4. Порядок регистрации сообщений (предложений), поступающих в раздел "Ваш вопрос к власти"

4. Порядок регистрации сообщений (предложений), поступающих в раздел "Ваш вопрос к власти"

4.1. Регистрацией считается запись необходимых сведений о документе в базе данных СПД.

4.2. Регистрация сообщения (предложения), поступившего на сайт, осуществляется сотрудниками управления по работе с документами.

4.3. При регистрации сообщения на каждый документ заводится специальная электронная форма - регистрационная контрольная карточка (РКК) и присваивается уникальный регистрационный номер. Карточка содержит поля, в которые заносятся основные реквизиты документа, позволяющие однозначно описать и идентифицировать документ, а также информация, отражающая процесс его обработки вплоть до исполнения ("закрытия").

Регистрация предложений осуществляется в РРК сообщения, к которому относится предложение.

4.4. Процедура регистрации сообщения включает следующие этапы:

- определения статуса документа;

- заполнение полей регистрационной формы документа.

4.5. Определение статуса документа.

При регистрации документа в обязательном порядке должен быть определен его статус. В СПД документу может быть присвоен один из следующих статусов:

- первичный;

- повторный.

Статус "Первичный" присваивается документу, если он содержит вопрос, который впервые регистрируется в системе.

Статус "Повторный" присваивается документу, если он по смыслу или формальным признакам повторяет ранее поступивший от того же пользователя. Повторный документ регистрируется в привязке к Первичному. Первичный документ может иметь несколько Повторных.

Статус документа устанавливается при помощи процедуры поиска по различным критериям всей зарегистрированной переписки по вопросу, рассматриваемому в документе. Результаты поиска позволяют определить, является ли регистрируемый документ первичным, повторным.

В качестве критериев поиска применяются значения полей "ФИО", "Адрес объекта" и "Содержание".

При осуществлении работ по менеджменту качества, сообщения со статусом "Повторный" имеют приоритет по исполнению.

4.6. Заполнение регистрационной формы документа.

В СПД открывается электронная форма (регистрационная контрольная карточка - РКК) для ввода и записи сведений о документе в базу данных системы.

При регистрации документа:

- поля РКК заполняются значениями соответствующих реквизитов документа;

- резолюции должностных лиц регистрируются в карточках поручений;

- заполненная РКК документа и поручения сохраняется в базе данных СПД.

При регистрации документа ему присваивается уникальный регистрационный номер, который является однозначным идентификатором документа в СПД.

Индекс содержит порядковый номер документа и последнюю цифру года.

Порядковый номер - формируется системой автоматически.

Последняя цифра года - формируется системой автоматически в соответствии с годом базы данных, в которой происходит регистрация документа.

Номер поручения - заполняются автоматически в соответствии со статусом документа.

Индекс, порядковый номер и год образуют уникальный номер, который позволяет объединять документы, зарегистрированные в системе делопроизводства, в единую "папку" по вопросу в привязке к первичному документу, впервые поднявшему рассматриваемый вопрос.