Актуальные задачи бюджетирования в страховой компании (Г. Земитан, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 49, декабрь 2004 г.)

Актуальные задачи бюджетирования в страховой компании

Страховые компании все чаще внедряют системы бюджетирования в свою управленческую практику. В данной статье рассказывается об опыте автоматизации бюджетного управления в страховых компаниях с использованием автоматизированной системы бюджетирования BPlan.

Страховой бизнес имеет ряд особенностей, которые сказываются на системе бюджетов страховой компании:

как правило, корпорация наряду с управляющей компанией имеет в своей структуре несколько филиалов или представительств, работающих с клиентами в регионах;

часть принятых рисков передается в перестрахование;

компания продвигает на рынок несколько (обычно - около десятка) страховых продуктов;

страховые выплаты являются прямыми затратами, связанными с конкретным продуктом.

Для принятия обоснованных управленческих решений руководителям страховой компании необходима информация по следующим плановым и фактическим показателям:

прибыль/рентабельность деятельности филиала;

прибыль/рентабельность конкретного продукта (вида страхования).

Еще более полезным является показатель, учитывающий оба аналитических разреза, - "прибыль/рентабельность продукта X в филиале Y". В терминах этих показателей может формулироваться система финансовых целей компании, на основании которой принимается решение об утверждении разработанной версии бюджета, строится система мотивации менеджеров филиалов (в том числе отвечающих за конкретный продукт, если таковые имеются в организационной структуре), принимаются решения по продуктовой политике и управлению филиальной сетью. В данной статье мы рассмотрим, как эта задача может быть отражена в системе бюджетов страховой компании.

На первом этапе создается справочник продуктов (видов страхования), который будет использоваться в бюджетах. Как правило, продукты подразделяются на две группы - "Страхование юридических лиц" и "Страхование физических лиц". На рис. 1 приведен пример справочника продуктов (аналитического направления) в системе BPlan.

"Рис. 1"

Кроме того, аналогичным образом создается справочник филиалов, который будет присутствовать в качестве аналитического разреза в бюджетных таблицах. Созданная в справочниках иерархия не только служит средством удобного визуального представления данных в бюджетах, но и позволяет автоматически консолидировать данные конкретных страховых продуктов (филиалов) в суммарные показатели по группам и по всем продуктам (филиалам) в целом.

Рассмотрим простейший набор бюджетов страховой компании, минимально необходимый для решения поставленной задачи, который показан на рис. 2. Для удобства работы бюджеты объединены в две группы - "Бюджеты филиалов" и "Бюджеты управляющей компании".

"Рис. 2"

Структура бюджета продаж в BPlan показана на рис. 3. В верхней части окна представлены статьи бюджета, в нижней - используемые аналитические разрезы (направления). В статьях "Продажа страховых услуг" и "Передано в перестрахование" вводятся соответственно поступившая от клиентов выручка и суммы, передаваемые перестраховочным компаниям. Статья "Сальдо" рассчитывается как разность между первыми двумя статьями по специально созданной формуле и представляет собой доход, без учета выплат на перестрахование. Все статьи этого бюджета рассматриваются по четырем направлениям аналитики: страховые продукты, филиалы, бюджетные периоды и версии (плановая, фактическая, отклонение абсолютное, отклонение относительное).

"Рис. 3"

Смоделированный таким образом бюджет продаж в режиме работы с таблицей представлен на рис. 4. Показаны данные для анализа "План-Факт" по статье "Сальдо" за январь в разрезе страховых продуктов и филиалов. Остальные статьи и бюджетные периоды в данной таблице не отображаются.

"Рис. 4"

Возможности BPlan по работе с таблицами позволяют практически мгновенно настраивать именно тот вид представления сложной многомерной структуры бюджетных данных, который необходим в данный момент для их ввода или анализа. Например, настройка других форм отображения бюджета продаж обеспечивает анализ:

фактической динамики доходов суммарно по всем филиалам;

сумм, которые по плану должны быть переданы в перестрахование по страхованию грузов в каждом из периодов в разрезе филиалов;

относительных отклонений "Плана" от "Факта" для всех трех статей в Витебском филиале суммарно за год и т.п.

После бюджета продаж целесообразно разработать бюджет страховых выплат. Его структура похожа на структуру бюджета продаж. Бюджет страховых выплат содержит те же четыре аналитических направления и статьи "Страховые выплаты", "Входящее перестраховое покрытие" и "Сальдо". Последняя статья рассчитывается как разность между первыми двумя статьями и показывает итоговую величину оплаченных убытков компании. Как уже упоминалось выше, страховые выплаты непосредственно связаны с конкретным продуктом, поэтому следует обеспечить их планирование и учет в разрезе продуктов, для чего в бюджете и присутствует направление "Продукты".

В бюджете расходов филиалов представлены данные по операционным расходам каждого филиала. Состав статей, разумеется, настраивается индивидуально для каждой компании. Главное, использовать один и тот же классификатор для каждого филиала, чтобы иметь возможность для сравнительного анализа.

