Оформление трудовых отношений с работником (С.И. Бакина, "Аудиторские ведомости", N 2, февраль 2005 г.)

Оформление трудовых отношений с работником

Трудовым кодексом Российской Федерации (далее - ТК РФ), действующим с 1 февраля 2002 г., установлены государственные гарантии трудовых прав и свобод граждан, а также защита прав и интересов работников и работодателей.

Основными задачами трудового законодательства являются создание необходимых правовых условий для согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и отношений по:

организации труда и управлению трудом;

трудоустройству у данного работодателя;

профессиональной подготовке, переподготовке и повышению квалификации работников непосредственно у данного работодателя;

социальному партнерству, ведению коллективных переговоров, заключению коллективных договоров и соглашений;

участию работников и профессиональных союзов в установлении условий труда и применении трудового законодательства в предусмотренных законом случаях;

материальной ответственности работодателей и работников в сфере труда;

надзору и контролю (в том числе профсоюзному контролю) за соблюдением трудового законодательства (включая законодательство об охране труда);

разрешению трудовых споров.

Гражданско-правовой и трудовой договоры

В соответствии с ТК РФ работодатель обязан оформлять отношения с работником в письменном виде. Начиная с 1 февраля 2002 г. с каждым работником должен быть заключен трудовой договор. Необходимо обратить внимание работодателей на то, что оформление договоров обязательно не только в случае, если сотрудник принимается на постоянную работу, но также в случае совместительства и выполнения работниками определенного объема работы. Конечно, в разных случаях и форма заключаемого договора с работником будет совершенно различной. Напомним, что с 1 февраля 2002 г. роль применяемых ранее трудовых соглашений играет гражданско-правовой договор. Чаще всего такие договоры оформлены в качестве договоров подряда. Однако слова "договор подряда" или "гражданско-правовой договор" не должны в обязательном порядке содержаться в наименовании договора. Только анализируя текст договора, его можно отнести к трудовому, гражданско-правовому или к договору иной категории. Практически любой договор может быть отнесен к гражданско-правовому, если в нем соблюдены следующие принципы:

равенство участников гражданских правоотношений. Под равенством участников гражданских правоотношений следует понимать их юридическое (но не экономическое) равенство по отношению друг к другу, т.е. наличие горизонтальных отношений между участниками, не находящимися в служебном и ином юридическом соподчинении;

неприкосновенность собственности, т.е. в договоре не могут присутствовать пункты, ограничивающие (или исключающие) возможности собственнику спокойно осуществлять все имеющиеся у него правомочия в отношении принадлежащего ему имущества с одновременным устранением всех других лиц от неправомерного доступа к имуществу и какого-либо вмешательства в его деятельность как собственника;

свобода при заключении договора, т.е. право граждан и юридических лиц свободно устанавливать свои права и обязанности на основе договора и в определении любых, не противоречащих законодательству условий договора.

Таким образом, в случае заключения трудового договора гражданин становится сотрудником (работником), обязан соблюдать внутренний распорядок организации, его принимают в организацию для выполнения определенных функций, организация в лице администрации становится работодателем. При заключении гражданско-правового договора гражданин не становится сотрудником организации, у него отсутствует непосредственный начальник в этой организации, он выполняет определенную договором работу (конкретный объем работ). В данном случае есть наличие горизонтальных отношений между участниками, но нет так называемых вертикальных отношений, т.е. стороны, заключившие договор, не находятся в служебном и ином юридическом соподчинении.

При оформлении гражданско-правового договора с физическим лицом на выполнение работы начисляемые денежные средства не являются с юридической точки зрения зарплатой. В соответствии с российским законодательством заработная плата - это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера. Учитывая, что по заключенному договору гражданско-правового характера гражданин не является работником организации, получаемое им вознаграждение не относится к заработной плате. Для начисления заработной платы необходимо установление факта работы, как правило, документом, подтверждающим отработанное сотрудником время (табелем учета рабочего времени). Для начисления вознаграждения по договорам гражданско-правового характера должен быть оформлен акт приемки-сдачи работ (услуг) либо накладная на передачу товарно-материальных ценностей.

