Восстановление и списание документов, уничтоженных в результате пожара или иных стихийных бедствий (О.А. Курбангалеева, "Консультант бухгалтера", N 10, октябрь 2004 г.)

Восстановление и списание документов, уничтоженных в
результате пожара или иных стихийных бедствий

Никто не застрахован от случайностей. Поэтому каждое предприятие может попасть в ситуацию, когда бухгалтерские документы могут быть уничтожены. Как действовать бухгалтеру в этой ситуации, какие последствия ожидают предприятие, как избежать неприятных последствий? На эти и другие вопросы, связанные с утратой бухгалтерских документов, мы расскажем в нашей статьей.

Нужно ли хранить первичные документы

Согласно статье 17 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ о бухгалтерском учете организация должна хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Ответственность за несоблюдение этого требования несет руководитель организации. В случае нарушения порядка хранения документов с него может быть взыскан штраф в размере от 20 до 30 МРОТ (статья 15.11 КоАП РФ).

Налоговый кодекс РФ обязывает хранить документы, необходимые для исчисления налогов в течение четырех лет (подпункт 1 пункта 8 статьи 23 НК РФ). Отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухучета признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. За совершение такого нарушения предприятия наказываются по статье 120 НК РФ. Размер штрафа за такое деяние зависит от того, к одному или нескольким налоговым периодам относятся отсутствующие документы. В первом случае - это 5 000 руб., во втором - 15 000 руб. Если же налоговые органы докажут, что "проступок" повлек за собой занижение налоговой базы, то вместо перечисленных размеров штрафов налоговые органы могут взыскать штраф в размере 10 процентов от суммы неуплаченных налогов, но не менее 15 000 рублей.

Организация может быть оштрафована по статье 122 НК РФ из-за занижения налоговой базы или иного неправильного расчета налога. Ведь подтвердить правильность рассчитанных сумм налогов организация не сможет из-за отсутствия первичных документов. В этом случае предприятие ожидает штраф в размере 20 процентов от неуплаченной суммы налога.

В случае утраты бухгалтерских документов организация не сможет представить в налоговый орган документы, которые затребуют налоговики. Согласно статье 126 НК РФ это наказывается штрафом в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Таким образом, за утрату бухгалтерских документов к ответственности может быть привлечена как сама организация, так и ее руководящие работники. Предприятия будут оштрафованы на основании Налогового кодекса РФ, а руководители - на основании Кодекса об административных правонарушениях.

Нет вины - нет штрафов

Согласно пункту 2 статьи 109 НК РФ налогоплательщик не может быть привлечен к ответственности, если отсутствует его вина в совершении налогового правонарушения. Утрата документов считается нарушением только в том случае, если налоговой инспекции удастся доказать вину организации (пункт 6 статьи 108 НК РФ). Следовательно, пока налоговые органы не докажут виновность налогоплательщика, налагать на него штрафы они не имеют права.

Если организация утратила документы не умышленно, то можно говорить о событии непреодолимой силы (форс-мажор). Согласно пункту 3 статьи 401 ГК РФ, непреодолимая сила - это чрезвычайное и непредотвратимое при данных условиях обстоятельство (пожар, авария, наводнение, ураган, кража и т.д.). Поэтому арбитражные суды считают, что в случае утраты документов во время пожара или наводнения, вина налогоплательщика отсутствует (постановление ФАС Северо-Западного округа от 10.01.03 по делу N А05-7969/02-430/11, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.10.03 по делу N А33-5711/03-С3-Ф02-3362/03-С1).

Нет вины организации и в том, если документы были украдены, при условии, что факт кражи зафиксирован и подтвержден справкой из милиции (постановление ФАС Центрального округа от 16.10.02 г. по делу А48-1456/02-18).

В этом случае оштрафовать организацию по статье 120 НК РФ налоговики не могут.

На практике налоговики в каждом конкретном случае поступают в зависимости от ситуации. Если документы, представленные налогоплательщиком об утрате первичных документов, после проверки оказались подлинными, то штрафовать организацию не будут. Более того, налоговики могут отказаться от проведения проверок за те налоговые периоды, за которые документы утрачены.

