Вопрос: Сотрудник был направлен в командировку в Казахстан с 3 по 10 августа 2004 г. на служебном автомобиле. Аванс был выдан ему в рублях. К авансовому отчету приложены: справка из обменного пункта, в которой курс на 05.08.04: 1 руб. = 4, 5 теньге; счет из гостиницы и чеки на ГСМ, выраженные в теньге. Можно ли выдавать аванс в рублях при командировках за рубеж? Как отразить в учете данную хоз. операцию? (Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", выпуск 48, ноябрь 2004 г.)

Сотрудник был направлен в командировку в Казахстан с 3 по 10 августа 2004 г. на служебном автомобиле. Аванс был выдан ему в рублях.

К авансовому отчету приложены: справка из обменного пункта, в которой курс на 05.08.04: 1 руб. = 4, 5 теньге; счет из гостиницы и чеки на ГСМ, выраженные в теньге.

Можно ли выдавать аванс в рублях при командировках за рубеж?

Как отразить в учете данную хоз. операцию?

Действующее законодательство не запрещает выдавать аванс в рублях при командировках за рубеж. Однако при выезде за границу не всегда есть возможность обменять выданные рубли на валюту страны командировки, поэтому аванс на такие командировки выдается в валюте. Но и предписания выдавать при загранкомандировках только валюту российское законодательство не содержит. Поэтому, если сотрудник организации выезжает в командировку в Казахстан, никаких препятствий для выдачи аванса в рублях нет. Выдача наличных денег командированному работнику отражается в учете проводкой:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - выдана работнику подотчетная сумма.

Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ (утв. решением Совета директоров ЦБР от 22.09.93 N 40) лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах (п. 11). На основании данных утвержденного авансового отчета подотчетные денежные суммы списываются бухгалтерией в установленном порядке.

Согласно ПБУ 3/2000 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (утв. Приказом Минфина РФ от 10.01.2000 N 2н), расходы, осуществленные сотрудником вашей организации во время командировки в Казахстан, могут быть признаны в бухгалтерском учете на дату утверждения авансового отчета. Поэтому пересчет расходов, связанных с командировкой (счет из гостиницы и чеки на ГСМ), в рублевый эквивалент по курсу ЦБ РФ осуществляется бухгалтером именно на эту дату.

Согласно ПБУ 10/99 "Расходы организации" (утв. Приказом Минфина РФ от 06.05.99 N 33н) затраты на командировку, непосредственно связанную с производством и реализацией продукции (работ, услуг), являются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ) и отражаются по дебету счетов учета затрат:

Д-т сч. 20 (26, 44) К-т сч. 71 - списана сумма командировочных расходов производственного характера.

Порядок учета командировочных расходов для целей налогообложения во многом совпадает с правилами бухучета. Расходы на командировку включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Момент признания командировочных расходов в налоговом учете зависит от применяемого организацией метода учета доходов и расходов. Так, при методе начисления датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). При кассовом методе расходы могут быть признаны после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК).

И. Горшкова,

эксперт АКДИ "ЭЖ"

1 ноября 2004 г.

Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", выпуск 48, ноябрь 2004 г.