Приказ Департамента культуры г. Москвы от 7 ноября 2018 г. N 930/ОД "Об организации архивной деятельности в Департаменте культуры города Москвы и подведомственных учреждениях"

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", пунктом 6.5 Положения о Департаменте культуры города Москвы, утвержденного постановлением Правительства Москвы от 23 июля 2013 г. N 484-ПП "Об утверждении Положения о Департаменте культуры города Москвы", в целях обеспечения соблюдения в Департаменте культуры города Москвы и подведомственных учреждениях требований архивного законодательства приказываю:

1. Утвердить:

1.1. Положение об архивах Департамента культуры города Москвы и подведомственных учреждений согласно приложению 1 к настоящему приказу.

1.2. Положение о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Департамента культуры города Москвы согласно приложению 2 к настоящему приказу.

1.3. Порядок предоставления архивных справок в отношении государственных гражданских служащих Департамента культуры города Москвы и сотрудников государственных учреждений, подведомственных Департаменту культуры города Москвы, прекративших свою деятельность в результате ликвидации, содержащих сведения о трудовом стаже и других вопросах социально-правового характера, согласно приложению 3 к настоящему приказу.

2. Установить, что:

2.1. Распорядительные документы Департамента культуры города Москвы на бумажных носителях хранятся в течение 3 лет в Управлении документационного обеспечения и контроля Департамента культуры города Москвы.

2.2. Служебные документы Департамента культуры города Москвы на бумажных носителях хранятся в течение 3 лет в соответствующих структурных подразделениях Департамента культуры города Москвы.

2.3. Документы по личному составу в отношении государственных гражданских служащих Департамента культуры города Москвы хранятся в течение 3 лет в Управлении государственной службы и кадров Департамента культуры города Москвы.

2.4. Финансовые документы в отношении государственных гражданских служащих Департамента культуры города Москвы хранятся в течение 3 лет в Управлении бюджетного финансирования и отчетности Департамента культуры города Москвы.

2.5. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов действующих учреждений, подведомственных Департаменту культуры города Москвы, осуществляют сами учреждения в установленном порядке.

2.6. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов Департамента культуры города Москвы (пункты 2.1-2.4) по истечении сроков временного хранения, а также архивных документов учреждений, подведомственных Департаменту культуры города Москвы, прекративших свою деятельность в результате ликвидации, до сдачи их на государственное хранение осуществляет Государственное бюджетное учреждение города Москвы "Кадровый центр Департамента культуры города Москвы" (далее - ГБУ "Кадровый центр").

2.7. По истечении срока временного хранения архивных документов Департамента культуры города Москвы (пункты 2.1-2.4) данные документы подлежат сдаче на государственное хранение в Государственное бюджетное учреждение города Москвы "Центральный государственный архив города Москвы" в установленном порядке.

3. Признать утратившими силу:

приказ Департамента культуры города Москвы от 8 июня 2016 г. N 393 "Об утверждении Порядка предоставления архивной справки, содержащей сведения о трудовом стаже и других вопросов социально-правового характера";

приказ Департамента культуры города Москвы от 15 мая 2018 г. N 358/ОД "Об архивных документах Департамента культуры города Москвы".

4. Управлению государственной службы и кадров Департамента культуры города Москвы внести соответствующие изменения в устав ГБУ "Кадровый центр".

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя руководителя Департамента культуры города Москвы Г.В. Лупачеву.

Руководитель

А.В. Кибовский

Приложение 1
к приказу Департамента
культуры города Москвы
от 07.11.2018 г. N 930/ОД

Положение
об архивах Департамента культуры города Москвы и подведомственных учреждений

1. Общие положения

1.1. Документы Департамента культуры города Москвы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входящие в состав Архивного фонда Москвы и подлежащие сдаче на государственное хранение в Государственное бюджетное учреждение города Москвы "Центральный государственный архив Москвы" (далее - ГБУ "ЦГА Москвы"), являются архивными документами Департамента культуры города Москвы (далее архивные документы Департамента).

