Вопрос: Можно ли сотрудникам по производственной необходимости выдавать ежемесячно проездные билеты на общественный транспорт? Как это отразить в бюджетном бухгалтерском учете и правильно оформить документально? ("Финансовые и бухгалтерские консультации", N 3, март 2002 г.)

Можно ли сотрудникам по производственной необходимости выдавать ежемесячно проездные билеты на общественный транспорт? Как это отразить в бюджетном бухгалтерском учете и правильно оформить документально?

Если проезд общественным транспортом необходим сотрудникам учреждения для выполнения их прямых обязанностей, то выдача проездных билетов за счет средств бюджета (за счет средств основной деятельности) допустима. Но непременным условием в данном случае является наличие бюджетных ассигнований по статье 110550 "Прочие транспортные расходы" экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации.

Приобретение и выдача проездных билетов за счет средств предпринимательской деятельности возможна, если уставом или положением учреждения, либо соответствующим законом, установлено право учреждения на расходование внебюджетных средств на эти цели.

Проездные билеты могут приобретаться только для тех сотрудников, работа которых носит разъездной характер (курьеров, экспедиторов и др.), если эти сотрудники на время выполнения служебных обязанностей не обеспечиваются специальным транспортом. Перечень должностей и специальностей работников должен устанавливаться соответствующими министерствами и ведомствами. Данное правило принято Постановлением Совмина РСФСР от 4 мая 1963 г. N 521 "Об упорядочении использования предприятиями, организациями и учреждениями средств на приобретение билетов для проезда на городском пассажирском транспорте". Несмотря на то что данное Постановление вступило в силу еще в 1963 г., оно утратило силу только применительно к хозрасчетным предприятиям, а для бюджетных учреждений является действующим.

Проездные билеты на общественный транспорт являются денежными документами и их учет ведется по правилам, установленным для всех денежных документов. Так, согласно Инструкции N 107н учет денежных документов осуществляется на субсчете 132 "Денежные документы". В общем случае технология отражения проездных билетов будет следующая:

Д 132 - К 120 - приобретены проездные билеты за наличный расчет;

Д 160 - К 132 - выданы проездные билеты сотруднику;

Д 200 - К 160 - по прошествии соответствующего периода, указанного в проездном билете, расходы на его приобретение отнесены на расходы учреждения.

Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются кассовыми ордерами, на которых проставляется штамп "фондовый". Учет этих операций ведут отдельно от учета операций по денежным средствам. Приходные и расходные фондовые ордера регистрируют в конце журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов формы N КО-3 (0310003) на отдельных листах.

Аналитический учет денежных документов ведут по их видам на карточке ф. N 292. Книги должны быть прошнурованы и опечатаны сургучной (мастичной) печатью, а количество листов должно быть заверено руководителем учреждения.

Проводка: Д 200 - К 160 - формируется на основании авансового отчета.

И.Н. Токарев,

президент компании "Центр экономического анализа",

г. Нижний Тагил

1 марта 2002 г.

"Финансовые и бухгалтерские консультации", N 3, март 2002 г.