Новогодняя лихорадка (Д. Попов, "Московский бухгалтер", N 12, декабрь 2004 г.)

Новогодняя лихорадка

Персонал любой фирмы с нетерпением ожидает наступления Нового года. Как всегда, возникают вопросы: где и как отмечать, какие подарки делать? Но для бухгалтера Новый год - не только праздник. Ведь именно он в ответе перед инспекторами за отражение в учете всех расходов организации.

В канун Нового года многие руководители принимают решение материально поощрить работников. Оформить премиальные можно несколькими способами и за счет разных источников. Существует два вида премий - предусмотренные и непредусмотренные системой оплаты труда. Первые фирма может установить на основании статьи 144 Трудового кодекса и закрепить как в трудовом контракте с каждым сотрудником, так и в коллективном договоре. При этом должен быть определен перечень работников, которых можно премировать по разным основаниям. Например, за достижение высоких показателей в работе.

Премии, не предусмотренные системой оплаты труда, регулируются статьей 191 Трудового кодекса. В ней говорится, что фирма может премировать работников разовыми выплатами за достижения в труде. Так можно поощрять любых сотрудников фирмы - документально закреплять круг "достойных" не требуется. Сумму вознаграждения нужно оговорить в приказе по организации. Заметим, что такие поощрительные выплаты могут производиться не только за личные достижения. Например, их можно выдавать по результатам работы подразделения или всей организации.

Как оформить и выдать премию

Для того чтобы выплатить вознаграждение, бухгалтеру нужно иметь типовой приказ руководителя. Для оформления премии одному сотруднику используется форма N Т-11. А если поощряется целая группа, нужно заполнить форму N Т-11а. Напомним, что эти формы утверждены Госкомстатом (постановление от 5 января 2004 г. N 1). В приказе должны упоминаться личные данные сотрудников, должности, которые они занимают, а также основания, по которым выплачиваются премии. Кроме этого необходимо прописать сумму, которую получит каждый работник.

В бухгалтерском учете премиальные могут быть отнесены к расходам по обычным видам деятельности, выплачены за счет нераспределенной прибыли или же включены в состав внереализационных расходов.

Расход по обычной деятельности

Премию следует отнести к расходам по обычной деятельности, если она начислена сотрудникам, которые непосредственно участвуют в производстве. При этом сумму поощрения нужно будет включить в расчет среднего заработка. Об этом говорит статья 139 Трудового кодекса. Заметим, что этот вид премий уменьшает налогооблагаемую прибыль согласно статье 255 Налогового кодекса.

Если вы отнесли поощрение к расходам по обычным видам деятельности, на его сумму нужно начислить НДФЛ, взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и ЕСН. То есть налогообложение такое же, как и при выплате зарплаты.

Какие записи в учете нужно сделать для отражения этого вида премии, показано в примере 1.

Нераспределенная прибыль

Премию можно отнести за счет нераспределенной прибыли, только если имеется соответствующий протокол общего собрания учредителей, а в акционерном обществе - акционеров. В нем должно быть прописано, что некоторая сумма этой прибыли будет направлена на выплату премиальных. На основании протокола руководитель организации издает приказ о премировании. Заметим, что такие премии облагаются НДФЛ и взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. А к расходам в целях налога на прибыль эту премию отнести нельзя. Поэтому она не будет облагаться ЕСН на основании статьи 236 Налогового кодекса.

В бухгалтерском учете нужно сделать такие записи:

Дебет 84 Кредит 70 - отражено начисление премии;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ" - начислен налог на доходы;

Дебет 84 Кредит 69-1 субсчет "Расчеты по страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" - начислены "травматические" взносы;

Дебет 70 Кредит 50 - сумма премии выдана из кассы организации.