1.2. Документы учреждений, подведомственных Департаменту культуры города Москвы, прекративших свою деятельность в результате ликвидации, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входящие в состав Архивного фонда Москвы и подлежащие сдаче на государственное хранение в ГБУ "ЦГА Москвы", являются архивными документами учреждений, подведомственных Департаменту культуры города Москвы.

1.3. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов действующих государственных учреждений, подведомственных Департаменту культуры города Москвы, осуществляют сами учреждения в установленном порядке.

1.4. Документы, указанные в пунктах 1.1, 1.2 настоящего Положения, именуются Архивом.

1.5. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов Департамента (пункт 1.1) по истечении сроков временного хранения, а также архивных документов учреждений, подведомственных Департаменту культуры города Москвы, прекративших свою деятельность в результате ликвидации (пункт 1.2), до сдачи их на государственное хранение осуществляет Государственное бюджетное учреждение города Москвы "Кадровый центр Департамента культуры города Москвы" (далее - ГБУ "Кадровый центр").

2. Порядок работы с Архивом

2.1. До передачи на государственное хранение указанные в пункте 1.1 настоящего Положения документы временно, в пределах, установленных Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, хранятся в Департаменте культуры города Москвы (далее - Департамент), а именно:

2.1.1. Распорядительные документы Департамента на бумажных носителях, подлежащие сдаче на государственное хранение, - в течение 3 лет в Управлении документационного обеспечения и контроля Департамента.

2.1.2. Служебные документы Департамента на бумажных носителях, подлежащие сдаче на государственное хранение, в течение 3 лет в соответствующих структурных подразделениях Департамента.

2.1.3. Документы по личному составу в отношении государственных гражданских служащих Департамента, подлежащие сдаче на государственное хранение, - в течение 3 лет в Управлении государственной службы и кадров Департамента.

2.1.4. Финансовые документы в отношении государственных гражданских служащих Департамента, подлежащие сдаче на государственное хранение, в течение 3 лет в Управлении бюджетного финансирования и отчетности Департамента.

2.2. До передачи на государственное хранение указанные в пункте 1.2 настоящего Положения документы временно, в пределах, установленных Федеральным законом от 22^ октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, хранятся в ГБУ "Кадровый центр".

2.3. Все работы, связанные с подготовкой, упорядочением, транспортировкой и передачей на государственное хранение Архива в ГБУ "ЦГА Москвы" производятся силами и за счет ГБУ "Кадровый центр".

2.4. За утрату и порчу документов Архива ответственные должностные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

2.5. Выдачу архивных справок, содержащих сведения о трудовом стаже и других вопросах социально-правового характера, в отношении государственных гражданских служащих Департамента в течение временного срока хранения (3 года) осуществляет Управление государственной службы и кадров Департамента.

2.6. Выдачу архивных справок по финансовым вопросам (в т.ч. по заработной плате) в отношении государственных гражданских служащих Департамента в течение временного срока хранения (3 года) осуществляет Управление бюджетного финансирования и отчетности Департамента.

2.7. По истечении временного срока хранения архивных документов в структурных подразделениях Департамента выдачу архивных справок осуществляет ГБУ "ЦГА Москвы".

2.8. Выдача архивных документов (копий архивных документов), указанных в пунктах 1.1, 1.2 настоящего Положения, по запросам контрольно-надзорных, правоохранительных, следственных и судебных органов осуществляется Департаментом.

2.9. ГБУ "Кадровый центр" при работе с Архивом руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", нормативно-методическими документами Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства, Законом города Москвы от 28 ноября 2001 г. N 67 "Об Архивном фонде Москвы и архивах", постановлениями и распоряжениями Мэра и Правительства Москвы, правилами и другими нормативно-методическими документами Главного архивного управления города Москвы (далее - Главархив Москвы), указаниями вышестоящих организаций, руководства Департамента и настоящим Положением.

2.10. Департамент обеспечивает ГБУ "Кадровый центр" необходимым для Архива помещением и материально-техническими средствами.

2.11. В ГБУ "Кадровый центр" назначается должностное лицо, на которое в установленном порядке возлагаются функции по ведению Архива.

2.12. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет Главархив Москвы.

