Вход
Как заполнить новую форму авансового отчета (Е.Б. Баландина, "Российский налоговый курьер", N 11, ноябрь 2001 г.)
-
Как заполнить новую форму авансового отчета (Е.Б. Баландина, "Российский налоговый курьер", N 11, ноябрь 2001 г.)
-
Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию
-
1. Заполнение авансового отчета подотчетным лицом
-
2. Проверка авансового отчета в бухгалтерии
-
3. Утверждение авансового отчета
-
4. Оформление авансового отчета в бухгалтерии
Как заполнить новую форму авансового отчета
Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 утверждена унифицированная форма первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет". По заключению Минюста России постановление Госкомстата России N 55 в государственной регистрации не нуждается (письмо Минюста России от 28.08.2001 N 07/8637-ЮД). Новая форма авансового отчета согласована с Минфином России и Минэкономики России и вводится в действие с 1 января 2002 г.
Она должна применяться юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений, для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.
В целом в новой форме авансового отчета не произошло принципиальных изменений в сравнении с формой, действующей в настоящее время, за исключением введения нового раздела авансового отчета - расписки. Бухгалтер, принимающий у работника авансовый отчет, должен оформить внизу лицевой стороны формы расписку о том, что отчет с прилагаемыми к нему документами принят к проверке, и выдать ее работнику.
Следует напомнить, что с нового года на основании первичных учетных документов будет вестись не только бухгалтерский, но и налоговый учет, необходимый для исчисления налоговой базы по налогу на прибыль (понятие налогового учета вводится ст.313 главы 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ).
Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию
Согласно п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета Директоров ЦБ РФ 22.09.93 N 40 (далее - Порядок), лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации.
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии на бумажном или машинном носителе информации.
Рассмотрим порядок заполнения авансового отчета на примере.
Пример
Работнику Иванову И.И. 15 января 2002 г. выданы под отчет из кассы ООО "Фантазия" денежные средства в размере 700 руб. на приобретение канцелярских принадлежностей. Согласно приказу генерального директора ООО "Фантазия" денежные средства выданы сроком на три дня (15, 16, 17 января).
Работник приобрел канцелярские принадлежности на сумму 580 руб. в магазине розничной торговли. 21 января*(1) он представил в бухгалтерию авансовый отчет, товарный и кассовый чеки. Остаток денежных средств, выданных под отчет, в размере 120 руб. (700 руб. - 580 руб.) работник вернул в кассу организации.
Унифицированная форма N АО-1
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 01.08.2001 N 55
/------------\
| Код |
|------------|
Форма по ОКУД | 0302001 |
|------------|
ООО "Фантазия" по ОКПО | 16135822 |
---------------------------------------------- \------------/
наименование организации
Утверждаю
Отчет в сумме пятьсот восемьдесят руб. 00 коп.
/--------------------\ Руководитель генеральный директор
| Номер | Дата | должность
|--------+-----------|
Авансовый отчет | 3 | 21.01.2001| ___________ Некрасов В.О.
\--------------------/ подпись расшифровка подписи
"21" января 2002 г.
/---------\
| Код |
|---------|
Структурное подразделение административно-хозяйственный отдел | |
|---------|
Подотчетное лицо Иванов И. И. Табельный номер | |
\---------/
Профессия (должность) завхоз Назначение аванса на хозяйственные расходы
/-------------------------------------------\ /-------------------------\
| Наименование показателя |Сумма, руб.коп.| | Бухгалтерская запись |
|---------------------------+---------------| |-------------------------|
| Предыдущий остаток | | | дебет | кредит |
| аванс -------------+---------------| |------------+------------|
| | | |счет,|сумма,|счет,|сумма,|
| перерасход | | |суб- |руб. |суб- |руб. |
| | | |счет |коп. |счет |коп. |
|---------------------------+---------------| |-----+------+-----+------|
|Получен аванс 1. из кассы| 700=00 | |10-9 |580=00| 71 |580=00|
|15.01.2002 | | | | | | |
|---------------------------+---------------| |-----+------+-----+------|
|1а. в валюте (справочно) | | | | | | |
|---------------------------+---------------| |-----+------+-----+------|
|2. | | | | | | |
|---------------------------+---------------| |-----+------+-----+------|
| | | | | | | |
|---------------------------+---------------| |-----+------+-----+------|
|Итого получено | 700=00 | | | | | |
|---------------------------+---------------| |-----+------+-----+------|
|Израсходовано | 580=00 | | | | | |
|---------------------------+---------------| |-----+------+-----+------|
|Остаток | 120=00 | | | | | |
|---------------------------+---------------| |-----+------+-----+------|
|Перерасход | | | | | | |
\-------------------------------------------/ \-------------------------/
Приложение 2 документов на 2 листах
Отчет проверен. К утверждению в сумме пятьсот восемьдесят руб. 00 коп.
