Учет затрат на охрану предприятия (Е.В. Мацкявичене, "Бухгалтерский учет", N 2, январь 2002 г.)

Учет затрат на охрану предприятия

В современных условиях многим предприятиям приходится решать проблемы обеспечения безопасности. Некоторые из них создают собственные службы безопасности, другие прибегают к услугам частных охранных предприятий (ЧОП).

Ведение частной детективной и охранной деятельности регулируется Законом РФ от 11.03.92 N 2487-1 "О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации" (далее - Закон РФ N 2487-1), согласно которому к детективной (сыскной) деятельности относятся сбор информации, изучение рынка, выявление некредитоспособных и ненадежных деловых партнеров, выяснение личных данных о гражданах и т.п. В целях охраны предоставляются следующие услуги: защита жизни и здоровья граждан, охрана имущества (в том числе при его транспортировке), проектирование, монтаж и эксплуатационное обслуживание средств охранно-пожарной сигнализации, обеспечение порядка при проведении массовых мероприятий и т.п.

В Российской Федерации охранная и сыскная деятельность ведется только на основании лицензий, выдаваемых органами внутренних дел.

В свою очередь, персонал ЧОП (охранники, проектировщики, монтажники средств охранно-пожарной сигнализации) обязан иметь свои личные лицензии.

Договор с частным охранным предприятием

Между клиентом и охранным предприятием заключается договор, в котором должны быть отражены сведения о сторонах, заключающих договор, в том числе номер и дата выдачи ЧОП лицензии, содержание поручения, срок выполнения, ориентировочная сумма денежных расходов и гонорара, меры ответственности сторон и дата заключения договора. Также необходимо указать условия предоставления клиенту письменного отчета о результатах проделанной работы, к которому после выполнения условий договора прилагают уточненный расчет гонорара и расходов ЧОП.

Договор считается заключенным, если между сторонами на конфиденциальной основе достигнуто соглашение по всем пунктам, и он составлен в соответствии с Законом РФ N 2487-1.

Порядок учета затрат

Согласно п.6 ст.264 НК РФ в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, включены расходы на оплату услуг по охране имущества, обслуживанию охранно-пожарной сигнализации, услуг пожарной охраны и иных услуг охранной деятельности. Следовательно, при условии экономической оправданности и надлежащего документального подтверждения они уменьшают налогооблагаемый доход (ст.252-253 НК РФ).

Также на уменьшение налогооблагаемого дохода относят затраты по обеспечению сохранности денежных средств в помещении кассы, при доставке их в банк или из банка в соответствии с "Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержденным ЦБ РФ от 22.09.93 N 40 (письмо ЦБ РФ от 04.10.93 N 18, ред. от 26.02.96).

Оплата производится после получения услуг

Затраты на оплату услуг охранного предприятия в бухгалтерском учете отражаются на счете 26 "Общехозяйственные расходы", в торговых организациях - на счете 44 "Расходы на продажу".

Пример 1. В соответствии с договором частное предприятие обеспечивает охрану офиса организации. Оплата производится ежемесячно после выставления счета, счета-фактуры и акта приема-передачи.

За истекший месяц стоимость услуг составила 9600 руб. (в том числе НДС - 1600 руб.).

В бухгалтерском учете организации делаются следующие записи:

Д-т сч.26 "Общехозяйственные расходы", К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" 8000 руб. стоимость услуг по сторожевой охране отнесена на себестоимость;

Д-т сч.19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" 1600 руб. учтен неоплаченный НДС;

Д-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", К-т сч.51 "Расчетные счета" 9600 руб. произведена оплата за охрану офиса;

Д-т сч.68 "Расчеты по налогам и сборам", К-т сч.19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" 1600 руб. оплаченный НДС предъявлен к вычету.

Затраты на охрану относятся к расходам по обычным видам деятельности, поэтому в соответствии с п.18 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденного приказом Минфина России от 06.05.99 N 33н, они признаются в том отчетном периоде, в котором имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности).

Таким образом, расходы отражаются в бухгалтерском учете по факту их возникновения, а не оплаты.

Малые предприятия, определяющие выручку от реализации для целей бухгалтерского учета кассовым методом ("по оплате"), могут принимать к учету затраты на услуги охраны по мере их оплаты (приказ Минфина России от 21.12.98 N 64н, информационное письмо Президиума Высшего Арбитражного суда РФ от 14.11.97 N 22).

Предприятие рассчитывается авансовыми платежами

Суммы авансовых платежей отражаются в бухгалтерском учете на дебете счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсчет "Авансы выданные".

После получения услуг на основании представленных счетов, счетов-фактур, актов приема-передачи произведенные расходы списывают на счета учета затрат.

Пример 2. Предприятие рассчитывается за услуги по обеспечению сторожевой и противопожарной охраны ежеквартальными платежами в сумме 28800 руб. (в том числе НДС - 4800руб.).