3. Состав документов Архива

В Архиве хранятся:

3.1. Законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения Департамента, документы учреждений, подведомственных Департаменту, прекративших свою деятельность в результате ликвидации, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения.

3.2. Документы по личному составу учреждений, подведомственных Департаменту, прекративших свою деятельность в результате ликвидации.

3.3. Научно-справочный аппарат к документам Архива.

4. Задачи и функции ГБУ "Кадровый центр" по работе с Архивом

4.1. Основными задачами ГБУ "Кадровый центр" по работе с Архивом являются:

4.1.1. Комплектование Архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

4.1.2: Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в Архиве.

4.1.3. Подготовка и своевременная передача Архива на государственное хранение в ГБУ "ЦГА Москвы" с соблюдением обязательных требований в сфере архивного законодательства.

4.2. В соответствии с возложенными задачами ГБУ "Кадровый центр" осуществляет следующие функции:

4.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Департамента, упорядоченные в соответствии с установленными требованиями, до сдачи их в ГБУ "ЦГА Москвы".

4.2.2. Разрабатывает и согласовывает в установленном порядке с Главархивом Москвы графики представления описей на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления города Москвы и графики передачи документов Архива на государственное хранение в ГБУ "ЦГА Москвы".

4.2.3. Составляет и представляет в установленном порядке не позднее чем через 3 (три) года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Департамента культуры города Москвы и Центральной экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления города Москвы.

4.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.

4.2.5. Организует использование документов, а именно:

информирует руководство и должностных лиц Департамента о составе и содержании документов Архива;

выдает в установленном порядке дела, документы Архива в целях служебного использования для работы в помещениях ГБУ "Кадровый центр", где расположен Архив, либо во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Департамента;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки, за исключением случаев, указанных в пункте 2.8 настоящего Положения;

ведет учет использования документов Архива.

4.2.6. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве, участвует в работе Центральной экспертной комиссии Департамента культуры города Москвы.

4.2.7. Ежегодно представляет в Главархив Москвы сведения (паспорт) о составе и объеме документов по установленной форме.

4.2.8. Готовит и в установленном порядке передает на государственное хранение в ГБУ "ЦГА Москвы" Архив.

4.3. Для выполнения возложенных задач и функций ГБУ "Кадровый центр" при работе с Архивом имеет право запрашивать в установленном порядке от структурных подразделений Департамента и подведомственных учреждений сведения, необходимые для работы с Архивом.

5. Ответственность

5.1. Должностное лицо ГБУ "Кадровый центр", ответственное за ведение Архива, несет ответственность за:

выполнение возложенных на ГБУ "Кадровый центр" задач и функций по работе с Архивом;

несоблюдение условий обеспечения сохранности документов Архива;

утрату и несанкционированное уничтожение документов;

нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством;

необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного срока хранения и по личному составу ликвидированных подведомственных Департаменту учреждений.

5.2. При смене лица, ответственного за ведение Архива, проводится обязательная проверка наличия и состояния документов с оформлением акта проверки.

Приложение 2
к приказу Департамента
культуры города Москвы
от 07.11.2018 г. N 930/ОД

Положение
о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Департамента культуры города Москвы

1. Постоянно действующая Центральная экспертная комиссия Департамента культуры города Москвы (далее - ЦЭК) создается для организации проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документации, находящейся на хранении в Департаменте культуры города Москвы (далее - Департамент), и подготовки к передаче документов Архивного фонда Москвы, образующихся в процессе деятельности Департамента, на государственное хранение в Государственное бюджетное учреждение города Москвы "Центральный государственный архив Москвы" (далее - ГБУ "ЦГА Москвы").

2. В своей работе ЦЭК руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125 ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом города Москвы от 28 ноября 2001 г. N 67 "Об Архивном фонде Москвы и архивах", Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и Главного архивного управления города Москвы (далее Главархив Москвы), Положением о Департаменте культуры города Москвы, Регламентом Департамента культуры города Москвы и настоящим Положением.

3. Обеспечение деятельности ЦЭК осуществляется Государственным бюджетным учреждением города Москвы "Кадровый центр Департамента культуры города Москвы" (далее - ГБУ "Кадровый центр").

