Вопрос: Наш сотрудник сопровождает группу, для которой мы организуем проведение семинара. Для проезда в пансионат он использует свой личный автомобиль. Иногда мы оплачиваем для него номер в пансионате и питание, которое включено в стоимость номера. Как следует оформить документы, чтобы затраты, связанные с использованием личного автомобиля и проживанием нашего сотрудника в пансионате, можно было отнести на затраты? Услуги оказаны по договору, предметом которого является организация конференции ("Финансовая газета. Региональный выпуск", N 12, март 2002 г.)

Наш сотрудник сопровождает группу, для которой мы организуем проведение семинара. Для проезда в пансионат он использует свой личный автомобиль. Иногда мы оплачиваем для него номер в пансионате и питание, которое включено в стоимость номера. Как следует оформить документы, чтобы затраты, связанные с использованием личного автомобиля и проживанием нашего сотрудника в пансионате, можно было отнести на затраты? Услуги оказаны по договору, предметом которого является организация конференции.

В соответствии со ст.264 НК РФ "Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией" главы 25 "Налог на прибыль организаций" Налогового кодекса Российской Федерации для целей исчисления налога на прибыль в состав расходов организации включаются расходы на командировки, в частности на:

проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

суточные и (или) полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации.

Таким образом, о нормах возмещения расходов по найму жилых помещений, как это было до 1 января 2002 г., речь не идет.

Если при оказании услуг по организации конференции или семинара в конкретном месте вы для этих целей направите туда в командировку своего сотрудника, то могут появиться основания для включения в расходы организации командировочных расходов. Для этого следует:

оформить приказ о направлении сотрудника в командировку для обеспечения выполнения обязательств турфирмы по договору о проведении конференции или семинара;

в приказе указать бухгалтерии на необходимость оплаты найма жилого помещения для обеспечения проживания командированного сотрудника;

в приказе обязать сотрудника, направляемого в командировку, по возвращении представить документы из пансионата о фактическом нахождении в нем и использовании оплаченного проживания (квитанция, счет-фактура и иные документы);

оговорить с пансионатом, что в документах об использовании помещения будет указана только общая цена без выделения стоимости питания и иных дополнительных услуг. Это связано с тем что в ст.264 НК РФ речь идет о дополнительных услугах в гостиницах. У налоговых органов есть основания говорить о том, что оплата дополнительных услуг при проживании не в гостиницах, а в иных местах в расходы организации для целей исчисления налога на прибыль не включается.

Что касается выплаты компенсации работнику за использование автомобиля в служебных целях, то это возможно в соответствии со ст.264 НК РФ, но в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации.

Ю. Кольцов,

ООО "ЮВК Аудит"

20 марта 2002 г.

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 12, март 2002 г.