Работа над ошибками (Л. Зеленкова, "Практическая бухгалтерия", N 12, декабрь 2004 г.)

Работа над ошибками

Казалось бы, сдача годовой отчетности далеко за горами. И пока гром не грянет, никто не перекрестится. Но, чтобы этот процесс не превратился в стихийное бедствие, готовиться к нему надо уже сейчас. И лучшие помощники в этом - бераторы "Налоговый учет и отчетность" (том V) и "Бухгалтерская отчетность" (том VI) из серии "Практическая энциклопедия бухгалтера".

Прежде всего перед сдачей отчетности следует "закрыть" год. Теоретически этот процесс предполагает множество скучных действий. В частности, это инвентаризация, исправление ошибок и реформация баланса. Рассказывать о них подробно смысла нет. Эти процедуры стандартны и требования к ним не меняются уже много лет. Насколько досконально их выполнять - решать вам. Однако есть вещи, которые в конце года лучше все-таки сделать. Объясним почему.

Контроль необходим...

Ежегодная инвентаризация носит не только обязательно-принудительно-нудный характер. Как ни удивительно, у нее есть и полезный смысл. Он заключается в том, чтобы своевременно выявить ошибки в учете и оперативно исправить их.

О том, как правильно провести инвентаризацию, написано в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49). Хоть документ и старенький он действует до сих пор. Причем в ходе инвентаризации проверять нужно не только имущество фирмы, но и ее долги (как дебиторские, так и кредиторские).

Результаты ревизии оформляют первичными документами - актами или описями. Если же данные акта или описи отличаются от данных бухучета (например, выявлены излишки или недостачи), то необходимо составить "сличительную ведомость результатов инвентаризации". Формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88. Подробно о том, как составить и заполнить любой из них, написано в бераторе "Бухгалтерская отчетность" (том VI). Поэтому мы на этом останавливаться не будем.

Заметим, что оформить все инвентаризационные ведомости можно и формально. То есть не на основании подсчетов и сверок, а по данным бухгалтерской программы. Многие фирмы так и делают. Как правило, для малых предприятий, уверенных в своем учете, этого вполне достаточно. А вот бухгалтерам более крупных организаций советуем задуматься. Ведь такое упрощение жизни может еще как аукнуться в будущем.

...чтобы подчистить "хвосты"

В ваших же интересах провести инвентаризацию как можно скорее. Например, если речь идет об ошибке, которая приводит к недоплате налогов в бюджет. Не выявив ее самостоятельно, вы оставляете инспекторам шанс сделать это во время проверки. Излишне объяснять, что это может вылиться во внушительные санкции.

Самые опасные ошибки выплывают при инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности. Например, сверяя расчеты с поставщиками, вы можете обнаружить, что неправильно сформировали стоимость дорогих товаров. Или ошибочно приняли к вычету НДС по неоплаченному договору. Да и от чисто технических недочетов никто не застрахован. Нет ничего проще, чем в спешке забить в программу неверную сумму затрат или выручки. В бухучете выявленные по итогам года ошибки ликвидируются относительно просто. Но и этот процесс имеет свои особенности.

Исправить ошибку можно двумя способами:

- сторнировать все неправильные проводки и записать верные;

- добавить недостающую запись на сумму, отраженную в учете неверно.

Документальным основанием для проводок будет бухгалтерская справка, подписанная главным бухгалтером. Она может выглядеть так:

В налоговом учете возни с ошибками больше. Исправлять их нужно в том периоде, в котором они допущены. При этом придется подать в инспекцию уточненную декларацию за этот период. Для этого составьте новую декларацию, заполнив все графы с учетом новых данных. Но в большинстве случаев одной декларацией дело не ограничится.

К исправленным декларациям приложите сопроводительное письмо. Его образец вы найдете в бераторе "Налоговый учет и отчетность" (том V).

