Учет затрат на услуги междугородней и международной телефонной связи (Е.В. Мацкявичене, "Бухгалтерский учет", N 23, декабрь 2001 г.)

Учет затрат на услуги междугородней
и международной телефонной связи

В бухгалтерском учете организации порядок отражения расходов на телефонную связь зависит от того, связаны ли междугородние и международные переговоры с производственной деятельностью предприятия или нет.

В соответствии с подп. "и" п.2 "Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли", утвержденного постановлением Правительства РФ от 05.08.92 N 552 (ред. от 31.05.2000), в себестоимость продукции включаются затраты, связанные с управлением производством, в том числе оплата услуг связи. Так, затраты на оплату международных и междугородних телефонных переговоров могут быть учтены в себестоимости продукции (работ, услуг) предприятия, если указанные переговоры связаны с производством и реализацией продукции (работ, услуг) (письмо МНС России от 22.05.2000 N ВГ-9-02/174).

Подтверждают производственный характер междугородних и международных телефонных переговоров следующие первичные учетные документы: счета телефонной станции, расшифровка АТС с указанием номеров телефонов, с которыми велись переговоры, счета-фактуры, иные документы (договоры, доверенности, информационные письма и т.п.), в которых указаны соответствующие телефонные номера.

Если предприятие пользуется услугами связи в кредит и оплачивает их после получения счетов оператора, затраты на междугородние и международные телефонные переговоры отражаются в бухгалтерском учете на счете 26 "Общехозяйственные расходы". Торговые организации могут относить расходы на телефонную связь на счет 44 "Расходы на продажу".

Пример. По условиям договора с оператором связи предприятие оплачивает междугородние и международные телефонные переговоры ежемесячно после выставления счета, счета-фактуры и расшифровок АТС.

За июль получен счет на сумму 3600 руб. (в том числе НДС 600 руб.).

Д-т сч.26 "Общехозяйственные расходы",

К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

3000 руб.

стоимость услуг связи включена в себестоимость (на основании выставленных документов);

Д-т сч.19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям",

К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

600 руб.

учтен неоплаченный НДС;

Д-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",

К-т сч.51 "Расчетные счета"

3600 руб.

произведена оплата потребленных услуг связи;

Д-т сч.68 "Расчеты по налогам и сборам",

К-т сч.19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"

600 руб.

НДС по потребленным услугам связи предъявлен к вычету.

В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденным приказом Минфина России от 06.05.99 N 33н (ред. от 30.03.01), затраты на оплату телефонных переговоров относятся к расходам по обычным видам деятельности и признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы ее осуществления (п.18 ПБУ 10/99).

Таким образом, расходы по использованию услуг связи должны быть отражены в учете по факту их возникновения, а не по факту оплаты.

Однако малые предприятия, определяющие выручку от реализации для целей бухгалтерского учета кассовым методом ("по оплате"), могут принимать на затраты стоимость услуг телефонной связи по мере их оплаты (приказ Минфина России от 21.12.98 N 64н).

Если предприятие рассчитывается авансовыми платежами, то:

они отражаются в бухгалтерском учете на дебете счета 97 "Расходы будущих периодов". Основанием для этого являются платежные документы, банковские выписки, счета на аванс, выставленные оператором связи. Авансовые платежи, совершенные в конце одного отчетного периода, но относящиеся к другому, отражаются в отчетности как расходы будущих периодов;

после получения услуг телефонной связи, на основании представленных оператором счета, счета-фактуры и расшифровок АТС расходы на международные и междугородние переговоры списываются на счет учета затрат.

Если предприятие оплачивает услуги междугородней и международной телефонной связи ежемесячно авансовыми платежами, в бухгалтерском учете делаются следующие записи:

Д-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",

К-т сч.51 "Расчетные счета"

3600 руб.

отражен аванс, оплаченный оператору связи;

Д-т сч.97 "Расходы будущих периодов",

К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

3000 руб.

стоимость услуг отражена как расходы будущих периодов;

Д-т сч.19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям",

К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

600 руб.

отражена сумма НДС по расходам будущих периодов.

В конце месяца:

Д-т сч.26 "Общехозяйственные расходы",

К-т сч.97 "Расходы будущих периодов"

3000 руб.

списаны расходы на телефонную связь;

Д-т сч.68 "Расчеты по налогам и сборам",

К-т сч.19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"

600 руб.

принята к вычету сумма НДС.

В ряде случаев телефонные компании, предоставляющие услуги связи в кредит, требуют внесения залога, который не используется для оплаты текущих счетов и возвращается обратно после прекращения действия договора. Сумма залога отражается в бухгалтерском учете на забалансовом счете 009 "Обеспечения обязательств и платежей выданные". Кроме того, денежная сумма, уплаченная в виде залога, учитывается на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Пример. Организация заключила договор с оператором связи, где была предусмотрена кредитная система расчетов при внесении залога обеспечения платежей - 3000 руб. Через год договор был расторгнут.

