Правила заполнения, учета, хранения, выдачи трудовых книжек и ответственность за нарушение этих правил (Б.И. Сосна, "Гражданин и право", N 1, январь 2002 г.)

Правила заполнения, учета, хранения, выдачи трудовых книжек
и ответственность за нарушение этих правил

Трудовая книжка является основным документом, характеризующим трудовую деятельность работника, своеобразным трудовым паспортом гражданина. Она также является доказательством, подтверждающим продолжительность общего и непрерывного трудового стажа, которые учитываются при назначении пенсии и при определении размера пособий по временной нетрудоспособности, вознаграждения за выслугу лет и т.д.

Правила заполнения, учета, хранения, выдачи трудовых книжек при увольнении и ответственность за нарушение этих правил установлены статьями 39, 99, 213 Кодекса законов о труде РФ (КЗоТ), Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР по согласованию с ВЦСПС от 20 июня 1974 г. N 162 (в ред. постановления от 19 октября 1990 г. N 412).

Прием на работу без трудовой книжки не допускается, поэтому работник при поступлении на работу обязан предъявить администрации предприятия трудовую книжку.

Лицо, поступающее на работу впервые, вместо трудовой книжки обязано представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из армии - военный билет.

Трудовые книжки ведутся на всех работников предприятия всех видов собственности, проработавших более 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников, если они подлежат государственному социальному страхованию.

Администрация предприятия обязана оформить трудовую книжку лица, впервые поступившего на работу, в присутствии этого лица, не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся:

сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, день, месяц и год рождения, образование, профессия, специальность (должность);

сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

сведения о награждениях и поощрениях: награждение орденами и медалями, присвоения почетных званий, поощрения за успехи в работе, применяемые трудовым коллективом, другие поощрения в соответствии с действующим законодательством;

сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях, и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую работу, а также о награждениях и поощрениях вносятся после издания приказа, но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения.

Взыскания в трудовую книжку не записываются, кроме взысканий в виде увольнений по п.3, 4, 7, 8 ст.33 и п.1 ст.254 КЗоТ, так как часть 4 ст.39 КЗоТ требует вносить запись о причине увольнения.

Запись производится арабскими цифрами (число и месяц двузначными), аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке, в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки, вкладыша.

Предприятия, работающие в условиях территориальной разобщенности (подчиненные структурные подразделения расположены на большом расстоянии), могут производить с согласия вышестоящей организации ознакомление с записями, вносимыми в трудовые книжки, в заочном порядке путем высылки владельцам книжек соответствующих извещений с последующей отметкой об этом в личной карточке.

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др., исправление производится администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.

Если предприятие, внесшее неправильную или неточную запись, ликвидировано, исправления вносятся правопреемником, а при его отсутствии - вышестоящей организацией, которой было подчинено ликвидированное предприятие.

Исправленные сведения о работе, о переводах на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения. В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполнявшейся работе, исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.

Исправление неточных записей в разделах "Сведения о работе", "Сведения о награждениях", "Сведения о поощрениях" производится следующим образом.

Например, при необходимости изменения записи о приеме на работу после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: "Запись за номером таким-то недействительна. Принят на такую-то должность", и в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения), запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись о переводе на другую постоянную работу или об увольнении в случае восстановления работника на прежней работе или изменении формулировки причины увольнения. Например, в случае восстановления на работе в трудовой книжке пишется: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". В случае изменения формулировки причины увольнения по решению суда в трудовой книжке пишется: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен _____" и указывается новая формулировка причины увольнения со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. В графе 4 указывается дата и номер приказа о восстановлении на работе или об изменении формулировки причины увольнения.

Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени или отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование - среднее, среднее специальное и высшее - указывается только на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома).

Запись о незаконченном среднем или незаконченном высшем образовании также может быть произведена лишь на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т.п.).

Профессия или специальность записывается в трудовой книжке на основании документа об образовании или другого надлежаще оформленного документа.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполнялась трудовая книжка.

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на номер и дату этих документов.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

В таком же порядке вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности.

Нарушение порядка внесения записей о фамилии, имени, отчестве работника может повлечь нарушение его прав. Так, инспектор по кадрам вместо того, чтобы зачеркнуть одной чертой добрачную фамилию работницы и записать новую фамилию, указанную в свидетельстве о браке, стерла добрачную фамилию и записала новую. В результате этого нарушения пенсия работнице была назначена на 7 месяцев позднее, так как пришлось в порядке особого производства устанавливать факт принадлежности данной трудовой книжки именно этой работнице. После назначения пенсии работница обратилась в суд, который на основании норм гражданского законодательства взыскал с предприятия ущерб, причиненный неполучением пенсии в течение 7 месяцев по вине предприятия.

В графе 3 раздела "Сведения о работе" в виде заголовка пишется полное название предприятия, учреждения, организации. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 пишется: "Принят (или назначен) в такой-то цех, отдел, подразделение, участок, производство", - с указанием их конкретного наименования, а также наименование работы, профессии или должности и присвоенного разряда.