Напомним, что вне зависимости от того, что выплаты физическим лицам по рассматриваемым договорам не относятся к средствам на заработную плату, эти суммы подлежат включению в налогооблагаемую базу при расчете ЕСН. Исключением являются выплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), а также договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав). Это выплаты по договорам аренды имущества физических лиц либо купли-продажи имущества.

В то же время выплаты по договорам гражданско-правового характера не включаются в налогооблагаемую базу при расчете взносов по травматизму. Поэтому, чтобы исключить неоднозначность, важно, как оформлен данный договор. Ведь если проверяющие органы классифицируют его как трудовой, то суммы по такому договору подлежат включению в базу для расчета взносов по травматизму. Кроме того, при любом оформлении договорных отношений с гражданином, если предметом его работы является выполнение некоторых постоянных работ, выплаты включаются в базу для расчета взносов по травматизму. Примером могут служить договоры гражданско-правового характера, заключенные на выполнение работ по ведению бухгалтерского учета, уборки помещения и т.п. Таким образом, если работа носит разовый, неповторяющийся характер, то правильно оформленный договор будет признан договором гражданско-правового характера, в ином случае договор будет рассматриваться как трудовой. Примером выполнения разовых работ могут служить договоры на очистку крыши от снега, ремонта оргтехники и т.п.

В трудовом договоре с работником указываются (ст. 57 ТК РФ):

фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (т.е. полное название организации), заключивших трудовой договор; если работодателем является индивидуальный предприниматель, то в договоре указываются фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица;

место работы (с указанием структурного подразделения);

дата начала работы;

наименование должности, квалификация в соответствии со штатным расписанием организации;

права и обязанности работника; права и обязанности работодателя;

характеристика условий труда; режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Если работник будет выполнять работу в тяжелых вредных и (или) опасных условиях, в договоре необходимо также предусмотреть компенсации и льготы работникам.

При выполнении работ по определенным должностям, специальностям или профессиям, связанным с предоставлением льгот либо наличием ограничений, наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.

Работодатель может указать в договоре и другие условия, но они не должны быть хуже тех, которые предусмотрены в ТК РФ. Например, если работник проходил обучение за счет организации, в договоре с ним можно записать, что он обязан отработать в этой организации в течение определенного срока.

Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами - работником и работодателем - физическим лицом или представителем работодателя - юридического лица. При этом от юридического лица договор может подписать только человек, наделенный правом подписи подобных договоров. Это либо директор, имеющий право подписи на финансово-хозяйственных документах без доверенности, либо лицо, имеющее право подписи на основании учредительных документов или на основании доверенности, выданной директором. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. При подписании договора от имени юридического лица лицом, действующим на основании доверенности, копию данной доверенности необходимо выдать работнику вместе с трудовым договором. Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Однако и в данном случае оформить договор все же необходимо - при фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе.

Если работник подписал трудовой договор и руководство организации хочет изменить или дополнить его условия, то работник должен дать на это письменное согласие.

Трудовой договор можно заключить на определенный срок (до пяти лет) или на неопределенный срок. Причем срочный трудовой договор работодатель вправе заключить с работником только в некоторых случаях (они перечислены в ст. 59 ТК РФ).

После подписания договора оформляется также личная карточка сотрудника, которая находится в кадровой службе организации. Форма личной карточки унифицирована и утверждена постановлением Госкомстата России N 1.

В соответствии со ст. 59 ТК РФ работодатель может заключать срочные договоры лишь в некоторых случаях, в частности:

для замены временно отсутствующего работника;

на время выполнения временных (до двух месяцев) работ, а также сезонных работ;

с лицами, поступающими на работу в организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, если это связано с переездом к месту работы;

для проведения срочных работ по предотвращению аварий, катастроф, эпидемий, эпизоотий;

с лицами, поступающими на работу в организации - субъекты малого предпринимательства с численностью до 40 работников (в организациях розничной торговли и бытового обслуживания - до 25 работников), а также к работодателям - физическим лицам;

с лицами, обучающимися по дневным формам обучения;

с лицами, работающими в данной организации по совместительству;

с пенсионерами по возрасту;

с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности.