Чтобы бюджетирование действительно работало как система управления, необходимо обеспечить активное участие руководителей филиалов (и, возможно, менеджеров) не только в подготовке фактических данных по исполнению бюджета, но и в процессе планирования. Для этого с помощью специального Мастера для каждого филиала создаются Excel-шаблоны, связанные с таблицами BPlan (бюджет продаж, бюджет страховых выплат, бюджет расходов филиалов). Шаблоны отсылаются в филиалы и после заполнения присылаются обратно. Руководителю, работающему с общей моделью в BPlan, остается только нажать кнопки "Импорт" и "Расчет модели" для получения консолидированных данных во всех бюджетах.

Для определения прибыльности и рентабельности каждого продукта в каждом филиале необходимо как минимум дважды разнести косвенные расходы. В этих целях в системе бюджетов присутствуют таблицы "Разнесение расходов филиалов на продукты" и "Разнесение расходов управляющей компании". Прежде всего необходимо распределить расходы филиалов на конкретные продукты. Для этого в таблице "Разнесение расходов филиалов на продукты" предусмотрено направление "Продукты", которого не было в бюджете расходов филиалов. Сначала нужно выбрать базу разнесения, пропорционально которой расходы филиалов будут распределяться на продукты. Имеем три возможные базы: выручка от продаж, статья "Сальдо" (выручка за минусом сумм, переданных в перестрахование) и сальдо за минусом страховых выплат. В каждом конкретном случае такой выбор должны делать менеджеры компании, занимающиеся разработкой бюджетов. Мы будем использовать в качестве базы статью "Сальдо". Общую сумму расходов следует разносить без детализации по статьям, поэтому в таблице используется всего одна статья "Всего расходов". Для этой статьи создана показанная на рис. 5 формула, с помощью которой и можно решить задачу разнесения расходов.

"Рис. 5"

Общая сумма расходов (статья "Всего расходов" из бюджета расходов филиалов) умножается на отношение значения статьи "Сальдо" для данного продукта (модификатор "Тек." на рис. 5 справа) к значению этой же статьи суммарно по всем продуктам (модификатор "Всего").

В бюджете инвестиционных доходов планируются и анализируются суммы доходов компании от размещения свободных денежных средств. Как правило, общая сумма доходов разбивается на статьи "Проценты к получению", "Доходы от участия в других организациях", "Дооценка финансовых вложений" и "Прочие доходы по инвестициям".

Бюджет расходов управляющей компании содержит статьи расходов, связанные с управлением компанией (офисные расходы, зарплата управленческого персонала и т.п.). В целом структура этого бюджета не несет какой-либо отраслевой специфики. Особенностью является уже упоминавшаяся необходимость разнести рассчитанную в этом бюджете сумму расходов на филиалы и продукты. BPlan позволяет решить и эту задачу двойного разнесения путем создания всего лишь одной формулы для статьи "Всего расходов УК" таблицы "Разнесение расходов управляющей компании". Аналогично описанной выше формуле общая сумма управленческих расходов умножается на отношение статьи "Сальдо" для конкретного филиала и продукта к ее суммарному значению по всем филиалам и продуктам. После расчета таблицы получаем полную картину распределения управленческих расходов компании по продуктам и филиалам, проиллюстрированную на рис. 6. Запланированная в бюджете расходов управляющей компании сумма затрат в размере 75 000 у.е. автоматически распределилась по созданной формуле на все ячейки таблицы.

"Рис. 6"

После разнесения косвенных расходов в бюджетах на филиалы и продукты можно рассчитать бюджет доходов и расходов в этих разрезах. Пример этого бюджета приведен на рис. 7. В нем отражена часть бюджета доходов и расходов, относящаяся к Минскому филиалу и к страхованию имущества предприятий по результатам января. Все статьи этого бюджета являются расчетными. Сумма заработанных премий рассчитывается по данным бюджета продаж, инвестиционный доход - на основании бюджета инвестиционных доходов (разносится на филиалы и продукты по формуле, аналогичной описанным выше) и т.д. В итоге рассчитываются чистая прибыль и рентабельность. В данном случае полная рентабельность страхования имущества предприятий в Минском филиале составила в январе 7,75%, что на 3,95% ниже запланированной рентабельности (11,70%). Красным цветом в программе выделяются негативные отклонения фактических данных от плановых (уменьшение доходов или увеличение расходов), а синим - положительные. Несколькими движениями мыши можно настроить любой другой вид таблицы, например переключиться на другой продукт/филиал, просмотреть суммарные данные по всем продуктам/филиалам, отразить данные в динамике, изменить состав отображаемых статей и т.д. Таким образом, мы решили поставленную задачу - рассчитали показатели прибыли и рентабельности для каждого страхового продукта в каждом филиале, дающие в сумме общие показатели по компании в целом.

"Рис. 7"

В заключение следует отметить, что применение данных подходов при разработке модели бюджетов позволяет руководству страховой компании получить информацию, необходимую для решения таких задач, как:

бюджетное управление деятельностью филиалов на основе план-фактного анализа целевых показателей прибыльности;

разработка системы мотивации руководителей филиалов;

управление продуктовым портфелем страховых услуг.

Г. Земитан,

руководитель проекта Компания ITeam

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 49, декабрь 2004 г.