Внереализационный расход

Премии нужно отнести к внереализационным расходам, если они назначены за непроизводственную деятельность. Ею может быть любая экономически неоправданная работа. Другими словами, она не должна приносить дохода фирме. Это может быть, например, украшение помещения офиса к празднику. Налогообложение таких премий аналогично тем, которые относятся к нераспределенной прибыли. А чтобы начислить "внереализационное" поощрение, в учете нужно сделать такие записи:

Дебет 91-2 Кредит 70 - начислены премиальные персоналу организации;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ" - удержан налог на доходы с суммы премиальных;

Дебет 91-2 Кредит 69-1 субсчет "Расчеты по страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" - начислены взносы по "травматизму";

Дебет 70 Кредит 50 - сумма премии выплачена из кассы организации.

Корпоративная вечеринка

Хорошо, когда начальник "подбрасывает" прибавку к зарплате по случаю Нового года. Но еще лучше, если получение незапланированной суммы и наступающий праздник отметить "внутрифирменным" застольем.

К сожалению, практически невозможно доказать инспекторам экономическую обоснованность новогодних затрат. Расходы на праздник не уменьшают налогооблагаемую прибыль, но и ЕСН на них не начисляется.

Обратите внимание: по этим затратам нельзя будет принять к вычету входной НДС, поскольку реализация для расчета этого налога отсутствует.

А вот ситуация с налогом на доходы физических лиц является неоднозначной.

С одной стороны, НДФЛ с сумм "материальной выгоды", полученной сотрудниками от потребления еды и напитков, удерживать не нужно. Ведь такие "доходы" обезличены. Другими словами, невозможно определить денежное выражение выгоды в натуральной форме, которую получил тот или иной сотрудник. Ведь подсчет количества съеденного и выпитого каждым практически нереализуем.

С другой стороны, налоговики зачастую требуют исчислить налог на доходы и предлагают для этого следующий алгоритм расчета. Сначала нужно составить поименный список присутствовавшего на вечеринке персонала. Деньги, потраченные на торжество, разделить на их количество и оформить приказом по организации. Затем нужно полученную "усредненную" сумму вписать в лицевую карточку каждого участвовавшего в праздновании Нового года сотрудника как дополнительный доход. И, наконец, прибавить ее в виде премиальных к фонду оплаты труда.

Разумеется, такой подход достаточно трудоемок. К тому же вызывает сомнения справедливость "уравниловки". Поэтому выгоднее оформить новогодний банкет как мероприятие, затраты по которому уменьшат налогооблагаемую прибыль.

"Представительский" банкет

Если оформить новогоднюю вечеринку как представительские расходы, то такие затраты можно будет отнести к составу прочих. Налогооблагаемую прибыль они уменьшат. Но не более чем на четыре процента от фонда оплаты труда с начала года (п. 2 ст. 264 НК).

Напомним, что перечень представительских расходов закрыт. Они могут быть связаны с проведением официального приема, под которым подразумеваются завтрак, обед, или "другое аналогичное мероприятие", или с буфетным обслуживанием во время переговоров. Также в разряд представительских Налоговый кодекс записывает расходы по доставке участников переговоров или деловой встречи к месту ее проведения и обратно. А вот затраты на организацию развлечений таковыми не являются.

Документы, подтверждающие расходы на проведение делового ужина, подготовить несложно, поскольку участия партнеров для этого не требуется.

Обычно достаточно составить приказ о представительских расходах и отчет о проведенной встрече. Первый документ нужно датировать началом года. В нем руководитель утверждает предельные размеры (нормативы) по каждому виду расходов, а также назначает ответственных за расходование средств. Заметим, что в приказе можно установить любые суммы. Тем не менее они будут нормироваться для целей расчета налога на прибыль в пределах четырех процентов от фонда оплаты труда.

Чтобы обосновать "представительские" затраты, бухгалтер должен составить отчет. В документе нужно указать дату и место проведения приема, программу мероприятия, участников и сумму потраченных денег.

После составления отчета о приеме представителей сторонней организации нужно подготовить и авансовый отчет от имени ответственного за проведение бизнес-встречи, который был назначен в приказе о представительских расходах. Разумеется, к нему должны быть приложены все первичные документы, подтверждающие расходы.