сумма прописью
(580 руб. 00 коп.)
Главный бухгалтер ____________ Сидорова Л.П.
подпись расшифровка подписи
Бухгалтер (кассир) ____________ Петров П.П.
подпись расшифровка подписи
/------\ /------\
Остаток внесен | | | |
---------------- в сумме | 120 | руб. | 00 | коп. по кассовому ордеру
Перерасход выдан | | | |
\------/ \------/
N 11 от "21" января 2002 г.
Бухгалтер (кассир) _________ Петров П.П. "21" января 2002 г.
подпись расшифровка подписи
-------------------------------------------------------------------------
л и н и я о т р е з а
Расписка. Принят к проверке от Иванова И.И. авансовый отчет N 3
от "21" января 2002 г.
на сумму пятьсот восемьдесят руб. 00 коп., количество документов 2
прописью
на 2 листах.
Бухгалтер (кассир) _________ Петров П.П. "21" января 2002 г.
подпись расшифровка подписи
Оборотная сторона формы N АО-1
/-----------------------------------------------------------------------\
|Но- |Документ, подтвер-|Наименова- | Сумма расходов | Дебет |
|мер |ждающий расходы |ние доку-| |субсчета|
|по | |мента (рас-| | |
| | |счета, | | |
|по- | |хода | | |
|ряд-| | | | |
|ку | | | | |
|----+-------------------+-----------+-------------------------+--------|
| | дата | номер | | по отчету | принята | |
| | | | | | к учету | |
|----+----------+--------+-----------+------------+------------+--------|
| | | | |в руб.|в ва-|в руб.|в ва-| |
| | | | |коп. |люте |коп. |люте | |
|----+----------+--------+-----------+------+-----+------+-----+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|----+----------+--------+-----------+------+-----+------+-----+--------|
| 1 |16.01.2002| 7/05 | Товарный | | | | | |
| | | | чек | | | | | |
|----+----------+--------+-----------+------+-----+------+-----+--------|
| 2 |16.01.2002|00088947| Чек ККМ |580=00| |580=00| | 10-9 |
\------------------------------------+------+-----+------+-----+--------/
Итого |580=00| |580=00| |
\-------------------------/
Подотчетное лицо _________ Иванов И.И.
подпись расшифровка подписи
1. Заполнение авансового отчета подотчетным лицом
Сначала авансовый отчет составляет подотчетное лицо.
На лицевой стороне формы авансового отчета в строке "Наименование организации" указывается полное наименование организации.
В нашем примере - ООО "Фантазия".
В графе "Дата" указывается дата заполнения работником авансового отчета.
В нашем примере - 21.01.2002.
В строке "Структурное подразделение" указывается наименование структурного подразделения организации, в котором работает подотчетное лицо.
В нашем примере - административно-хозяйственный отдел.
В строке "Подотчетное лицо" указываются фамилия и инициалы работника, составляющего авансовый отчет.
В нашем примере - Иванов И.И.
В графе "Табельный номер" указывается табельный номер подотчетного лица, если таковые используются в организации.
В нашем примере - не заполняется.
В строке "Профессия (должность)" указывается наименование должности или профессии работника, заполняющего авансовый отчет.
В нашем примере - завхоз.
В строке "Назначение аванса" указывается целевое назначение денежных средств, выданных работнику под отчет.
В нашем примере - на хозяйственные расходы.
Далее в авансовом отчете следует таблица, в которой работник заполняет графы "Наименование показателя" и "Сумма, руб.коп.".
По строке "Предыдущий аванс" в графе "Сумма, руб. коп." указывается сумма остатка ранее выданного аванса или сумма перерасхода по выданному ранее авансу.
В нашем примере - не заполняется.
В графе "Наименование показателя" в строках "Получен аванс 1. из кассы", "2." указываются источники получения денежных средств под отчет. В Указаниях по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1) (далее - Указания) ничего не говорится о том, надо ли записывать в данных строках даты получения авансов. Поэтому можно только порекомендовать указывать в этих строках еще и дату получения аванса. Это упростит проверку отчета бухгалтерией и ведения учета (тем не менее если вы не укажете дату, это не будет ошибкой).
