Приказ Министерства экономического развития Иркутской области от 14 апреля 2017 г. N 21-мпр "Об утверждении Положения об архиве министерства экономического развития Иркутской области и Положения о постоянно действующей экспертной комиссии министерства экономического развития Иркутской области"

В целях организации методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к своевременной передаче на государственное хранение в областное государственное казенное учреждение "Государственный архив Иркутской области" документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности министерства экономического развития Иркутской области, в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года N 4-оз "Об архивном деле в Иркутской области", руководствуясь Положением о министерстве экономического развития Иркутской области, утвержденным постановлением Правительства Иркутской области от 25 ноября 2014 года N 589-пп, статьей 21 Устава Иркутской области, приказываю:

1. Утвердить:

1) Положение об архиве министерства экономического развития Иркутской области (прилагается);

2) Положение о постоянно действующей экспертной комиссии (прилагается).

2. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию.

Заместитель министра экономического развития Иркутской области

Е.А.Орачевский

Утверждено

Приказом Министерства экономического

развития Иркутской области

от 14 апреля 2017 г. N 21-мпр

Положение

об архиве министерства экономического

развития Иркутской области

Глава 1. Общие положения

1. Документы министерства экономического развития Иркутской области (далее - министерство), представляющие историческую, научную, социальную, экономическую, политическую и культурную ценность, являющиеся государственной собственностью Иркутской областью#, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Иркутской области.

2. До передачи на государственное хранение документы временно (в течение 10 лет) хранятся в архиве министерства.

3. Архив министерства образован в соответствии # Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года N 4-оз "Об архивном деле в Иркутской области".

4. Архив министерства создан для хранения законченных делопроизводством документов, их отбора на постоянное и долговременное хранение, учета, научного и практического использования, подготовки и своевременной передачи документов на хранение в областное государственное казенное учреждение "Государственный архив Иркутской области" (далее - ОГКУ "Государственный архив Иркутской области").

5. Архив министерства находится в помещении министерства по адресу: г.Иркутск, ул. Горького, 31.

6. Архив министерства возглавляет ответственный за архив, который назначается министром экономического развития Иркутской области (далее - министр) или лицом, его замещающим.

7. В своей работе ответственный за архив руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года N 4-оз "Об архивном деле в Иркутской области", Указом Губернатора Иркутской области от 10 августа 2016 года N 179-уг "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в системе исполнительных органов государственной власти Иркутской области" (далее - Инструкция), Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558, приказами, указаниями Федерального архивного агентства, методическими рекомендациями архивного агентства Иркутской области и ОГКУ "Государственный архив Иркутской области", настоящим Положением.

8. Контроль над деятельностью архива осуществляет министр или лицо, его замещающее.

Глава 2. Состав документов архива

9. В состав архива входят:

1) законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в результате деятельности министерства;

2) документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности министерства;

3) документы по личному составу;

4) научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов архива (описи, исторические справки, каталоги и т.д.);

5) документы личного происхождения, образовавшиеся в результате деятельности сотрудников министерства и имеющие историческую, культурную или иную ценность.

Глава 3. Задачи и функции архива

10. Основными задачами архива являются:

1) комплектование законченными делопроизводством документами постоянного, долговременного хранения и по личному составу, образовавшимися в результате деятельности министерства;

2) учет, обеспечение сохранности, использование документов, находящихся в архиве;

3) подготовка и своевременная передача документов на хранение в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области";

4) осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве министерства;

5) внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.

11. В соответствии с возложенными на него задачами ответственный за архив осуществляет следующие функции:

1) принимает, учитывает и хранит законченные делопроизводством документы, обработанные в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 года, приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 года N 33, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организаций, утвержденными приказом министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526, Инструкцией и несет ответственность за их сохранность;

2) совместно с работниками министерства, ответственными, за делопроизводство в своих структурных подразделениях, контролирует сохранность и правильность оформления дел в управлениях и отделах министерства, принимает участие в составлении номенклатуры дел и проверяет правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;

3) ежегодно (к 1 июня) организует экспертизу научной и практической ценности документов, находящихся в архиве министерства;

4) создает и пополняет научно-справочный аппарат к документам, подлежащим передаче на государственное хранение. Представляет не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством документов на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии министерства и экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области (далее - ЭПК) описи дел постоянного хранения и по личному составу;

5) после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения и согласования дел по личному составу составляет акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения за соответствующий период;

6) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов, периодически (1 раз в 5 лет) организует проверку наличия и состояния дел в архиве;

7) организует использование документов:

информирует руководство и работников о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела для работы в министерстве;

ведет учет использования документов;

выдает в установленном порядке копии документов.