Если причины потери документов налоговики признают неуважительными, то сначала попросят восстановить учет, а уже потом придут с налоговой проверкой. За отсутствие документов, которые организация могла восстановить, но не восстановила, налоговые органы вправе потребовать уплатить штраф по 50 руб. за каждый непредставленный документ (статья 126 НК РФ).

Таким образом, чтобы избежать штрафов, налогоплательщику необходимо подтвердить, что документы хранились надлежащим образом и его вина в пропаже или уничтожении документов отсутствует. Для этого необходимо иметь документы, которые подтверждают тот факт, что чрезвычайные обстоятельства действительно имели место.

Во всех случаях организация должна предпринять попытки к восстановлению утраченных документов.

Получаем оправдательные документы

Для тушения пожара предприятие непременно вызовет пожарных, которые составят акт с указанием списка погибшего имущества. В этот акт необходимо включить и перечень документов, уничтоженных в ходе пожара. Кроме того, необходимо получить справку из регионального отдела государственного пожарного надзора.

В каждом таком случае или иной чрезвычайной ситуации на место аварии вызывается спасательная служба.

Справку о произошедшем событии можно получить в территориальном управлении Министерства по чрезвычайным ситуациям.

Если произошла протечка местного водопровода и все документы были затоплены, то на место происшествия необходимо вызвать представителей ДЭЗа. После осмотра места происшествия они должны составить акт. В нем необходимо перечислить имущество и документы, которые пострадали от залива.

Если документы были украдены, то об этом необходимо заявить в органы внутренних дел. Заявление подается в ближайшее отделение милиции. Сотрудники милиции регистрируют заявление и выдают организации справку-подтверждение.

Полученные справки и акты (о пожаре с приложенным актом пожарных, о заливе, об ином стихийном бедствии от МЧС) бухгалтер должен представить своему налоговому инспектору. Причем лучше это сделать сразу, а не дожидаться, когда подойдет время очередной налоговой проверки.

Перечень этих документов налоговики обязательно проверят, позвонив в службу пожарного надзора.

Создаем комиссию и проводим инвентаризацию

В том случае, если первичные документы и учетные регистры бухгалтерского учета организации пропали или были уничтожены, руководитель организации должен назначить комиссию по расследованию причин пропажи или гибели указанных документов. Такой порядок установлен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 (пункт 6.8).

В случае необходимости для участия в расследовании причин утраты документов приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

Одновременно с назначением комиссии организация должна провести инвентаризацию имущества и документов. Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ проведение инвентаризации обязательно в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями, а также при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества (пункт 27 Положения). Результаты инвентаризации должны определить количество утраченных документов.

Восстанавливаем документы

Порядок и сроки восстановления документов необходимо согласовать в налоговой инспекции по месту регистрации.

Восстанавливать документы необходимо в том случае, если срок хранения их еще не закончился. Следовательно, документы, составленные шесть лет назад и ранее, можно не восстанавливать, а просто списать. Для этого необходимо оформить Акт на списание документов, утраченных в результате пожара, наводнения, кражи или другой чрезвычайной ситуации.

Восстановление же следует начинать с тех первичных документов, на основании которых необходимо будет составлять ближайшую бухгалтерскую и налоговую отчетность.

Проще всего восстановить те документы, которые организация получила от третьих лиц - от продавцов, покупателей, банка и др.

Достаточно письмом обратиться в обслуживающий организацию банк и попросить выдать копии выписок, платежных и расчетных документов по операциям на счетах организации. На основании движения денежных средств организации можно восстановить события хозяйственной деятельности предприятия. И уже на основании этих данных следует восстанавливать первичные документы, которые относятся к тому или иному платежу, к тому или иному поступлению денежных средств.

У партнеров по сделкам можно попросить заверенные копии документов, счетов, накладных, актов, других первичных документов, а также счетов-фактур, подтверждающих те или иные факты хозяйственной деятельности.

