Вопрос: Можно ли списать представительские расходы за счет собственных средств предприятия, если не имеется подтверждающих первичных документов, и как это правильно оформить? (ФПА АКДИ "Экономика и жизнь", выпуск 4, апрель 2002 г.)

Можно ли списать представительские расходы за счет собственных средств предприятия, если не имеется подтверждающих первичных документов, и как это правильно оформить?

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, являющимися первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ составляется в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно после ее окончания (пункты 1, 4 ст.9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Создание первичных учетных документов, установление порядка и сроков передачи их для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота (п.15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.98 N 34н).

При отсутствии первичного учетного документа хозяйственная операция не может быть отражена в бухгалтерском учете. В этой связи у предприятия для отражения операции в бухгалтерском учете при наличии документов, подтверждающих произведенные расходы (платежные поручения, чеки ККМ и пр.), возникает необходимость в восстановлении или дооформлении утраченных или неоформленных первичных учетных документов. Кроме того, следует заметить, что порядок отражения расходов предприятия в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности установлен Положением по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденным Приказом Минфина РФ от 06.05.99 N 33н, которым предполагается подразделение их на расходы по обычным видам деятельности, операционные и внереализационные расходы (п.4 ПБУ 10/99).

Отражение произведенных расходов предприятия (за исключением перечисленных в п.3 ПБУ 10/99) за счет иных источников финансирования, в том числе за счет собственных средств предприятия, данное ПБУ не предусматривает. Средства нераспределенной прибыли организации могут быть направлены только на выплату доходов учредителям (участникам) организации, отчисления в резервные фонды организации и на покрытие убытков прошлых лет.

Порядок отнесения расходов к числу представительских для отражения в бухгалтерском учете и порядок отнесения расходов, принимаемых для целей налогообложения, не всегда совпадают.

При составлении бухгалтерской отчетности к числу представительских расходов относятся расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников) других организаций, их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации (п.1 Норм и нормативов на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров..., утвержденных Приказом Минфина России от 15.03.2000 N 26н).

Для отражения перечисленных расходов в бухгалтерском учете в первичных учетных документах должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и их величина (п.1 Норм и нормативов).

При соблюдении всех этих условий представительские расходы включаются в состав расходов предприятия по обычным видам деятельности (пункты 5 - 8 ПБУ 10/99) и отражаются по счету 26 "Общехозяйственные расходы" с последующим их списанием на счет 20 "Основное производство" или счет 90 "Продажи" (в зависимости от принятого на предприятии способа признания управленческих расходов) (п.9 ПБУ 10/99, п.65 Методических рекомендаций о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации, утвержденных Приказом Минфина России от 28.06.2000 N 60н).

Из числа перечисленных расходов расходы предприятия, связанные с организацией развлечений, отдыха представителей других организаций, а также расходы по оплате услуг переводчиков и буфетного обслуживания при проведении этих мероприятий для целей налогообложения не принимаются. Все остальные из перечисленных расходов могут приниматься при исчислении налога на прибыль как прочие расходы, связанные с производством и реализацией, в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (п.2 ст.264 НК РФ, подп.22 п.1 ст.264 НК РФ), при условии документального подтверждения этих расходов, оформленных в соответствии с законодательством РФ (п.1 ст.252 НК РФ).

М. Бойкова

1 апреля 2002 г.

ФПА АКДИ "Экономика и жизнь", выпуск 4, апрель 2002 г.