4. Члены ЦЭК назначаются из числа сотрудников структурных подразделений под председательством одного из заместителей руководителя Департамента и ответственного за обеспечение архивной деятельности ГБУ "Кадровый центр".

В состав ЦЭК в обязательном порядке включается начальник Управления документационного обеспечения и контроля Департамента. Секретарем ЦЭК назначается сотрудник ГБУ "Кадровый центр", ответственный за обеспечение архивной деятельности. В качестве экспертов к работе ЦЭК могут привлекаться представители сторонних организаций.

Персональный состав ЦЭК утверждается приказом Департамента.

5. Основными задачами ЦЭК являются:

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел;

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к временному хранению в Департаменте;

организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение в ГБУ "ЦГА Москвы".

6. В соответствии с возложенными задачами ЦЭК выполняет следующие функции:

организует и проводит ежегодный отбор документов Департамента для их дальнейшего хранения или выделения к уничтожению, осуществляет контроль за учетом, обеспечением сохранности и организацией использования документов в делопроизводстве Департамента;

организует и осуществляет методическое руководство работой по проведению экспертизы ценности и подготовке к последующему хранению документов Департамента, подготовке и рассмотрению Сводной номенклатуры дел Департамента;

рассматривает, выносит решения об одобрении описей дел постоянного срока хранения, представляет их на утверждение в экспертно-проверочные органы Главархива Москвы;

рассматривает, выносит решения об одобрении и представлении на согласование в экспертно-проверочные органы Главархива Москвы;

сводной номенклатуры дел Департамента;

инструкции по делопроизводству;

описи дел по личному составу;

рассматривает, выносит решения об одобрении и представлении на рассмотрение в экспертно-проверочные органы Главархива Москвы;

предложений об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов, не предусмотренных Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558;

других вопросов, входящих в компетенцию экспертно-проверочных органов Главархива Москвы.

7. ЦЭК предоставляется право:

7.1. В пределах своей компетенции давать поручения структурным подразделениям и отдельным сотрудникам, отвечающим за ведение дел в Департаменте, по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

7.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений Департамента:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного или долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;

сведения, предложения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.

7.3. Заслушивать на своих заседаниях информацию структурных подразделений Департамента о качестве оформления документов и формирования дел в делопроизводстве, о ходе подготовки документов к архивному хранению, о состоянии учета и обеспечении сохранности дел постоянного и временного хранения, о причинах утраты документов.

7.4. Приглашать на заседания ЦЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Департамента, представителей Главархива Москвы, а также представителей специальных лабораторий, осуществляющих микрофильмирование документации в системе территориально-страхового фонда документации города Москвы.

7.5. Информировать руководство Департамента по вопросам, входящим в компетенцию ЦЭК.

7.6. В установленном порядке представлять Департамент в Главархиве Москвы.

8. ЦЭК осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с экспертно-проверочными органами Главархива Москвы и получает от них необходимые организационно-методические указания.

9. Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания ЦЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем ЦЭК.

10. Заседания ЦЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее трети членов ЦЭК. Решения ЦЭК принимаются большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК (в случае необходимости но согласованию с Главархивом Москвы). Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, но в голосовании не участвуют.

11. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку некачественно и небрежно подготовленные документы.

12. Ведение делопроизводства ЦЭК и организация использования ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря ЦЭК.

Приложение 3
к приказу Департамента
культуры города Москвы
от 07.11.2018 г. N 930/ОД

Порядок
предоставления архивных справок в отношении государственных гражданских служащих Департамента культуры городя Москвы и сотрудников государственных учреждений, подведомственных Департаменту культуры города Москвы, прекративших свою деятельность в ликвидации, содержащих сведения о трудовом стаже и других вопросах социально-правового характера

1. Настоящий Порядок определяет правила предоставления Департаментом культуры города Москвы (далее Департамент) и Государственным бюджетным учреждением города Москвы "Кадровый центр Департамента культуры города Москвы" (далее - ГБУ "Кадровый центр") архивных справок, содержащих сведения о трудовом стаже и других вопросах социально^правового характера (далее - архивная справка).