Естественно, недоплаченный налог нужно как можно скорее перечислить в бюджет. Причем в дополнение к нему придется заплатить еще и пени. Их размер - 1/300 ставки рефинансирования Банка России за каждый день просрочки (ст. 75 НК РФ).

Имейте в виду: доплатить налог и пени нужно до подачи "уточненки". В противном случае налоговая инспекция может взыскать штраф за неполную уплату налога (до 20% от суммы недоплаты). Этот же штраф грозит, если инспекторы обнаружат ошибку раньше вас, то есть во время проверки.

Пример

Воспользуемся данными приведенной выше бухгалтерской справки. Предположим, бухгалтер обнаружил ошибку 5 января 2005 года. На этот момент просрочка уплаты налога составила 76 дней. Ставка рефинансирования равна 13 процентам. "Актив" уплачивает НДС помесячно.

Бухгалтер сделал в учете проводки:

Дебет 99 Кредит 68 субсчет "Расчеты по пеням и штрафам"

- 296,40 руб. (9000 руб. x 13% : 300 x 76 дн.) - начислены пени за несвоевременную уплату НДС;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС"

Кредит 51

- 9000 руб. - перечислен в бюджет НДС;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по пеням и штрафам" Кредит 51

- 296,40 руб. - перечислены в бюджет пени по просроченному НДС.

Чтобы исправить ошибки в налоговом учете, бухгалтер должен:

- внести корректировки в книгу покупок за сентябрь. Это можно сделать, добавив туда отрицательную запись (то есть запись с минусом) на сумму недоплаченного НДС;

- сдать уточненную декларацию по НДС за сентябрь 2004 года с учетом внесенных исправлений.

Поскольку НДС не считают нарастающим итогом, уточненных деклараций за последующие месяцы сдавать не надо.

Финальный аккорд

В конце года нужно провести реформацию баланса. Датировать эту операцию следует 31 декабря. Состоит она из двух этапов. Во-первых, нужно закрыть счета:

- 90 "Продажи";

- 91 "Прочие доходы и расходы".

Сальдо по этим счетам на 1 января должно быть равно нулю.

Для этого сделайте проводки:

Дебет 90-9 Кредит 99

- отражена прибыль от обычных видов деятельности

или

Дебет 99 Кредит 90-9

- отражен убыток от обычных видов деятельности,

а также:

Дебет 90-9 Кредит 99

- отражена прибыль от прочих видов деятельности

или

Дебет 99 Кредит 90-9

- отражен убыток от прочих видов деятельности.

Во-вторых, полученный финансовый результат надо включить в состав нераспределенной прибыли или непокрытого убытка.

Заключительными проводками года будут:

Дебет 99 Кредит 84

- списана чистая (нераспределенная) прибыль отчетного года

или

Дебет 84 Кредит 99

- отражен чистый (непокрытый) убыток отчетного года.

Обратите внимание: решение о распределении прибыли (погашении убытков) учредители будут принимать уже в следующем году.

"Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила.

Во-первых, инвентаризация должна быть закончена до утверждения годовой отчетности акционерами (участниками) и сдачи ее в налоговую инспекцию (то есть до 30 марта). Во-вторых, записи по исправлению ошибок датируются 31 декабря отчетного года".

Документ

 31 декабря 2004 года               Закрытое акционерное общество "Актив"

Бухгалтерская справка

     В сентябре 2004 года в результате ошибки был принят к вычету НДС  по

оприходованным,  но  не  оплаченным  материалам.   В   результате   сумма

недоплаченного в бюджет налога составила 9000 руб.

     Ошибка исправлена в журнале хозяйственных операций 31  декабря  2004

года сторнировочной записью:

     Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

     -9000 руб. - сторнирована сумма НДС, ошибочно принятая  к  вычету  в

сентябре 2004 года.

     Главный бухгалтер        Смирнова             /Н.В. Смирнова/

Л. Зеленкова,

эксперт серии бераторов ПЭБ

"Практическая бухгалтерия", N 12, декабрь 2004 г.