В бухгалтерском учете делают следующие записи:

Д-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсчет "Авансы выданные", К-т сч.51 "Расчетные счета" 28800 руб. отражен аванс за услуги по охране;

Д-т сч.19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсчет "Авансы выданные" 4800 руб. отражена сумма НДС по авансу.

Ежемесячно в течение трех месяцев:

Д-т сч.26 "Общехозяйственные расходы", К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсчет "Авансы выданные" 8000 руб. списаны расходы на сторожевую и противопожарную охрану.

В гл.25 НК РФ не предусмотрена возможность отнесения к расходам, связанным с производством и реализацией, затрат на детективные услуги и охрану жизни и здоровья руководителей предприятия. Следовательно, расходы по этим статьям не могут быть приняты к уменьшению налогооблагаемого дохода. И источником их финансирования являются собственные средства предприятия, оставшиеся после уплаты налогов.

Пример 3. Предприятие заключило договор с ЧОП на проверку кредитоспособности одного из деловых партнеров. Стоимость услуги составила 36000 руб. (в том числе НДС - 6000 руб.).

Д-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсчет "Авансы выданные", К-т сч.51 "Расчетные счета" 36000 руб. отражен аванс за предоставленные услуги по договору;

Д-т сч.19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсчет "Авансы выданные" 6000 руб. отражена сумма НДС по авансам.

После выполнения услуги:

Д-т сч.84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)", К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсчет "Авансы выданные" 30000 руб. расходы на детективные услуги отнесены за счет средств предприятия;

Д-т сч.84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)", К-т сч.19 "Налог на добавленную стоимость поприобретенным ценностям" 6000 руб. НДС отнесен за счет средств предприятия.

Суммы, затраченные предприятием на оплату услуг по личной охране своих работников, включаются в налогооблагаемый доход физических лиц в соответствии со ст.211 НК РФ; налогооблагаемую базу по социальному налогу в порядке, предусмотренном ст.237 НК РФ.

Если физические лица самостоятельно заключают договоры и оплачивают содержание своей охраны, базы для налогообложения не возникает.

Предприятие имеет собственную службу безопасности

В соответствии со ст.14 Закона РФ N 2487-1 предприятия вправе учреждать обособленные подразделения для проведения охранно-сыскной деятельности в интересах собственной безопасности.

Руководитель и персонал служб безопасности предприятия обязаны получить лицензии в общеустановленном порядке до того, как будут допущены к работе (Закон РФ N 2487-1, письмо Минфина России от 30.12.99 N 04-04-06). Кроме того, каждый работник службы должен иметь удостоверение личности и разрешение на ношение оружия (если таковое имеется).

В соответствии с законодательством таким службам безопасности запрещается оказывать услуги, не связанные с обеспечением безопасности своего предприятия.

Порядок отнесения затрат предприятия на содержание служб собственной безопасности в состав расходов, связанных с производством и реализацией, установлен в ст.264 НК РФ. Затраты на обеспечение экономической защиты банковских и хозяйственных операций, сохранности материальных ценностей при наличии документального подтверждения и экономической оправданности уменьшают налогооблагаемый доход (ст.252-253 НК РФ).

Пример 4. Предприятие имеет собственную службу безопасности. В ее уставе записано, что она создана для охраны имущества предприятия.

В январе 2002 г. расходы, связанные с обеспечением службы безопасности, составили 29000 руб. В сумму включены затраты по следующим статьям: заработная плата сотрудников службы безопасности - 20000 руб., социальный налог (35,6%) - 7120 руб., амортизация по основным средствам, используемым службой безопасности, - 1880 руб.

Д-т сч.26 "Общехозяйственные расходы", К-т сч.70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" 20000 руб. начислена заработная плата сотрудникам службы безопасности;

Д-т сч.26 "Общехозяйственные расходы", К-т сч.68 "Расчеты по налогам и сборам" 7120 руб. начислен единый социальный налог;

Д-т сч.26 "Общехозяйственные расходы", К-т сч.02 "Амортизация основных средств" 1880 руб. начислена амортизация по основным средствам, используемым службой безопасности.

В соответствии со ст.264 НК РФ расходы по экипировке, приобретению оружия и средств защиты не относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. В зависимости от срока службы приобретаемое имущество может быть отнесено либо к основным средствам, либо к материально-производственным запасам. В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" (ПБУ 6/01), утвержденным приказом Минфина России от 30.03.01 N 26н, в составе основных средств учитывают предметы, срок полезного использования которых превышает один год. Имущество, срок полезного использования которого менее 12 месяцев, учитывают в составе материально-производственных запасов в порядке, установленном Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" (ПБУ 5/01), утвержденным приказом Минфина России от 09.06.01 N 44н.

Е.В. Мацкявичене,

аудиторская фирма "Визави - М"

"Бухгалтерский учет", N 2, январь 2002 г.