2. В работе по выдаче архивных справок Департамент и ГБУ "Кадровый центр" руководствуются:

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. "О персональных данных";

Законом города Москвы от 28 ноября 2001 г. N 67 "Об Архивном фонде Москвы и архивах";

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях".

3. Выдачу архивных справок, содержащих сведения о трудовом стаже и других вопросах социально-правового характера в отношении государственных гражданских служащих Департамента, осуществляет Управление государственной службы и кадров Департамента.

Выдачу архивных справок о заработной плате государственных гражданских служащих Департамента осуществляет Управление бюджетного финансирования и отчетности Департамента.

4. ГБУ "Кадровый центр" осуществляет подготовку и выдачу архивных справок по учреждениям, подведомственным Департаменту, прекратившим свою деятельность в результате ликвидации, по запросам физических и юридических лиц, за исключением контрольно-надзорных, правоохранительных, следственных и судебных органов.

5. Плата за выдачу архивных справок не взимается.

6. Срок подготовки и оформления архивной справки составляет 20 (двадцать) рабочих дней, который исчисляется со дня, следующего за днем регистрации запроса, поступившего в Департамент (в случаях, указанных в пункте 3 настоящего Порядка) либо в ГБУ "Кадровый центр" (в случаях, указанных в пункте 4 настоящего Порядка). Датой выдачи заявителю запрашиваемого' документа считается день, следующий за днем исполнения документа.

7. Архивная справка предоставляется:

юридическим лицам - на основании письменного обращения, оформленного на бланке учреждения (организации) с указанием реквизитов (адрес местонахождения, телефон/факс, e-mail, адрес официального сайта в сети Интернет (если имеется);

физическим лицам - на основании письменного обращения (при личной сдаче обращения непосредственно в Департамент (в случаях, указанных в пункте 3 настоящего Порядка) либо в ГБУ "Кадровый центр" (в случаях, указанных в пункте 4 настоящего Порядка), оформленного по установленной форме, а также в свободной форме при направлении обращения по доступным средствам связи.

8. Обращения направляются в Департамент по адресу: 107031, г. Москва, ул. Петровка, д. 17, стр. 11.

9. Обращения направляются в ГБУ "Кадровый центр" посредством почтовой связи либо личного представления обращения по адресу: 127254, г. Москва, ул. Руставели, д. 13/12, корп. 2.

10. Прием обращений в Департаменте осуществляется в соответствии со следующим графиком:

Понедельник - четверг	08:00 - 17:00
Пятница	08:00 - 15:45
Перерыв	12:00 - 13:00
Суббота, воскресенье	Выходные дни

11. Прием обращений в ГБУ "Кадровый центр" осуществляется в соответствии со следующим графиком:

Вторник	09:00 - 17:00
Четверг	09:00 - 17:00
Перерыв	12:00 - 12:45
Суббота, воскресенье	Выходные дни

12. Звонки по вопросу информирования о порядке предоставления архивных справок, их готовности принимаются по телефонам: (495) 618-15-58, (495) 618-33-47 в соответствии со следующим графиком:

Понедельник - четверг	08:00 - 17:00
Пятница	08:00 - 15:45
Перерыв	12:00 - 12:45
Суббота, воскресенье	Выходные дни

13. Департамент при поступлении обращения регистрирует его в установленном порядке в Системе электронного документооборота Правительства Москвы (далее - СЭД) в срок не более 3 (трех) календарных дней с даты поступления.

14. Заявления (запросы), поступившие непосредственно в Департамент, направляются на рассмотрение в соответствующее структурное подразделение Департамента:

документы по личному составу в отношении государственных гражданских служащих Департамента за последние 3 года направляются в Управление государственной службы и кадров Департамента;

финансовые документы в отношении государственных гражданских служащих Департамента за последние 3 года направляются в Управление бюджетного финансирования и отчетности Департамента.

15. Заявления (запросы), поступившие непосредственно в ГБУ "Кадровый центр", регистрируются сотрудниками в установленном порядке в СЭД в срок не более 3 (трех) календарных дней с даты поступления и рассматриваются ГБУ "Кадровый центр".