Если рабочему в период работы присваивается новый разряд, то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Установление рабочему второй и последующей профессий отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов этих профессий. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия - электрогазосварщик с присвоением 3 разряда. В трудовой книжке в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата установления второй профессии, в графе 3 пишется: "Установлена вторая профессия - электрогазосварщик с присвоением третьего разряда", в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.

При выполнении работ по вновь установленной профессии в трудовой книжке делается об этом соответствующая запись. Например, пишется: "Установлена вторая профессия - электрогазосварщик с присвоением третьего разряда, с возложением обязанностей по выполнению электрогазосварочных работ в таком-то производстве", - в графе 4 наряду с указанием соответствующего удостоверения об установлении второй профессии, его номера и даты делается ссылка и на дату и номер приказа.

Работа по совместительству, оформленная в установленном порядке, в трудовой книжке указывается отдельной строкой. Запись о работе по совместительству и об ее окончании производится администрацией по месту основной работы.

Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, как и прием на работу.

Если за время работы рабочего или служащего наименование предприятия изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись: "Предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение), его дата и номер.

Студентам, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, имеющим трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит запись о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших и средних специальных учебных заведений. Основанием для таких записей являются приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаторов.

Студентам, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, ранее не работавшим и в связи с этим не имеющим трудовых книжек, сведения о работе в студенческих отрядах, на производственной практике, а также о выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики на основании справок вносятся предприятием, где в дальнейшем они будут работать.

В трудовую книжку по месту работы вносятся со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов записи:

- о времени службы в армии, МВД;

- о времени обучения в высших и средних специальных учебных заведениях, аспирантуре, клинической ординатуре.

Эти записи вносятся в трудовую книжку до занесения сведений о работе на данном предприятии. Эти периоды времени включаются в трудовой стаж.

В соответствии с частью 4 ст.39 КЗоТ записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжке в точном соответствии с формулировками действующего законодательства со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

При расторжении трудового договора по инициативе рабочего или служащего по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например, "Уволен по собственному желанию в связи с зачислением на учебу в аспирантуру, ст.31 КЗоТ РФ". "Уволен по собственному желанию в связи с переводом жены на работу в другую местность, ст.31 КЗоТ РФ".

При расторжении трудового договора по инициативе рабочего или служащего в связи с переездом в другую местность в порядке организованного набора рабочих запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этой причины.

Запись об увольнении в трудовой книжке работника производится с соблюдением следующих правил: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 - дата увольнения; в графе 3 - причина увольнения; в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись - приказ (распоряжение), его дата и номер.

Днем увольнения считается последний день работы. Например, работник уволен 15 сентября по сокращению штата. В его трудовую книжку вносится следующая запись: в графе 1 - "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата увольнения (15.09.2001 года), в графе 3 - пишется: "Уволен по сокращению штата, п.1 ст.33 КЗоТ РФ", в графе 4 - указывается номер и дата приказа (распоряжения) об увольнении.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы рабочего или служащего в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10 x 25 мм с надписью "Выдан вкладыш", и здесь же указывается серия и номер вкладыша. При каждой последующей выдаче вкладыша ставится следующий штамп и указываются серия и номер вкладыша.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то администрация предприятия в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием необходимости получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия рабочего или служащего. При задержке трудовой книжки по вине администрации работнику в соответствии со ст.99 КЗоТ выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула, вызванного задержкой выдачи трудовой книжки.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе "Сведения о работе" после указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется "Работа прекращена в связи со смертью", и далее заполняется графа 4 (указывается дата и номер приказа (распоряжения). Эта запись заверяется в установленном порядке.

Администрация предприятия обязана уплатить работнику средний заработок за все время задержки выдачи трудовой книжки, если не докажет отсутствия своей вины в такой задержке. Задолженность работника перед предприятием, несдача им технической документации и другие причины не освобождают администрацию от обязанности выдать работнику в день увольнения его трудовую книжку и от материальной ответственности за нарушение этой обязанности, установленной ст.99 КЗоТ.

Администрация не несет ответственность, если докажет, что выдала работнику трудовую книжку либо что работник отказался ее получить. При этом факт получения трудовой книжки не может подтверждаться свидетельскими показаниями так как согласно п.7.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек книжка выдается работнику при увольнении под расписку в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Если администрация полагает, что трудовая книжка работника имеет следы подделки и направляет ее в следственные органы, она обязана выдать работнику в день увольнения дубликат трудовой книжки. В противном случае администрация несет установленную ст.99 КЗоТ материальную ответственность за задержку выдачи трудовой книжки.

Споры об истребовании трудовых книжек и взыскании среднего заработка за задержку выдачи трудовой книжки рассматриваются комиссиями по трудовым спорам. Решение комиссии работник вправе обжаловать в районный (городской) народный суд по месту нахождения ответчика т.е. предприятия, в течение 10 дней со дня получения копии решения комиссии.

Если на данном предприятии комиссия по трудовым спорам не создана, работник вправе обратиться непосредственно в суд.