В иных случаях (кроме указанных в ст. 59 ТК РФ) заключение срочного договора является незаконным. В этих случаях заключаются так называемые бессрочные трудовые договоры, т.е. в трудовом договоре не оговорен срок, на который он заключен. Работник и работодатель в своих отношениях руководствуются ТК РФ. Увольнение работника может произойти только по основаниям, указанным в ТК РФ, за исключением "окончание срока трудового договора".

Расторжение срочного трудового договора производится в порядке, закрепленном в ст. 79 ТК РФ. Срочный трудовой договор расторгается с истечением срока его действия, о чем работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения. Таким образом, если работодатель не предупредил работника в установленной форме о прекращении договора, то данный договор теряет свой "срочный" характер и автоматически становится бессрочным.

Однако данная норма относится не ко всем срочным договорам. Так, трудовой договор, заключенный на время выполнения определенной работы, расторгается по завершении этой работы. Трудовой договор, заключенный на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, расторгается с выходом этого работника на работу. Трудовой договор, заключенный на время выполнения сезонных работ, расторгается по истечении определенного сезона. Отметим, что при заключении срочного договора на выполнение определенной работы необходимо оформлять акт приемки работ. Форма данного акта унифицирована и утверждена постановлением N 1 (см. ниже).

Акт
о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору,
заключенному на время выполнения определенной работы

Унифицированная форма N Т-73
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 5.01.2004 N 1

                                                                             /---------------------\

                                                                             |        Код          |

                                                                             |---------------------|

                                                        Форма по ОКУД        |      0301053        |

                                                                             |---------------------|

                 ООО "ПроАудит"                               по ОКПО        |                     |

       ----------------------------------                                    |---------------------|

           (наименование организации)                                        |                     |

                                                                             |                     |

                                                                             |                     |

      ----------------------------------                                     |---------------------|

           (структурное подразделение)      Вид деятельности по ОКВЭД        |                     |

                                                                             |                     |

                                                             /---------------+---------------------|

                                           Трудовой договор  |          номер|         15          |

                                                             |---------------+---------------------|

                                                             |           дата|     14/12/2004      |

                                                             |---------------+---------------------|

                                       Срок действия договора|              с|     14/12/2004      |

                                                             |---------------+---------------------|

                                                             |             по|     18/02/2005      |

                                                             \-------------------------------------/

                                                                Утверждаю

  /---------------------------\  /-----------------------\

  |Номер   доку- |Дата состав-|  |     Отчетный          |      Руководитель   Ген. директор

  |мента         |ления       |  |      период           |                   ----------------------

  |              |            |  |-----------------------|                         должность

  |              |            |  |     с     |     по    |

  |--------------+------------|  |-----------+-----------|        Бакина           Бакина С.И.

  |        3     | 18.02.2005 |  | 01.02.05  |  18.02.05 |    ----------------- ----------------------

  \---------------------------/  \-----------------------/      личная подпись     расшифровка подписи

                                                       М.П.

Акт
о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору,
заключенному на время выполнения определенной работы

     В соответствии с трудовым договором N 15 от 14 декабря 2004 г.

                                        -----    -- -------   --

     Работник   Свиридов Константин Сидорович

               ----------------------------------

                (фамилия, имя, отчество)

     выполнил за отчетный период следующие работы:

/--------------------------------------------------------------------------------------------------\

|  Номер по порядку    |          Наименование работы                             |  Сумма, руб.   |

|----------------------+----------------------------------------------------------+----------------|

|        1             |Аудиторская проверка финансово-хозяйственной  деятельности|    20000,00    |

|                      |ЗАО "ЦентроСвязь"                                         |                |

|----------------------+----------------------------------------------------------+----------------|

|                      |                                                          |                |

|----------------------+----------------------------------------------------------+----------------|

|                      |                                                          |                |

\---------------------------------------------------------------------------------+----------------|

