Каков порядок оформления документов для отражения в бухгалтерском учете затрат на оплату транспортных услуг по перевозке грузов?
Для устранения возможных претензий налоговых органов о правомерности отнесения на себестоимость затрат на оплату транспортных услуг организации необходимо иметь следующий комплект документов:
1. Договор перевозки грузов.
2. Акты сдачи-приемки оказанных услуг.
3. Счета на оплату оказанных услуг.
4. Товарно-транспортные накладные на перевозку грузов, принадлежащих организации.
5. Счета-фактуры, выставленные подрядчиком на организацию согласно требованиям НК РФ.
Указанные первичные документы необходимы для правомерного отражения в бухгалтерском учете и обоснованного отнесения затрат организации на себестоимость и должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации. Рассмотрим каждый из перечисленных документов подробнее.
1. Договор перевозки грузов. Применяется при условии достаточно постоянных перевозок грузов одним и тем же подрядчиком и позволяет обосновать равномерные, как в данном случае, платежи в оплату за услуги перевозчика. В отличие от договора аренды транспортного средства договор перевозки грузов не требует необходимости использования организацией путевых листов и соответственно их бухгалтерского учета, так как это является обязанностью постоянного или временного владельца транспортного средства. При однократном использовании подрядчика для перевозки какого-либо груза можно заменить этот договор счетом на оплату обычной формы и приложить товарно-транспортную накладную установленной формы.
2. Акты сдачи-приемки оказанных услуг. Составляются ежемесячно в произвольной форме в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон, для отражения в бухгалтерском учете. Акт сдачи-приемки оказанных услуг является основанием для отнесения на себестоимость затрат по договору перевозки, а также основанием для составления подрядчиком счета-фактуры для расчетов по НДС. Акт сдачи-приемки оказанных услуг необходим в тех случаях, когда в стоимость транспортных услуг по договору входит не только стоимость собственно транспортных услуг, но и еще какая-то сумма в оплату дополнительных услуг. К числу таковых услуг могут быть отнесены, например, обеспечение постоянной готовности транспортных средств для ускоренной подачи их по заявке организации и др. В акте обязательно должны быть указаны период, в течение которого были оказаны данные услуги, общая стоимость оказанных услуг и сумма НДС.
3. Счета на оплату оказанных услуг. Счет на оплату является первичным документом бухгалтерского учета и основанием для совершения предварительной или последующей оплаты услуг подрядчика, в нем обязательно необходимо выделение суммы НДС. Как уже указывалось, в случаях разовых перевозок счет с подробно указанными обязательствами транспортной организации и в комплекте с товарно-транспортной накладной может являться полноценной заменой договора перевозки.
4. Товарно-транспортные накладные на перевозку грузов, принадлежащих организации. Факт перевозки грузов, принадлежащих организации, должен быть оформлен только товарно-транспортной накладной установленной формы. Пр
