Считаем отпуск по-умному (Н. Левенец, "Расчет", N 2, февраль 2005 г.)

Считаем отпуск по-умному

Руководитель пошел навстречу сотруднику и предоставил ему отпуск раньше времени. Чем это может обернуться для бухгалтера?

Работа над ошибками

Брак в работе бухгалтера может дорого стоить фирме. Поэтому ошибки надо вовремя и грамотно исправлять. Мы расскажем, как и когда это делать.

Хорошо, когда работники вовремя уходят в отпуск, вовремя получают отпускные, вовремя возвращаются и остаются. Тогда в расчетах с ними вопросов не возникает, все получается гладко и красиво.

А если ваш сотрудник решил отгулять отпуск раньше времени? Трудовой кодекс это позволяет. В статье 122 сказано, что отправиться отдыхать можно через шесть месяцев после начала работы. А по договоренности с руководством можно даже и раньше. Причем на полную продолжительность установленного законом отпуска - 28 календарных дней.

В этом случае считается, что отпуск предоставлен авансом. Отпускные при этом положено рассчитывать таким же образом, как и после года работы. Общий порядок расчета среднедневного заработка для оплаты отпусков утвержден постановлением Правительства от 11 апреля 2003 г. N 213.

Пример 1

Антонов В.С. был принят на работу в ООО "Космос" 1 июня 2004 года. С 4 по 31 января 2005 года включительно ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. Расчетный период (октябрь, ноябрь, декабрь) отработан полностью, ежемесячная заработная плата Антонова - 10 000 руб. В расчет отпускных бухгалтер "Космоса" включил 30 000 руб.

Среднедневная зарплата Антонова равна 337,84 руб. (30 000 руб. : 3 мес. : 29,6 дн.), сумма отпускных составила 9459,52 руб. (337,84 руб. x 28 дн.). Для упрощения примера стандартные вычеты не рассматриваем. Тогда сумма НДФЛ с отпускных равна 1229,73 руб. (9459,52 руб. x 13%). Бухгалтер "Космоса" начислил и выплатил отпускные в январе:

Дебет 20 Кредит 70

- 9459,52 руб. - начислены отпускные за январь;

Дебет 70 Кредит 68

- 1229,73 руб. - удержан НДФЛ с отпускных;

Дебет 70 Кредит 50

- 8229,79 руб. (9459,52 - 1229,73) - выданы на руки отпускные.

Расплата за аванс

Если после такого раннего отпуска сотрудник уволится, так и не "отработав" его полностью, у бухгалтера возникнет масса проблем. В частности, придется пересчитать отпускные и "отобрать" у работника их часть. При этом в бухучете надо сторнировать начисленные ранее "лишние" суммы и отразить их удержание с работника. Об этом недавно напомнил Минфин (письмо от 20 октября 2004 г. N 07-05-13/10).

Кроме того, фирма должна вернуть увольняемому часть НДФЛ с отпускных. Для этого он должен написать заявление на имя фирмы о возврате ему излишне удержанных сумм (п. 1 ст. 231 НК). Конечно, отдавать налог непосредственно работнику не обязательно. На его сумму можно просто уменьшить возвращаемые работником отпускные.

Пример 2

Допустим, 1 февраля 2005 года Антонов уволился. Бухгалтер "Космоса" рассчитал, какую сумму отпускных он должен вернуть.

К моменту увольнения сотрудник проработал на фирме 8 месяцев. Посчитаем количество отпускных дней, которые он "заработал" за это время:

28 дн. : 12 мес. x 8 мес. = 19 дн.

Сумма отпускных за эти дни составит:

337,84 руб. x 19 дн. = 6418, 96 руб.

Сумма причитающегося с них НДФЛ:

6418,96 руб. x 13% = 834,46 руб.

Таким образом, сумма лишних отпускных равна:

9459,52 руб. - 6418, 96 руб. = 3040,56 руб.

Сумма НДФЛ, которую фирма должна вернуть Антонову:

1229,73 руб. - 834,46 руб. = 395,27 руб.

Значит, всего работник фирмы заплатит в кассу:

3040,56 руб. - 395,27 руб. = 2645,29 руб.

Записи будут такими:

1 февраля

Дебет 20 Кредит 70

- 3040,56 руб. - сторнирована излишняя сумма отпускных за январь;

Дебет 70 Кредит 68

- 395,27 руб. - сторнирован излишне удержанный НДФЛ с отпускных;

Дебет 50 Кредит 70

- 2645,29 руб. (3040,56 - 395,27) - работник внес в кассу причитающуюся с него сумму.

Социальное благо

Но это только начало. Помимо НДФЛ бухгалтеру надо разобраться и с другими "зарплатными" налогами. Посмотрим, как на нашем примере выглядят перерасчеты по ЕСН, а также по взносам на обязательное пенсионное и социальное страхование.

Пример 3

Для упрощения расчетов мы не будем рассматривать взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Сумма ЕСН, уплаченная с выданных отпускных, составит:

в федеральный бюджет - 1891,90 руб. (9459,52 руб. x 20%);

в ФСС - 302,70 руб. (9459,52 руб. x 3,2%);

в ФФОМС - 75,68 руб. (9459,52 руб. x 0,8%);

в ТФОМС - 189,19 руб. (9459,52 руб. x 2%);

взносы на пенсионное страхование - 1324,33 руб. (9459,52 руб. x 14%).

