местоположение архива должно обеспечивать удобство для граждан с точки зрения пешеходной доступности от остановок общественного транспорта.

В случае если имеется возможность организации стоянки (парковки) возле здания (строения), в котором размещен архив, организовывается стоянка (парковка) для личного автомобильного транспорта граждан. За пользование стоянкой (парковкой) с граждан плата не взимается.

6.2. Прилегающая к входу территория должна быть благоустроена и озеленена, содержаться в порядке. В зимнее время подходы к зданию очищаются от снега и льда.

6.3. Вход в здание архива должен обеспечивать свободный доступ граждан, а также должен быть оборудован удобной лестницей с поручнями, широкими проходами, специальными ограждениями и перилами, пандусами для передвижения кресел-колясок.

6.4. Центральный вход в здание архива оборудуется информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании архива и режиме работы. Фасад здания архива должен быть оборудован осветительными приборами, позволяющими гражданам ознакомиться с информационной табличкой (вывеской).

6.5. Помещения архива оборудуются системой кондиционирования воздуха, противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайных ситуаций, а также снабжаются информационными табличками с указанием номеров кабинетов.

6.6. График работы архива: ежедневно, кроме субботы и воскресенья с 9.00 до 18.00 часов, обед с 13.00 до 14.00 часов.

В случае изменения графика работы архива потребители государственной работы должны быть публично извещены об изменении графика работы (дней и часов работы) не менее чем за 7 дней до вступления в силу таких изменений.

7. Требования к уровню кадрового обеспечения выполнения государственной работы

7.1. Архив должен быть укомплектован квалифицированными специалистами в соответствии со штатным расписанием.

7.2. Каждый специалист должен иметь соответствующее образование, квалификацию, профессиональную подготовку, обладать знаниями и опытом, необходимыми для выполнения возложенных на него обязанностей в соответствии с квалификационными характеристиками должностей работников государственных архивов.

7.3. У специалистов каждой категории должны быть должностные инструкции, устанавливающие их обязанности и права, ответственность за выполняемые работы.

7.4. Повышение квалификации специалистов и руководящих работников должно проводиться путем обучения по программам профессиональной переподготовки и повышения квалификации и (или) стажировки в организациях дополнительного профессионального образования, в образовательных организациях высшего образования и иных организациях, имеющих соответствующую лицензию. Повышение квалификации осуществляется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.

7.5. Специалисты архива проходят аттестацию в установленном законодательством порядке.

7.6. В профессиональной деятельности работники архива руководствуются кодексом профессиональной этики.

8. Требования к информационному обеспечению потребителей государственной работы

8.1. Учреждение обязано своевременно обеспечивать потребителей необходимой и достоверной информацией о предоставляемой государственной работе.

8.2. Информация у входа в Учреждение должна содержать:

8.2.1. Наименование, местонахождение (адрес) и режим работы (в соответствии с требованиями Закона Российской Федерации от 07.02.1992 N 2300-1 "О защите прав потребителей".

8.3. Информация в помещениях Учреждения должна содержать:

8.3.1. Наименование помещений у входа в каждое из них;

8.4. Информация в сети Интернет должна содержать:

8.4.1. полное и краткое наименование Учреждения;

8.4.2. информация об адресе и контактных телефонах, маршрутах проезда к Учреждению;

8.4.3. фамилия, имя, отчество, номера телефонов руководителя Учреждения и его заместителя;

8.4.4. режим работы Учреждения, время и дни приема посетителей для подачи заявлений;

8.4.5. часы приема пользователей руководителем учреждения.

В информационной системе "Единый Портал государственных и муниципальных услуг", "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Амурской области" размещаются сведения о выполняемой работе.

Информация о деятельности архива, о порядке и правилах выполнения государственной работы должна обновляться по мере необходимости.

9. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в выполнении государственной работы

9.1. Основанием для отказа в выполнении государственной работы является:

исключение государственной работы из Перечня государственных услуг и работ, оказываемых и выполняемых государственными учреждениями и финансируемых за счет средств бюджета Амурской области;

ликвидация или реорганизация архива;

обращение за выполнением государственной работы в часы и дни, в которые архив закрыт для посетителей;

9.2. Отказ от выполнения государственной работы по иным основаниям не допускается.

10. Описание результатов выполнения государственной работы

10.1. Результатом выполнения государственной работы является подготовленные выставки по архивным документам, в том числе размещение их в сети Интернет, использование документов архива в средствах массовой информации в виде статей, подборок, информаций и др., проведение информационных мероприятий, публикации архивных документов.

11. Порядок подачи, регистрации и рассмотрения жал об на несоблюдение стандарта качества выполнения государственной работы

11.1. Жалоба на несоблюдение стандарта качества выполнения государственной работы подается в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме в архив.

Жалобы на решения, принятые руководителем архива, направляются Учредителю и рассматриваются в порядке, установленном законодательствами Российской Федерации.

11.2. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта архива либо Учредителя, Порталов, а также принята при личном приеме заявителя.

11.3. Жалоба должна содержать:

наименование архива, должностного лица архива, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

фамилию, имя, отчество, сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) архива, выполняющего государственную работу, должностного лица архива, выполняющего государственную работу;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) архива, должностного лица архива. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

11.4. Жалоба, поступившая в архив, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа архива, должностного лица архива в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

11.5. По результатам рассмотрения жалобы архив принимает одно из следующих решений:

удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных архивом опечаток и ошибок в выданных в результате выполнения государственной работы документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Амурской области, а также в иных формах;

отказывает в удовлетворении жалобы.

11.6. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заказанного в пункте 11.5. настоящего Стандарта, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

11.7. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с пунктами 11.1 и 11.4 настоящего Стандарта, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в уполномоченный орган.

12. Порядок контроля за выполнением государственной работы и оценка качества

12.1. Контроль за выполнением государственной работы со стороны Учредителя осуществляется путем:

- проведения: мониторинга основных показателей работы за определенный период;

- анализа обращений и жалоб граждан по вопросу выполнения государственной работы, проведения: по фактам обращения проверок по выявленным нарушениям.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

12.1. Контроль за соблюдением требований к выполненной работе может быть внутренним и внешним.

12.1.1 Внутренний контроль качества выполнения государственной работы проводит руководство Учреждения или по его инициативе специально уполномоченное структурное подразделение, штатная единица, либо потребитель в соответствии с условиями договора (контракта). Объектами контроля являются процедуры управления, условия, процесс предоставления и результат оказания работы.

12.1.2. Внешний контроль качества выполнения государственной работы проводят:

- Учредитель в пределах своих компетенций путем анализа и сравнения фактического выполнения работы и ее соответствия данному стандарту, а также путем определения степени удовлетворенности потребителей качеством работы;

- иные учреждения (организации), обладающие контрольными полномочиями в соответствии с положениями действующего законодательства.

13. Учет мнения потребителей государственной работы

13.1. Основой оценки качества выполнения государственной работы является уровень удовлетворенности потребителей выполненной работой по результатам рассмотрения письменных предложений, заявлений или жалоб потребителей. Уровень удовлетворенности определяется изучением мнений различных групп потребителей (населения) и работников учреждений об их качестве и доступности.

13.2. Учреждение проводит изучение мнений потребителя самостоятельно (в форме опроса, анкетирования потребителей, мониторинга отзывов потребителей на сайте учреждения, анализа книги предложений и т.п.) или привлекает специализированные организации (учреждения) с целью проведения социологических исследований. Мнения потребителей используются при проведении оценки доступности и качества выполнения государственной работы.