Заметим, что во время проведения делового ужина "свои" сотрудники могут потреблять продукты питания и напитки наравне с "чужими". А вот об алкоголе нужно сказать отдельно. Налоговики не признают расходы на "горячительное" в качестве представительских. Поэтому лучше, если в первичных документах, подтверждающих такие затраты, не будет алкогольных напитков.

Пример 1

ООО "Альфа" занимается торговлей. Положение о премировании в организации предусматривает выплаты всем сотрудникам по итогам работы за год в размере 25 процентов должностного оклада.

Руководитель определил, что в 2004 году показатели работы были высокими, о чем издал соответствующий приказ. Новогодняя премия назначена каждому сотруднику ООО "Альфа". Фонд оплаты труда в декабре 2004 г. составил 70 000 рублей. Стандартные налоговые вычеты в организации не предоставляются. Ставки взносов по страхованию от несчастных случаев и ЕСН составляют соответственно 0.3% и 35.6%.

Бухгалтер организации сделал такие записи в учете:

70 000 руб. x 25% = 17 500 руб.

Общая сумма, начисленная сотрудникам за декабрь 2004 г., равна:

70 000 руб. + 17 500 руб. = 87 500 руб.

Дебет 44 Кредит 70 - 87 500 руб. - начислена сумма вознаграждения персоналу за декабрь (заработная плата и премиальные);

Дебет 44 Кредит 69-1 субсчет "Расчеты по страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" - 262,5 руб. (87 500 руб. x 0,3%) - начислены взносы по "травматизму";

Дебет 44 Кредит 69-1 субсчет "Расчеты с фондом социального страхования" - 3500 руб. (87 500 руб. х 4%) - отражено начисление взносов в ФСС;

Дебет 44 Кредит 68 субсчет "ЕСН" - 24 500 руб. (87 500 руб. x 28%) - начислен ЕСН в федеральный бюджет;

Дебет 68 субсчет "ЕСН" Кредит 69-2 "Расчеты по пенсионному обеспечению" - 12 250 руб. (87 500 руб. x 14%) - "пенсионные" взносы зачтены в счет уплаты ЕСН в федеральный бюджет;

Дебет 44 Кредит 69-3 "Расчеты по обязательному медицинскому страхованию" - 3150 руб. (87 500 руб. x 3,6%) - начислены взносы в ФОМС;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ" - 11 375 руб. (87 500 руб. x 13%) - начислен НДФЛ с суммы вознаграждения работникам организации;

Дебет 70 Кредит 50 - 76 125 руб. (87 500 - 11 375) - сумма заработной платы вместе с премиальными выплачена из кассы.

Пример 2

ООО "Гамма" организовало новогодний банкет. В течение всего года фирма не использовала резерв представительских расходов. Фонд оплаты труда за 2004 год составил нарастающим итогом 1 800 000 рублей, а затраты на новогодний банкет - 70 800 рублей, в том числе НДС - 10 800 рублей. Сумма на проведение праздника была выдана наличными в подотчет сотруднику фирмы, который полностью отчитался за нее и представил счет-фактуру поставщика еды и напитков.

Получив подтверждающие расходы документы и счет-фактуру, бухгалтер ООО "Гамма" сделал такие записи в учете:

Дебет 71 Кредит 50 - 75 000 руб. - ответственному сотруднику выданы наличные на оплату представительских расходов;

Дебет 26 Кредит 71 - 60 000 руб. - отражены представительские расходы;

Дебет 19 Кредит 71 - 10 800 руб. - выделен НДС;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19 - 10 800 руб. - зачтен НДС;

Дебет 50 Кредит 71 - 4200 руб. (75 000 - 70 800) - подотчетное лицо возвратило остаток аванса.

Определим, какая часть представительских расходов будет уменьшать налогооблагаемую прибыль:

1 800 000 руб. x 4% = 72 000 руб. - на эту сумму ООО "Гамма" сможет уменьшить налогооблагаемую прибыль.

Представительские расходы находятся в пределах 4% от фонда оплаты труда за 2004 год. Поэтому они полностью учитываются при расчете налога на прибыль.

Д. Попов

"Московский бухгалтер", N 12, декабрь 2004 г.