Д-т сч.76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами",

К-т сч.51 "Расчетные счета"

3000 руб.

внесена сумма залога;

Д-т сч.009 "Обеспечения обязательств и платежей выданные"

3000 руб.

отражена сумма обеспечения текущих платежей.

При прекращении договора делаются следующие записи:

Д-т сч.51 "Расчетные счета",

К-т сч.76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

3000 руб.

возврат залога оператором;

К-т сч.009 "Обеспечения обязательств и платежей выданные"

3000 руб.

снятие с учета суммы обеспечения.

Особенности оплаты услуг интернет-телефонии

Многие предприятия активно используют новый способ связи - IP-телефонию, т.е. ведение телефонных переговоров при помощи сети Интернет.

Как правило, операторы интернет-телефонии не выставляют счетов, предоставляя услуги связи только по предоплате. Большинство компаний выпускают для этого специальные карты различных номиналов, применение которых в качестве оплаты услуг средств связи разрешено постановлением Правительства РФ от 26.09.97 N 1235 "Об утверждении правил оказания услуг телефонной связи".

Приобретение карты для IP-телефонии отражается на дебете счета 97 "Расходы будущих периодов" до тех пор, пока она не активирована.

Пример. Организация приобрела телефонную карту IP-телефонии с бесплатной доставкой в офис. Стоимость карты 1200 руб., в том числе НДС 200 руб.

Д-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",

К-т сч.50 "Касса"

1200 руб.

оплачена стоимость телефонной карты;

Д-т сч.97 "Расходы будущих периодов",

К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

1000 руб.

стоимость карты отражена как расходы будущих периодов;

Д-т сч.19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям",

К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

200 руб.

выделен НДС.

Карта активирована и в течение месяца полностью использована для международных звонков. В конце месяца делаются записи:

Д-т сч.26 "Общехозяйственные расходы",

К-т сч.97 "Расходы будущих периодов"

1000 руб.

отражены затраты на телефонные переговоры;

Д-т сч.68 "Расчеты по налогам и сборам",

К-т сч.19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"

200 руб.

НДС принят к вычету.

При приобретении телефонной карты для нужд предприятия между оператором и клиентом необходимо заключить договор на предоставление услуг связи. Факт оплаты стоимости карты должен быть подтвержден корешком приходного кассового ордера. Оператор представляет счет-фактуру, а после оказания услуг связи - акт приемки-передачи услуг. Полный комплект первичных документов позволяет отнести стоимость телефонных переговоров, вызванных производственной необходимостью, на себестоимость продукции или издержки обращения.

Так как оператор интернет-телефонии не представляет отчетов о том, на какие телефонные номера производились звонки, а обосновать их производственный характер необходимо, следует вести специальный журнал регистрации телефонных переговоров, совершаемых при помощи IP-карты. В журнале должны быть указаны дата состоявшегося разговора, время его начала и окончания, обсуждавшиеся вопросы.

Пример. Предприятием приобретен телефонный аппарат для IP-телефонии.

Стоимость аппарата и услуг оператора по его подключению составила 23220 руб. (в том числе НДС 3870 руб.).

Д-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",

К-т сч.51 "Расчетные счета"

23220 руб.

оплачена стоимость телефонного аппарата и услуг по его подключению;

Д-т сч.08 "Вложения во внеоборотные активы",

К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

19350 руб.

стоимость приобретенного телефонного аппарата и затраты на подключение отражены в составе капитальных вложений;

Д-т сч.19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям",

К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

3870 руб.

отражена сумма НДС;

Д-т сч.01 "Основные средства",

К-т сч.08 "Вложения во внеоборотные активы"

19350 руб.

телефон для IP-телефонии введен в эксплуатацию;

Д-т сч.68 "Расчеты по налогам и сборам",

К-т сч.19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"

3870 руб.

НДС по приобретенному основному средству предъявлен к возмещению из бюджета.

* * *

В некоторых случаях работники предприятия ведут служебные переговоры с домашних телефонов или личных сотовых телефонов. Бухгалтерия имеет право возместить деньги, затраченные на "рабочие" звонки, если приказом руководителя предприятия установлен следующий порядок:

1) вместе со счетом телефонной компании сотрудник представляет пояснительную записку (справку) о том, чем вызвана необходимость служебных звонков с личного телефона;

2) предприятие располагает данными о принадлежности контрагентам телефонных номеров, на которые делались звонки. Подтверждающими документами могут быть договоры, доверенности, информационные письма, в которых указаны эти телефонные номера;

3) руководитель предприятия проверяет представленные документы и подтверждает необходимость ведения таких переговоров;

4) бухгалтерия выплачивает компенсацию.

Указанный порядок исключает возможность ведения личных телефонных переговоров за счет предприятия.