В графе "Сумма, руб.коп." соответственно по каждой строке указывается сумма полученного аванса.
Строка 1а заполняется лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации (например, на командировочные расходы при направлении работника в загранкомандировку).
В нашем примере заполняется только первая строка: в графе "Наименование показателя" - Получен аванс 1. из кассы 15.01.2002, а напротив в графе "Сумма, руб.коп." - 700=00.
По строке "Итого получено" в графе "Сумма, руб. коп." указывается общая сумма полученных авансов.
В нашем примере - 700=00.
После этого подотчетное лицо заполняет оборотную сторону формы N АО-1.
На оборотной стороне формы работник записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6 таблицы).
Графа 6 заполняется лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации. В нашем примере она не заполняется.
Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В нашем примере работник для подтверждения произведенных им расходов на приобретение канцелярских принадлежностей в размере 580 руб. представил в бухгалтерию товарный чек и чек ККМ. В такой ситуации не совсем понятно, как записать товарный чек и чек ККМ, учитывая то, что оба документа подтверждают одни и те же расходы (приобретение канцелярских принадлежностей). Записывать их в одной строке под одним порядковым номером неверно, так как это два разных документа с разными номерами. Если записать товарный чек и чек ККМ в разных строках под разными порядковыми номерами и напротив каждого документа, как требуется, указать сумму расхода, то в строке "Итого", значение которой по каждой графе рассчитывается суммированием данных по этой графе, в графе 5 получится удвоенная сумма расхода.
Поскольку Указания не содержат никаких разъяснений по данному вопросу и одновременно в них сказано, что работник должен записать на оборотной стороне авансового отчета перечень подтверждающих документов (в том числе это и чеки ККМ, и товарные чеки), каждый из которых нумеруется в порядке записи в отчете, можно порекомендовать следующее.
Записать товарный чек и чек ККМ в двух строках под разными порядковыми номерами, а сумму расхода указать только напротив одного из чеков, например чека ККМ (см. форму авансового отчета на с. 38). При этом, если отчет заполняется вручную или позволяют технические средства, можно объединить товарный чек и чек ККМ фигурной скобкой, показав таким образом, что оба этих документа подтверждают одну и ту же сумму расхода:
| Номер по порядку |
Документ, подтверждающий производственные расходы |
Наименование документа (расхода) |
Сумма расхода по отчету |
||
| дата | номер | в руб. коп. |
в ва- люте |
||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 | 16.01.2002 | 7/05 | Товарный чек} | 580=00 | |
| 2 | 16.01.2002 | 00088947 | Чек ККМ} | ||
По строке "Итого" в графе 5 указывается сумма всех произведенных расходов.
В нашем примере - 580=00.
Эта сумма затем записывается по строке "Израсходовано" в графе "Сумма, руб. коп." таблицы на лицевой стороне формы.
Далее в этой таблице в графе "Сумма, руб. коп." указывается остаток, если работник, как в нашем примере, израсходовал не все деньги, выданные ему под отчет, или перерасход аванса, если работник израсходовал больше, чем ему выдали. Если работник израсходовал ровно столько денежных средств, сколько получил под отчет, то строки "Остаток" и "Перерасход" не заполняются.
В нашем примере по строке "Остаток" в графе "Сумма, руб. коп." указывается - 120=00.
После таблицы в строке "Приложение документов на листах" на лицевой стороне авансового отчета указывается количество приложенных к отчету документов, подтверждающих произведенные подотчетным лицом расходы, перечисленных в таблице на оборотной стороне формы, а также общее количество листов в этих документах.
В нашем примере - Приложение 2 документов на 2 листах. На оборотной стороне авансового отчета работник подписывает составленный им отчет.
В нашем примере - Подотчетное лицо подпись Иванов И. И.
Заполненный таким образом авансовый отчет вместе с прилагаемыми к нему подтверждающими документами (в нашем примере - с товарным и кассовым чеками) сдается подотчетным лицом в бухгалтерию для его проверки и дальнейшего оформления работниками бухгалтерии.
2. Проверка авансового отчета в бухгалтерии
В бухгалтерии при сдаче работником авансового отчета бухгалтер указывает на лицевой стороне отчета в графе "Номер" номер этого документа (в нашем примере - 3) и внизу лицевой стороны формы оформляет расписку, которая затем отрывается от бланка отчета и отдается работнику в подтверждение того, что авансовый отчет с прилагаемыми к нему документами у него принят к проверке. В расписке указываются фамилия и инициалы подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, произведенных работником, а также количество прилагаемых к отчету документов, подтверждающих произведенные расходы, и листов в них. Бухгалтер подписывает расписку (с расшифровкой подписи) и указывает дату принятия отчета.