16. Департамент либо ГБУ "Кадровый центр" после получения обращения в течение 20 (двадцати) рабочих дней со дня его получения изучают его содержание, осуществляют поиск необходимых архивных дел по научно-справочному аппарату и непосредственное выявление документов, содержащих информацию, необходимую для исполнения запроса, и готовят ответ.

17. При необходимости исполнитель может запросить у заявителя дополнительную информацию, необходимую для исполнения запроса.

18. В случае отсутствия в архиве Департамента документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, заявителю направляется в установленном порядке соответствующий ответ.

Ответы направляются:

в случаях, указанных в пункте 3 настоящего Порядка, на бланке Департамента за подписью начальника Управления государственной службы и кадров Департамента, по заработной плате - за подписью первого заместителя руководителя Департамента с обозначением названия документа "Архивная справка";

в случаях, указанных в пункте 4 настоящего Порядка, на бланке ГБУ "Кадровый центр" за подписью директора с обозначением названия документа "Архивная справка".

19. При проведении объемной работы по поиску необходимых для исполнения запроса документов Департамент либо ГБУ "Кадровый центр" в установленный срок направляют заявителю ответ с извещением о промежуточных результатах работы.

20. Архивная справка документ, имеющий юридическую силу и содержащий информацию о запрашиваемых сведениях (документах) с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

21. Архивные справки составляются на основании документов, хранящихся в архивных фондах Департамента и относящихся к теме запроса.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат.

Допускается приводить в архивной справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Наименования органов исполнительной власти в тексте архивной справки при первом упоминании должны приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается применение их официально принятых сокращенных наименований.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке такие данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте архивной справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

22. В архивную справку включаются только те сведения, которые упоминаются в документах.

В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.

23. После текста архивной справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивной справки (названия архивов, названия (номера) фондов, номера описей дел, номера (архивные шифры) дел, номера листов дел). В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

24. В архивной справке, объем которой превышает один лист, каждый лист заверяется печатью Департамента либо ГБУ "Кадровый центр".

25. При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

26. Каждой выданной архивной справке присваивается в установленном порядке регистрационный номер.

Учет выданных архивных справок ведется ГБУ "Кадровый центр" в Книге учета архивных справок.

27. В случае если заявитель в своем письменном обращении не изъявил желания получить подготовленный документ лично, оригинал документа в установленном порядке направляется заявителю посредством почтовой связи.

28. В случае если заявитель в своем письменном обращении изъявил желание получить подготовленный документ лично или через своего представителя, оригинал документа хранится в Департаменте либо в ГБУ "Кадровый центр" и выдается в следующем порядке:

физическому лицу - при наличии документа, удостоверяющего личность, либо при наличии доверенности, оформленной представителю заявителя в установленном порядке на право получения архивной справки;

представителю юридического лица (индивидуального предпринимателя) при наличии документов, удостоверяющих личность и полномочия представителя юридического лица (индивидуального предпринимателя) действовать от имени юридического лица (индивидуального предпринимателя).

29. Заявитель подтверждает получение архивной справки личной подписью на копии запрашиваемого документа, с обязательным указанием на ней даты получения, номера контактного телефона, расшифровки подписи.

За получение архивной справки заявитель дополнительно расписывается в Книге учета архивных справок, указывая дату и номер контактного телефона.

30. В случае если архивные справки, направленные посредством почтовой связи, возвращаются в Департамент либо в ГБУ "Кадровый центр" по независящим от них причинам (выбыл адресат, истек срок хранения, отказ адресата от получения, адресат по указанному адресу не проживает, иные обстоятельства), сотрудники Департамента либо ГБУ "Кадровый центр" осуществляю!' их прием, учет и временное хранение, вносят в регистрационную карточку документа в СЭД соответствующие пометки о дате и причине его возврата.

31. Возвращенные архивные справки хранятся в Департаменте либо в ГБУ "Кадровый центр" в течение одного года, по истечении которого они уничтожаются в установленном порядке с составлением соответствующего акта.