Пример. Сотрудник предприятия со своего домашнего телефона сделал несколько междугородних телефонных звонков по производственной необходимости. Их стоимость он оплатил из суммы, выданной ему ранее под отчет. Им были предъявлены все необходимые оправдательные документы.

Д-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами",

К-т сч.50 "Касса"

500 руб.

отражена выдача денежных средств под отчет;

Д-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",

К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами"

500 руб.

оплата стоимости телефонных звонков во Владивосток;

Д-т сч.26 "Общехозяйственные расходы",

К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

500 руб.

сумма расходов на междугородние переговоры отнесена на себестоимость.

Расходы на телефонную связь, не относящиеся на себестоимость

Затраты на междугородние и международные телефонные переговоры не могут быть включены в себестоимость продукции, работ, услуг или на издержки обращения в случаях, если:

телефонные звонки носили непроизводственный характер.

Такая ситуация возникает, если сотрудники предприятия ведут личные междугородние и международные переговоры с рабочих телефонов. Стоимость таких звонков они должны возместить.

Пример. Организация получила от оператора связи счет, расшифровку АТС и счет-фактуру по междугородним переговорам на сумму 2400 руб. (в том числе НДС 400 руб.). Изданной суммы частные телефонные звонки сотрудника А составили 480 руб. Предприятием счет за переговоры оплачен полностью.

Сотрудник А компенсирует стоимость своих междугородних звонков, внося 480 руб. в кассу предприятия.

Д-т сч.44 "Расходы на продажу",

К-т сч.76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

1600 руб. [(2400 - 480) - (2400 - 480) : 120 х 20]

акцептован счет оператора связи в части производственных звонков;

Д-т сч.19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям",

К-т сч.76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

320 руб. [(2400 - 480) : 120 х 20]

отражен НДС по производственным звонкам;

Д-т сч.73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям",

К-т сч.76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

480 руб.

отражена задолженность сотрудника А за личные междугородние переговоры;

Д-т сч.50 "Касса",

К-т сч.73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

480 руб.

сотрудник А внес оплату за личные междугородние переговоры;

Д-т сч.76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами",

К-т сч.51 "Расчетные счета"

2400 руб.

полностью оплачен счет оператора связи;

Д-т сч.68 "Расчеты по налогам и сборам",

К-т сч.19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"

320 руб.

НДС по производственным звонкам предъявлен к зачету.

Предприятие в данном случае не является посредником между оператором и своим сотрудником.

Если взыскать денежные средства с сотрудников, ведущих личные переговоры по служебным телефонам, невозможно, стоимость звонков (а также суммы НДС) следует отнести за счет собственных средств предприятия;

отсутствуют оправдательные документы по телефонным переговорам производственного характера.

Такая ситуация возможна, например, если сотрудники предприятия ведут междугородние и международные переговоры с таксофонов. В соответствии с п.67 постановления Правительства N 1235 договор об оказании услуг телефонной связи с использованием таксофонов (местного, междугороднего, международного, универсального) считается заключенным с момента совершения клиентом действий, необходимых для оказания ему услуг телефонной связи (приобретение жетона или пластиковой карты, набор телефонного номера, использование платежного средства для оплаты услуг телефонной связи). Иначе говоря, никаких документальных доказательств ни факта междугороднего или международного звонка, ни производственного назначения телефонных переговоров не существует.

Пример. Сотрудник предприятия из подотчетных средств приобрел пластиковую телефонную карточку для междугороднего таксофона стоимостью 95 руб. Она была полностью использована им для междугороднего телефонного разговора с поставщиком материалов для предприятия. В бухгалтерию предъявлена только использованная пластиковая карточка.

Д-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами",

К-т сч.50 "Касса"

95 руб.

выдано под отчет сотруднику для покупки телефонной карты;

Д-т сч.84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)",

К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами"

95 руб.

стоимость израсходованной карты отнесена за счет собственных средств предприятия.

Нередки затруднения при отнесении на себестоимость расходов на междугородние и международные звонки, сделанные на переговорных пунктах.

В соответствии с постановлением Правительства N 1235 документом, подтверждающим факт заключения договора с оператором связи, является бланк-заказ, заполненный телефонистом, и квитанция, подтверждающая заключение договора на услуги связи, где должны быть указаны: наименование оператора связи, фамилия, имя, отчество клиента, наименование оказываемой услуги телефонной связи, цена услуги и срок ее оказания. Важно, чтобы был указан номер телефона, с которым осуществлялась междугородняя или международная связь. Если предприятие располагает данными о принадлежности этого телефонного номера своему контрагенту и сотрудник предоставит пояснительную записку о том, чем была вызвана необходимость обращения на переговорный пункт, расходы на эту услугу можно отнести на себестоимость или издержки обращения.

Е.В. Мацкявичене,

аудиторская фирма "Визави - М"

"Бухгалтерский учет", N 23, декабрь 2001 г.