Однако не стоит обольщаться, предполагая, что все документы подлежат восстановлению.

В невыгодном положении окажутся те организации, которые работают с фирмами-однодневками. Дело в том, что эти "виртуальные" организации существует всего несколько месяцев и предназначены чаще всего только для обналички. Поэтому восстанавливая документы, бухгалтер может столкнуться с тем, что фирмы-однодневки больше не существует. Следовательно, восстановить первичные документы, полученные от этой организации, ему не удастся.

Практически невозможно восстановить первичные документы, на основании которых подотчетные лица составляли авансовые отчеты: железнодорожные билеты и билеты на самолет, чеки на приобретение ГСМ за наличный расчет, представительские расходы и т.д. Или же восстановление этих документов потребует большое количество времени и трудозатрат. Нет никаких шансов восстановить данные о движении наличных денежных средств в организации, если уничтожены кассовые документы, контрольно-кассовая лента от ККТ, книга кассира-операциониста и т.д.

Что касается прочих первичных документов, которые были созданы в организации, то восстановить их можно только в том случае если велся параллельный учет в подразделениях организации. Например, если на складе предприятия велся складской учет материалов, товаров и готовой продукции. При этом надлежащим образом составляются и ведутся карточки учета материалов, в которых фиксируются все поступления материалов и выдача их со склада.

Для восстановления первичных документов, которые непосредственно относятся к производству, данные управленческого учета, которые могут использоваться ведется в цехах предприятия. Отдел сбыта может представить данные о продажах продукции за восстанавливаемый период.

Сложно будет восстановить расчетные и платежные ведомости на выдачу заработной платы. Ведь при этом необходимо не только "вспомнить" кому и сколько было начислено, но и получить подписи всех работников, которым выдавалась заработная плата. В этом отношении будет очень кстати информация, которой обладает отдел труда и заработной платы. Правда, если такой отдел существует в организации.

Таким образом, восстановить внутренние первичные документы будет намного проще, если в организации ведется параллельный учет в структурных подразделениях. То есть данные бухгалтерского учета дублируются.

Практически все организации ведут бухгалтерский учет с использованием компьютерной техники. Следовательно, чтобы иметь возможность восстановить утраченные документы, необходимо сохранять резервную копию базы данных. Хранить ее необходимо отдельно от первичных документов, то есть место для хранения выбирать таким образом, чтобы в случае чрезвычайных обстоятельств резервная копия базы данных не пострадала.

Резервная копия базы данных спасет организацию и в том случае, если выйдет из строя жесткий диск компьютера и вся бухгалтерская информация канет в небытие.

Если вы последуете нашему совету, сможете восстановить абсолютно все первичные документы, созданные в вашей организации. После того, как вы их распечатаете, необходимо получить подписи лиц, которые были ответственны за проведение операций, отраженных в документе. Даже если сотрудник уволился, его можно разыскать и попросить об одолжении подписать восстановленный первичный документ.

Если документы восстановить не удалось

Как мы уже убедились, не всегда организация может восстановить утраченные не по ее вине документы. Но это ее не освобождает от уплаты налогов.

В этом случае налоговики рассчитают суммы налогов на основе информации об аналогичных организациях (подпункт 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ). Налоговый кодекс не уточняет, какие организации признаются аналогичными. Поэтому, рассчитывая налоги подобным образом, инспекторы руководствуются порядком, утвержденным письмом Госналогслужбы России от 13 августа 1994 г. N ВГ-4-13/94н.

Как правило, при выборе аналогичной организации учитываются ее отраслевая принадлежность, вид деятельности, среднемесячный размер выручки и среднесписочная численность работников. Иногда во внимание принимается общая стоимость основных средств.

Если налоговый инспектор учел не все показатели, а использовал только один из них, то его решение можно оспорить в судебном порядке. Например, постановлением ФАС Северо-Западного округа от 24 декабря 2002 г. N А05-5351/02-314/14 решение налоговой инспекции было отменено в результате того, что суд не признал выбранные налоговиками фирмы аналогичными.