31 января бухгалтер "Космоса" сделал такие проводки по начислению ЕСН:

Дебет 20 Кредит 68 субсчет "Расчеты по ЕСН"

- 1891,90 руб. - начислен ЕСН в федеральный бюджет;

Дебет 68 Кредит 69-2

- 1324,33 руб. - зачтены взносы на пенсионное страхование в счет уплаты ЕСН в федеральный бюджет;

Дебет 20 Кредит 69-1

- 302,70 руб. - начислен взнос в Фонд социального страхования;

Дебет 20 Кредит 69-3

- 75,68 руб. - начислен взнос в Федеральный ФОМС;

Дебет 20 Кредит 69-3

- 189,19 руб. - начислен взнос в территориальный ФОМС.

После увольнения Антонова ЕСН пришлось пересчитать, и он стал равен:

в федеральный бюджет - 1283,79 руб. (6418,96 руб. x 20%);

в ФСС - 205,41 руб. (6418,96 руб. x 3,2%);

в ФФОМС - 51,35 руб. (6418,96 руб. x 0,8%);

в ТФОМС - 128,38 руб. (6418,96 руб. x 2%);

взносы на пенсионное страхование - 898,65 руб. (6418,96 руб. x 14%).

"Лишние" суммы ЕСН равны:

в федеральный бюджет - 608,11 руб. (1891,90 - 1283,79);

в ФСС - 97,29 руб. (302,70 - 205,41);

в ФФОМС - 24,33 руб. (75,68 - 51,35);

в ТФОМС - 60,81 руб. (189,19 - 128,38);

взносы на пенсионное страхование - 425,68 руб. (1324,33 - 898,65).

На эти суммы бухгалтер сторнировал начисленный ЕСН:

1 февраля

Дебет 20 Кредит 68 субсчет "Расчеты по ЕСН"

- 608,11 руб. - сторнирован излишне начисленный ЕСН в федеральный бюджет;

Дебет 68 Кредит 69-2

- 425,68 руб. - сторнированы взносы на пенсионное страхование в счет уплаты ЕСН в федеральный бюджет;

Дебет 20 Кредит 69-1

- 97,29 руб. - сторнирован взнос в Фонд социального страхования;

Дебет 20 Кредит 69-3

- 24,33 руб. - сторнирован взнос в Федеральный ФОМС;

Дебет 20 Кредит 69-3

- 60,81 руб. - сторнирован взнос в территориальный ФОМС.

Увеличим прибыль

Перетасовка сумм отпускных и налогов потянет за собой и пересчет налога на прибыль. Возвращенные работником отпускные и сторнированные налоги надо исключить из расходов по прибыли в периоде увольнения работника.

Пример 4

Вернемся к нашему примеру. Сумма отпускных, которые Антонов вернул фирме, - 3040,56 руб. Переплата по ЕСН составила:

608,11 руб. + 97,29 руб. + 24,33 руб. + 60,81 руб. = 790,54 руб.

Будем считать, что ООО "Космос" платит налог на прибыль помесячно. Таким образом, сумма, которую в январе надо исключить из расходов по прибыли, равна:

3040,56 руб. + 790,54 руб. = 3831,10 руб.

Оптимальное решение

Пересчитать налоги с переплаченных отпускных - это еще полбеды. Сразу же после этого перед бухгалтером встает еще более сложная задача: отразить все эти перерасчеты в налоговой отчетности, а также добиться зачета или возврата переплаченных сумм налога. Связанные с этим проблемы занимают массу времени. Ведь инспекция не любит возвращать налоги и будет чинить вам всяческие препятствия.

Некоторые руководители решают этот вопрос жестко. "Пока не отработаете 11 месяцев - никакого отпуска", - заявляют они работникам. Но поступать так вовсе не обязательно. Проблему можно решить и мягче. Для этого попросите уходящего в "авансовый" отпуск работника написать два заявления:

- на очередной отпуск (на количество заработанных дней);

- на отпуск без сохранения зарплаты (на оставшиеся дни).

Пример 5

Посмотрим, как такая ситуация выглядит в нашем случае. К моменту отпуска, к 4 января, Антонов отработал 7 месяцев и 4 дня. Сумму отпускных определим по тем же правилам, по которым считают компенсацию за неиспользованный отпуск. Расчетный период равен 7 месяцам. Поэтому заявление на очередной отпуск он написал на 16 дней (28 дн. : 12 мес. x 7 мес.), а заявление на отпуск без сохранения зарплаты - на 12 дней (28 - 16).

Тогда сумма отпускных за эти дни составит:

337,84 руб. x 16 дн. = 5405,44 руб.

Сумма причитающегося с них НДФЛ:

5405,44 руб. x 13% = 702,71 руб.

В январе бухгалтер "Космоса" выплатил отпускные:

Дебет 20 Кредит 70

- 5405,44 руб. - начислены отпускные за январь;

Дебет 70 Кредит 68

- 702,71 руб. - удержан НДФЛ с отпускных;

Дебет 70 Кредит 50

- 4702,73 руб. (5405,44 - 702,71) - выданы на руки отпускные.

Поступая таким образом, бухгалтер сможет обезопасить себя от корректировок начисленных работникам сумм.

Н. Левенец

"Расчет", N 2, февраль 2005 г.