В погоне за невидимой подписью (В. Глебова, "Московский бухгалтер", N 1, январь 2005 г.)

В погоне за невидимой подписью

Переводя внутренний документооборот на электронные рельсы, руководители фирм не всегда задумываются о проблемах, которые могут возникнуть на этом пути. Бухгалтеры остаются виноватыми.

Многие российские фирмы уже успели внедрить на своих предприятиях электронную бухгалтерию и даже сделать весь внутренний документооборот безбумажным. Действительно, некоторые имеют неплохую компьютерную базу, но не всегда она используется эффективно - часто у сотрудников монитор и клавиатура по-прежнему заняты пасьянсом "косынка". Однако, как показывает пример одной крупной столичной компании, электронная реформа может не только оптимизировать рабочий процесс, но принести с собой и массу нежелательных последствий.

Три месяца назад руководство крупного строительного холдинга, развернувшего свою деятельность по всей стране, решило навести порядок в своем головном офисе. Несмотря на то, что бухгалтерия уже успела стать электронной, документы приходили на подпись в бумажном виде, а это, как здраво решили в руководстве компании, уже прошлый век.

Тогда-то и нашлось очередное достойное применение обширной внутренней компьютерной сети, которая включала в себя около ста компьютеров, в том числе и пять машин бухгалтерии. С того дня, как был введен новый принцип работы, все платежки, счета или командировочные стали попадать на мониторы счетоводов и синхронизироваться со специальной компьютерной программой. Хотя бумаги никто не отменял, но приоритет был отдан электронике. Казалось бы, наконец-то счетоводы могут вздохнуть спокойно: хорошо налаженная работа может сократить количество ненужных движений и в итоге сэкономит время. Конечно, это не означает, что компьютер освобождает от бумажной работы, но шансов на ошибку практически не остается. Бухгалтеры за нововведение проголосовали единогласно - в большинстве своем они были знакомы с тонкостями электронной бухгалтерии, но оказалось, что все не так просто.

Напомним еще раз, что речь идет о строительной фирме, и в ее руководстве стоят опытные производственники, так сказать, старой закалки, которые из всей электроники признавали только телефоны. Но теперь они столкнулись с необходимостью сидеть у компьютера и отслеживать всю внутреннюю корреспонденцию, пришедшую к ним на подпись. Прежде чем согласованный документ дойдет до бухгалтерии, "электронная бумага" должна быть одобрена несколькими ответственными руководителями. Сначала документ должен подписать начальник отдела, а затем начальник службы, далее бумага попадает к начальнику управления контроля и только потом - к финансовому директору, который и ставит визу к оплате.

Документ по сети попадает от одного начальника к другому, тот, изучив содержание файла, ставит в нужном окошке галочку, заменяющую электронную подпись.

Юридической силы эта "галочка" не имеет, в отличие от настоящей электронной подписи, она в ходу только внутри предприятия. Право на настоящую электронную подпись имеют только гендиректор и главный бухгалтер. Нужно отметить, что подделать подпись-галочку нельзя - каждый работник фирмы имеет личный код доступа к своему компьютеру, настроенному лично под него, и абы кто сесть за машину начальника не может. Допустим, сотрудник одного из отделов собрался в командировку. Раньше он должен был заполнить специальную форму, затем обойти ряд кабинетов, получая долгожданные подписи, а уже в финале пойти в бухгалтерию, где получал деньги на билеты и прочие расходы.

Теперь, казалось бы, сотруднику по кабинетам бегать совсем не нужно, и время, убитое в погоне за подписью, можно провести с пользой. Но, увы, только тогда в фирме поняли, что такое настоящая суматоха.

Рассказывает ведущий специалист производственного отдела Константин Лавров:

- Теперь, для того чтобы документ попал в бухгалтерию, уходит в три раза больше времени. Если счет приходит по факсу, то я, в принципе, должен только поставить печать в канцелярии, а начальник отдела вносит данные в компьютер. Далее остается ждать, когда все начальники поставят свои визы, но они упорно не замечают, что на их компьютер пришла моя информация, - они редко сидят на месте. Поэтому сначала приходится их вызванивать и буквально умолять посмотреть на монитор, а они даже не знают, куда и нажать-то надо. Приходится ждать, пока кто-нибудь из техподдержки придет и объяснит.

И если финдиректор и начальник управления контроля кабинет покидают редко, то остальных руководителей на месте застать практически невозможно. В былые времена, не застав руководителя в кабинете, его нужно было "отлавливать" на лестнице или даже бегать за ним по улице, но злополучная подпись оказывалась на бумаге. А вот с компьютером под мышкой по коридорам не побегаешь, потому и приходится дожидаться, когда босс заглянет в компьютер.

Своими соображениями поделился заместитель начальника IT-отдела Станислав Конкин, который непосредственно отвечает за внедрение новой системы:

- К сожалению, не могу сказать, что переход документооборота в электронное русло дается нам без потерь. Программа была создана нашими программистами на базе одной популярной бухгалтерской программы. И неудивительно, что сотрудники, не знакомые с ней, растерялись от терминологии и множества непонятных окошек. Кроме того, программа не извещает о поступившей корреспонденции, как, например, это делает ISQ. К тому же, пока царит неразбериха в самом допуске к электронной подписи, при отсутствии руководителя его заместитель просто забывает поставить свою отметку на документе. Можно сказать, что в самом выгодном положении оказались бухгалтеры, которые уже не первый год работали с прототипом этой программы. Насколько я знаю, и они не очень довольны - проблемы коснулись и счетоводов. Но я уверен, что со временем все образуется, к сожалению, редко какая новая идея вызывает радость в рядах сотрудников.

Заместитель главного бухгалтера Ольга Симонова тоже не совсем довольна электронной революцией:

- Неужели нельзя было сначала научить всех сотрудников работать с программой, а уже потом переводить документы в компьютеры? Раньше, когда в каком-либо отделе полномочный сотрудник получал счет по оплате услуги, то прямо на этой бумаге расписывался начальник его отдела, а потом на документе появлялась виза финдиректора к оплате. Документ попадал в бухгалтерию, если так можно сказать, в первозданном виде. Теперь же документ проходит весь круг в электронном виде - начальники отделов самостоятельно вводят данные, указанные в счете, в компьютер. Но то ли у них времени на это не всегда хватает, то ли они плохо разбираются в этом вопросе, но порой счет доходит до нас уже просроченным. Как известно, многие фирмы, страхуясь на случай инфляции, ограничивают срок оплаты счета до трех дней. Кроме того, начальники отделов, до этого не сталкивающиеся с подобной процедурой, совершают ошибки. Несколько раз я замечала ошибки в номерах реквизитов или даже в суммах, указанных в оригинале и электронной версии счета. А теперь представьте себе, что счет просрочен, и совсем не по нашей вине. Куда пойдет ругаться сотрудник? Конечно, к нам - в бухгалтерию. Обстановка в офисе нервозная, и когда же наконец все утрясется...

По слухам, которые упорно ползут по фирме, в высоком руководстве сами не рады, что электронная реформа произошла так стремительно. Но поворачивать поезд вспять - значит признать свою неправоту, а руководитель не может себе этого позволить. А тем временем обстановка накалилась до предела, и очень часто крайними в спорах оказываются бухгалтеры.

В. Глебова

"Московский бухгалтер", N 1, январь 2005 г.