Вопрос: Для участников выставки, которая будет проводиться в следующем месяце, приобретены железнодорожные билеты. Как отразить в бухгалтерском учете операцию по приобретению железнодорожных билетов для предстоящей служебной командировки работников? (Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", выпуск 7, февраль 2004 г.)

Для участников выставки, которая будет проводиться в следующем месяце, приобретены железнодорожные билеты.

Как отразить в бухгалтерском учете операцию по приобретению железнодорожных билетов для предстоящей служебной командировки работников?

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н, на субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы принимаются к учету в сумме фактических затрат на их приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. По дебету субсчета 50-3 "Денежные документы" отражается поступление денежных документов в кассу организации, а по кредиту этого субсчета - выдача денежных документов из кассы организации.

Организация уплатила денежные средства за железнодорожные билеты, но еще не воспользовалась ими. Стоимость билетов можно списать только тогда, когда они фактически будут использованы. Возможна ситуация, когда поездка может не состояться, а билеты будут возвращены продавцу.

Оплаченные железнодорожные билеты являются денежными документами. Учет поступления и выбытия таких документов оформляют первичными учетными документами, данные которых кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Унифицированные формы для учета денежных документов в настоящее время отсутствуют. Формы документов организация может разработать самостоятельно и утвердить в своей учетной политике. Оформлять такие документы следует с учетом требований к первичным учетным документам (п.2 ст.9 Закона "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ), то есть если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц.

Пример

На покупку билетов выдано из кассы подотчетному лицу 10 100 руб. Стоимость приобретенных билетов составила 9500 руб., оставшиеся 600 руб. внесены в кассу организации.

В бухгалтерском учете операции по предварительной покупке билетов отражаются следующими проводками.

Д-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами" К-т субсчета 50-1 "Касса организации" - 10 100 руб. - выданы из кассы денежные средства на предварительную покупку железнодорожных билетов

Д-т субсчета 50-3 "Денежные документы" К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 9500 руб. - сданы в кассу оплаченные железнодорожные билеты

Д-т субсчета 50-1 "Касса организации" К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 600 руб. - подотчетным лицом возвращен остаток выданного аванса в кассу

Д-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами" К-т субсчета 50-3 "Денежные документы" - 9500 руб. - в следующем месяце командированным работникам выданы под отчет железнодорожные билеты из кассы организации.

М. Стаханова,

аудитор ЗАО "АФ "Скарабей"

1 февраля 2004 г.

Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", выпуск 7, февраль 2004 г.