8) принимает участие в разработке методических пособий по делопроизводству и архивному делу министерства;

9) консультирует сотрудников министерства по вопросам делопроизводства и архива;

10) совместно с ответственными за ведение делопроизводства, сбор и подготовку к своевременной передаче на государственное хранение в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области" документов Архивного фонда Российской Федерации образовавшихся в процессе деятельности министерства, в соответствующем структурном подразделении министерства подготавливает и передает на государственное хранение документы постоянного хранения в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области" в установленные сроки и в установленном порядке;

11) ежегодно (к 1 декабря) представляет в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области" паспорт архива министерства и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

Глава 4. Права ответственного за архив

12. Для выполнения возложенных задач и функций ответственный за архив имеет право:

1) контролировать выполнение установленных правил работы с документами в управлениях и отделах министерства;

2) запрашивать от сотрудников министерства сведения, необходимые для работы с архивом;

3) привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов, работающих в министерстве;

4) требовать от сотрудников министерства письменные объяснения причин отсутствия документов;

5) информировать министра или лицо, его замещающее, об условиях обеспечения сохранности документов и выносить предложения по их улучшению.

Глава 5. Ответственность за архив

13. Ответственный за архив, несет ответственность в соответствии с законодательством.

Заместитель министра экономического развития Иркутской области

Е.А.Орачевский

Утверждено

Приказом Министерства экономического

развития Иркутской области

от 14 апреля 2017 г. N 21-мпр

Положение

о постоянно действующей экспертной комиссии

министерства экономического развития Иркутской области

Глава 1. Общие положения

1. Настоящее Положение устанавливает порядок организации работы постоянно действующей экспертной комиссии министерства экономического развития Иркутской области (далее - экспертная комиссия).

2. Экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности министерства экономического развития Иркутской области (далее - министерство).

3. Экспертная комиссия является совещательным органом при министре экономического развития Иркутской области (далее - министр).

Решения экспертной комиссии фиксируются в протоколах и вступают в силу после их утверждения министром или лицом, его замещающим.

В необходимых случаях решения экспертной комиссии утверждаются после их предварительного согласования с областным государственным казенным учреждением "Государственный архив Иркутской области" (далее - ОГКУ "Государственный архив Иркутской области").

4. В своей работе экспертная комиссия руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года N 4-оз "Об архивном деле в Иркутской области", Указом Губернатора Иркутской области от 10 августа 2016 года N 179-уг "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в системе исполнительных органов государственной власти Иркутской области", Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 (далее - Перечень), методическими рекомендациями архивного агентства Иркутской области и ОГКУ "Государственный архив Иркутской области", а также настоящим Положением.

5. Экспертную комиссию возглавляет министр. Секретарем экспертной комиссии является лицо, ответственное за архив.

Персональный состав экспертной комиссии назначается распоряжением министра из числа сотрудников структурных подразделений министерства, в том числе ответственных за ведение делопроизводства, сбор и подготовку к своевременной передаче на государственное хранение в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области" документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности министерства в соответствующем структурном подразделении министерства (далее - гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении министерства).

В качестве экспертов к работе экспертной комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций, в качестве консультантов - представители ОГКУ "Государственный архив Иркутской области".

Глава 2. Основные задачи экспертной комиссии

6. Основными задачами экспертной комиссии являются:

1) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирования дел;

2) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;

3) организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой документации.

Глава 3. Основные функции экспертной комиссии

7. В соответствии с возложенными на нее задачами экспертная комиссия выполняет следующие функции:

1) организует и проводит совместно с гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях министерства, работу по ежегодному отбору документов министерства для дальнейшего хранения и уничтожения;

2) осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов министерства и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам;

3) оказывает содействие и методическую помощь работникам министерства;

4) рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области (далее - ЭПК), а затем на согласование министру или лицу, его замещающему:

описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;

научно-техническую документацию, которая подлежат передаче на государственное хранение;

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне, до 45 лет включительно;

на согласование ЭПК, а затем на утверждение министру или лицу, его замещающему:

сводную номенклатуру дел;

описи дел по личному составу;

акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного срока хранения;

на рассмотрение ЭПК предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

на утверждение министру или лицу, его замещающему:

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;

5) проводит для работников министерства консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

Глава 4. Права экспертной комиссии

8. Для выполнения возложенных задач и функций экспертная комиссия имеет право:

1) в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения, дел по личному составу, упорядочения и оформления документов;

2) запрашивать от руководителей структурных подразделений министерства:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

3) заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений министерства о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов;

4) приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов, представителей ОГКУ "Государственный архив Иркутской области", сторонних организаций;

5) не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы;

6) информировать министра по вопросам, относящимся к компетенции экспертной комиссии;

7) в установленном порядке представлять министерство в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области".

Глава 5. Организация работы экспертной комиссии

9. Экспертная комиссия взаимодействует с ЭПК, получает от нее соответствующие организационно-методические указания.

10. Вопросы, относящиеся к компетенции экспертной комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания экспертной комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение экспертной комиссии документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 дней с момента поступления.

11. Заседание экспертной комиссии и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли не менее половины присутствующих на заседании членов экспертной комиссии. Право решающего голоса имеют только члены экспертной комиссии. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов экспертной комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель экспертной комиссии (в необходимых случаях по согласованию с ОГКУ "Государственный архив Иркутской области").

12. Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за сохранность, а также контроль за исполнением принятых на экспертной комиссии решений возлагаются на ответственного за архив, являющегося секретарем экспертной комиссии.

Заместитель министра экономического развития Иркутской области

Е.А.Орачевский