Вопрос: Работниками организации утеряны документы, подтверждающие оплату товаров и услуг наличными (оплата за телефон, за лицензию) сторонней организации. Для руководителя очевидно, что оплата фактически произведена. Но выдать деньги из кассы без авансового отчета и подтверждающих документов нельзя. Материально работников наказывать тоже вроде бы не за что. Как быть, какими документами и в каком порядке можно исправить ситуацию? (Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", выпуск 45, октябрь 2001 г.)

Работниками организации утеряны документы, подтверждающие оплату товаров и услуг наличными (оплата за телефон, за лицензию) сторонней организации. Для руководителя очевидно, что оплата фактически произведена. Но выдать деньги из кассы без авансового отчета и подтверждающих документов нельзя. Материально работников наказывать тоже вроде бы не за что. Как быть, какими документами и в каком порядке можно исправить ситуацию?

В данном случае руководитель организации вправе принять решение об оплате работнику произведенных им расходов без предъявления им оправдательных документов.

Однако для целей налогообложения прибыли указанные расходы не будут учитываться, если не будет подтвержден их целевой характер. Кроме того, оплата указанных расходов без оправдательных документов приведет к включению выплаченных сумм в доход работникам организации, облагаемый налогом на доход с физических лиц. Поэтому для подтверждения целевого характера расходов необходимо иметь от сторонних организаций официальное сообщение о суммах, полученных в оплату за оказанные ими услуги.

Ю. Подпорин,

эксперт "БП"

1 октября 2001 г.

Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", выпуск 45, октябрь 2001 г.