В нашем примере - заполнение расписки см. на с. 38:
На лицевой стороне формы напротив наименования организации указывается ее код по ОКПО (в нашем примере код по ОКПО взят условно).
В нашем примере - 16135822.
В графе "Код" напротив структурного подразделения указывается код этого подразделения, разработанный в организации. Если такая система кодирования в организации не предусмотрена, то данная графа не заполняется.
В нашем примере - не заполняется.
Затем в бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм.
После проверки бухгалтер делает на лицевой стороне авансового отчета отметку в разделе "Отчет проверен". В этом разделе указывается прописью и цифрами сумма, подлежащая утверждению, - сумма целесообразно произведенных и документально подтвержденных расходов (в нашем примере - 580 руб.).
Бухгалтер, проверивший отчет, а также главный бухгалтер расписываются с расшифровкой подписи.
В нашем примере - заполнение раздела "Отчет проверен" см. на с. 38:
3. Утверждение авансового отчета
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом.
Лицо, утверждающее отчет, проверяет целевое расходование аванса и на лицевой стороне формы указывает сумму, которую оно утверждает, свою должность, расписывается с расшифровкой подписи и ставит дату утверждения.
В нашем примере - см. на с. 38:
4. Оформление авансового отчета в бухгалтерии
Утвержденный авансовый отчет передается обратно в бухгалтерию для дооформления и принятия к учету.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
На оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). При этом графа 8 заполняется лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации. В нашем примере она не заполняется.
В графе 7 напротив каждой суммы расхода по отчету (графа 5) указывается сумма этого расхода, принятая к учету, а по строке "Итого" - общая сумма расходов, принятая к учету.
В нашем примере - 580=00 (см. авансовый отчет на с. 38:).
В графе 9 напротив каждой суммы расхода указывается дебет счета (субсчета), на котором она учитывается. Если сумма расхода учитывается более чем на одном счете (субсчете) (например выделяется НДС), то эти счета (субсчета) в графе 9 в соответствующей строке можно перечислить через запятую.
В нашем примере приобретенные канцелярские принадлежности на сумму 580 руб. приходуются по дебету счета 10 "Материалы" (субсчет 10-9 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности").
В таблице на лицевой стороне формы авансового отчета заполняются графы "Бухгалтерская запись". В них записывается отражение в учете произведенных расходов и суммы этих расходов. При этом в графе "дебет, счет, субсчет" в каждой строке указывается счет (субсчет) из графы 9 таблицы на оборотной стороне авансового отчета, в графах "дебет, сумма, руб. коп." и "кредит, сумма, руб. коп." -соответствующая сумма расхода, принятая к учету (см. графу 7 таблицы на оборотной стороне авансового отчета).
Заполнение в нашем примере граф "Бухгалтерская запись" таблицы на лицевой стороне формы см. на с. 38:
Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если по авансовому отчету выявлен перерасход, то он выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Об этом на лицевой стороне авансового отчета делается соответствующая отметка.
Если вносится остаток - зачеркиваются слова "Перерасход выдан", если выдается перерасход - соответственно слова "Остаток внесен".
Кроме того, указывается сумма внесенного в кассу остатка (выданного из кассы перерасхода), номер и дата приходного (или расходного) кассового ордера, а бухгалтер (кассир) расписывается с расшифровкой подписи и ставит дату. Если же работник израсходовал ровно сумму полученного аванса, то данный раздел авансового отчета не заполняется.
В нашем примере работник в тот же день - 21 января 2002 г. внес остаток аванса в размере 120 руб. в кассу организации (см. авансовый отчет на с. 38).
Е.Б. Баландина
эксперт "РНК"
"Российский налоговый курьер", N 11, ноябрь 2001 г.
-------------------------------------------------------------------------
*(1) Согласно п.11 Порядка авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги. Поскольку 19 и 20 января 2002 г. - выходные дни (суббота и воскресенье), тремя рабочими днями, в течение которых работник обязан предъявить в бухгалтерию отчет, являются 18, 21 и 22 января 2002 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал "Российский налоговый курьер"
"Российский налоговый курьер" - специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов. Журнал для тех, кто хочет сдавать налоговую отчетность без проблем!
Свидетельство о регистрации средства массовой информации N 017745 от 29.09.99