К искам о взыскании среднего заработка за задержку выдачи трудовых книжек применяется установленный ст.205 КЗоТ трехмесячный срок исковой давности. Задержка выдачи трудовой книжки является длящимся правонарушением, которое влечет уплату среднего заработка за каждый день задержки, поэтому трехмесячный срок исковой давности на взыскание среднего заработка должен исчисляться по отношению к каждому дню задержки. И если администрация выдала работнику трудовую книжку через 10 месяцев после увольнения, а работник обратился в комиссию по трудовым спорам через 7 месяцев после увольнения, то он должен считаться пропустившим срок исковой давности на взыскание среднего заработка за 4 месяца задержки трудовой книжки и не пропустившим этот срок за 6 месяцев задержки. Обращение в орган по рассмотрению трудовых споров прерывает срок исковой давности и он считается не пропущенным за трехмесячный период, предшествующий дню обращения в этот орган. Орган по рассмотрению трудовых споров вправе восстановить пропущенный по уважительным причинам срок исковой давности и удовлетворить законные по существу требования работника.

По нашему мнению, трехмесячный срок исковой давности, установленный ст.205 КЗоТ, препятствует защите нарушенных прав работников, так как дает судам право отказать во взыскании ущерба, причиненного работнику задержкой выдачи трудовой книжки по чисто формальному мотиву - пропуска срока исковой давности по причинам, признанным судом неуважительными. В результате работодатель, грубо нарушивший законодательство, остается безнаказанным.

Эту несправедливую норму, благоприятную для работодателей, составляющих ничтожное меньшинство населения, следует отменить, обязав суды удовлетворять законные по существу требования работников, независимо от того, когда они обратились в органы по трудовым спорам.

Здесь было бы уместно упомянуть, что до 1 сентября 1983 г. советское законодательство не содержало срока исковой давности по требованиям, подведомственным комиссиям по трудовым спорам. И лишь Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 августа 1983 г. был установлен трехмесячный срок исковой давности для обращения в комиссию по трудовым спорам.

В интересах большинства населения следует отменить трехмесячный срок исковой давности на обращение в комиссию по трудовым спорам и тем самым устранить условия, способствующие нарушению трудовых прав граждан.

В соответствии с частью 4 ст.213 КЗоТ в случае признания формулировки причины увольнения неправильной или не соответствующей действующему законодательству, суд обязан изменить ее и указать в решении причину увольнения в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. Если неправильная формулировка причины увольнения в трудовой книжке препятствовала поступлению работника на новую работу, суд одновременно принимает решение о выплате работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула.

Работник вправе требовать средний заработок за время вынужденного прогула, вызванного неправильной формулировкой причины увольнения, если докажет, что неправильная формулировка причины увольнения препятствовала его поступлению на другую работу.

Действующее законодательство о трудовых книжках нуждается в совершенствовании. Так, в соответствии с п.6.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, в случае утери трудовой книжки администрация обязана выдать работнику дубликат трудовой книжки в течение 15 дней со дня обращения работника с заявлением о выдаче дубликата по последнему месту работы.

Следует изменить законодательство, установив 3-дневный срок для выдачи дубликата трудовой книжки. Оформить дубликат трудовой книжки и выдать его работнику можно в течение 1-2 часов, если работник работал только на одном предприятии. В этом случае работнику по кадрам следует внести в дубликат трудовой книжки сведения из личной карточки работника, потерявшего после увольнения свою трудовую книжку.

Если работник работал на нескольких предприятиях, администрация предприятия по последнему месту работы может выдать работнику дубликат трудовой книжки, в котором будет отражено только время работы на данном предприятии. С этим дубликатом работник может поступить на другую работу, а затем получить справки с других предприятий, где он ранее работал, подтверждающие его трудовой стаж.

Действующее законодательство, к сожалению, не предусматривает материальной ответственности предприятий за задержку выдачи дубликата трудовой книжки. Такую ответственность, по нашему мнению, следует установить, так как отказ в выдаче дубликата трудовой книжки препятствует поступлению на новую работу. Поэтому ст.99 КЗоТ следовало бы дополнить частью 2, устанавливающей обязанность работодателя выплатить работнику средний заработок за время задержки выдачи дубликата трудовой книжки.

Законодательством не установлена материальная ответственность работодателя за утрату трудовой книжки, которая, как правило, причиняет работникам материальный и моральный ущерб. Например, администрация потеряла трудовую книжку работника, работавшего в нескольких организациях. Она выдала работнику дубликат трудовой книжки, подтверждающий время работы работника только в данной организации. В такой ситуации работник должен затратить немало времени и денег, чтобы получить справки, подтверждающие его стаж работы на предприятиях, где он работал до поступления в организацию, потерявшую его трудовую книжку. В целях предотвращения подобного нарушения и защиты прав работников, следует установить обязанность работодателя возмещать моральный и материальный ущерб, причиненный утратой трудовой книжки.

Б.И. Сосна,

кандидат юридических наук

"Гражданин и право", N 1, январь 2002 г.