Погибшие на трудовом фронте (Н. Руденкова, "Расчет", N 1, январь 2005 г.)

Погибшие на трудовом фронте

Как правило, трудовые книжки выдают новым работникам. Но что делать, если вы испортили документ при заполнении либо книжка пришла в негодность при потопе или пожаре?

В этих случаях трудовые книжки можно списать. Сразу заметим, что сделать это можно, только если эти документы числятся у вас на балансе.

Выбытие книжек оформите актом на списание материальных ценностей.

Стоимость пришедших в негодность бланков учтите на счете 94 "Недостачи". Кроме того, придется восстановить НДС по испорченным книжкам.

Погасить недостачу фирма может по-разному.

Если бланки утрачены или испорчены в результате ЧП, стоимость дубликатов относится к чрезвычайным расходам:

Дебет 99 Кредит 94

- списана на чрезвычайные расходы стоимость новых бланков.

В налоговом учете они считаются внереализационными (подп. 6 п. 2 ст. 276 НК). Такие расходы уменьшают налог на прибыль.

А как быть, если бланк испортил кадровик? В Правилах ведения и хранения трудовых книжек (утверждены постановлением правительства от 16 апреля 2003 г. N 225) на этот счет ничего не сказано. Поэтому решайте сами, на кого возложить ответственность - на кадровика или на фирму.

Если фирма предпочла первый вариант, стоимость испорченного бланка удержите из зарплаты сотрудника отдела кадров. Выбрав второй вариант, спишите брак на внереализационные расходы. Однако учтите - обосновать целесообразность такого расхода не получится. Поэтому уменьшить на него налогооблагаемую прибыль нельзя.

Если вы применяете ПБУ 18/02, то у вас появится постоянная разница. По ней возникнет постоянное налоговое обязательство.

Обратите внимание: выдать работнику новую трудовую книжку взамен испорченной или утраченной фирма обязана бесплатно.

Как учесть испорченные книжки, покажем на примере.

Пример

В ЗАО "Актив" есть бланки трудовых книжек. Они были куплены по цене 59 руб. за штуку, в том числе НДС - 9 руб.

Предположим, работник отдела кадров Скворцов сделал ошибку, выписывая трудовую книжку новому сотруднику.

Бухгалтер "Актива" отразит списание бракованного бланка так:

Дебет 19 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

- 9 руб. - восстановлен входной НДС по испорченному бланку;

Дебет 94 Кредит 41

- 50 руб. - списана себестоимость испорченного бланка;

Дебет 94 Кредит 19

- 9 руб. - списан входной НДС по испорченному бланку;

если отвечает кадровик

Дебет 70 Кредит 94

- 59 руб. - удержана из зарплаты Скворцова недостача;

если отвечает фирма

Дебет 91-2 Кредит 94

- 59 руб. - списана за счет фирмы недостача;

Дебет 99 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на прибыль"

- 14 руб. (59 руб. x 24%) - отражено постоянное налоговое обязательство.

Н. Руденкова

"Расчет", N 1, январь 2005 г.