В другом случае решение налоговиков было отменено, так как, определяя суммы налогов, они не учли финансовые показатели предприятия, среднюю рентабельность отрасли, стоимость основных фондов, численность работников аналогичных фирм и другие обстоятельства (постановление ФАС Уральского суда от 23 октября 2002 г. N Ф09-975/02-АК).

Порядок расчета "по аналогии" зависит от того, можно ли определить выручку налогоплательщика, утратившего документы или нет. Если возможно, то налогооблагаемую базу проверяемого предприятия рассчитывают, умножив его выручку на расчетный коэффициент. В свою очередь коэффициент определяется делением облагаемого дохода аналогичной организации на ее выручку.

Если выручку организации установить нельзя, то налоговую базу рассчитывают, умножив численность его производственного персонала на коэффициент (частное от деления налогооблагаемого дохода аналогичной организации на численность ее штата).

После пересчета налогов организации придется доплатить необходимые суммы в бюджет.

Однако, если организация понесла серьезные потери в результате пожара или наводнения, она может изменить сроки уплаты налогов и сборов в виде отсрочки или рассрочки. Согласно пункту 2 статьи 64 НК РФ отсрочка или рассрочка по уплате налога могут быть предоставлены налогоплательщику в случае причинения ему ущерба в результате стихийного бедствия, технологической катастрофы или иных обстоятельств непреодолимой силы. Отсрочка или рассрочка предоставляется на срок от одного до шести месяцев с единовременной или поэтапной уплатой налога (пункт 1 статьи 64 НК РФ).

Заявление о предоставлении отсрочки или рассрочки по уплате налога с указанием оснований и приложением необходимых документов представляется:

- по федеральным налогам - в федеральную налоговую службу;

- по региональным и местным налогам - в региональный или местный налоговый орган.

Решение о предоставлении отсрочки или рассрочки принимается в течение одного месяца со дня получения заявления.

Умышленное уничтожение документов

Бывают случаи, когда руководителю организации проще организовать на предприятии пожар, чем заплатить в бюджет налоги. В этом случае ему следует помнить об ответственности, которую предусматривает Уголовный кодекс РФ.

Во-первых, умышленное уничтожение или повреждение имущества, в результате которого был нанесен значительный ущерб собственнику, наказывается по статье 167 УК РФ. Это может быть штраф до 40 000 руб., обязательные работы на срок от 100 до 180 часов, исправительные работы до 1 года, арест на срок до 3-х месяцев или лишение свободы на срок до 2-х лет.

Следовательно, если собственнику имущества действия руководителя по такой "минимазации" налогообложения не понравятся, то он имеет полное право обратиться в суд и наказать предприимчивого бизнесмена.

Во-вторых, руководитель и главный бухгалтер организации понесут уголовную ответственность, если будет доказан факт умышленного уничтожения бухгалтерских документов в целях уклонения от уплаты налогов. Иными словами, в том случае, если будет установлена взаимосвязь между пожаром, наводнением или кражей в бухгалтерии документов с уклонением от уплаты налогов, то руководителю и главному бухгалтеру будет предъявлено обвинение по статье 199 УК РФ. Но только если имел факт уклонения от уплаты налогов в крупных и особо крупных размерах.

Крупной является недоимка, которая составляет в пределах трех финансовых лет подряд:

более 500 000 руб. и при этом превышает 10 процентов от суммы всех налогов, причитающихся к уплате в бюджет или превышает 1 500 000 рублей.

Особо крупным размером признается сумма, составляющая за период в пределах трех финансовых лет подряд:

более 2 500 000 руб., при условии, что доля неуплаченных налогов и сборов превышает 20 процентов от подлежащих уплате сумм налогов и (или) сборов, либо превышает 7 500 000 рублей.

Уклонение от уплаты налогов проявляется либо в том, что организация не представила в налоговую инспекцию декларацию о суммах налогов, причитающихся к уплате, либо указала в декларациях заведомо ложные сведения.

О.А. Курбангалеева

"Консультант бухгалтера", N 10, октябрь 2004 г.