                                                          Итого                   |    20000,00    |

                                                                                  |----------------|

                                                          Сумма аванса, предоплаты|     7000,00    |

                                                                                  |----------------|

                                     Всего к выплате (с учетом аванса, предоплаты)|    13000,00    |

                                                                                  \----------------/

 Работа(ы)    выполнена(ы) в полном объеме в соответствии   с  требованиями стандартов  аудиторской

 деятельности

 ---------------------------------------------------------------------------------------------------

 --------------------------------------------------------------------------------------------------

     (указать качество, объем, уровень выполнения работ)

 Рабочая документация оформлена в достаточном объеме, качество работ проверено  начальником  отдела

 внешнего аудита Шубенко М.А.

 ---------------------------------------------------------------------------------------------------

 ---------------------------------------------------------------------------------------------------

 на сумму                двадцать тысяч      руб.   00 коп.

          ------------------------------------------------------------------------------------------

                                  (прописью)

 Работу

 сдал

 Работник   Свиридов

          -------------------

           (личная подпись)

 Работу принял

 Представитель

 работодателя

 (руководителя

 организации)        Ген. директор    Бакина      Бакина С.И.

                    ----------------- ----------- ---------------

                     (должность)       (личная     (расшифровка

                                       подпись)      подписи)

 Руководитель          Нач.отдела

 структурного        внешнего аудита

 подразделения                        Шубенко     Шубенко М.А.

                    ----------------- ----------- ---------------

                       (должность)     (личная     (расшифровка

                                       подпись)      подписи)

 Главный (старший)

 бухгалтер                            Титова      Титова Е.Ю.

                                      ----------- ---------------

                                       (личная     (расшифровка

                                       подпись)      подписи)

Прием на работу в штат

При принятии на работу сотрудника необходимо руководствоваться частью третьей ТК РФ.

Одним из основных документов при определении оплаты труда является штатное расписание. Штатное расписание устанавливается в организации в соответствии с ее потребностью в конкретном штате. В нем отражаются системы оплаты труда по всем специальностям и непосредственно сумма оплаты. Штатное расписание утверждается приказом по организации (форма приказа утверждена постановлением Госкомстата России от 5.01.04 г. N 1). С приказом о приеме на работу работодатель обязан ознакомить сотрудника в течение трех дней с момента подписания договора (ст. 68 ТК РФ). При изменении окладов, тарифных ставок или сдельных расценок в приказ об утверждении штатного расписания вносятся соответствующие изменения либо утверждается новое штатное расписание. Так же оформляется появление в штате новой штатной единицы или сокращение ранее имеющейся. Обязательна в данном приказе дата, с которой вводится штатное расписание. При внесении изменений в приказе указывается, к какому приказу относятся эти изменения. Форма штатного расписания унифицирована (N Т-3) и утверждена постановлением N 1.

При приеме на работу сотрудник должен написать на имя руководителя заявление, в котором указываются должность, на которую поступает сотрудник, а также дата, с которой он приступает к работе. Если заявление о приеме на работу подписано руководителем организации, то кадровая служба готовит трудовой договор, а после его подписания оформляет приказ о зачислении сотрудника на работу.

При приеме на работу сотрудник должен предъявить:

паспорт или другой документ, удостоверяющий личность работника;

трудовую книжку; это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника; работник не должен предъявлять трудовую книжку только в том случае, если он устраивается на работу впервые или на условиях совместительства;

свидетельство государственного пенсионного страхования;

военный билет для военнообязанных граждан и граждан призывного возраста;

диплом или другой документ об образовании, который подтверждает квалификацию работника, если он устраивается на работу, требующую специальных знаний или подготовки.

В зависимости от специфики работы при приеме на работу от работника могут потребовать и другие документы, если это необходимо согласно закону или нормативным актам. Полный перечень документов установлен в ст. 65 ТК РФ.

Если гражданин прежде нигде не работал, то работодатель должен оформить ему трудовую книжку и подать в ПФР заявление о выдаче ему свидетельства о государственном пенсионном страховании.

После приема на работу следует оформить унифицированную личную карточку работника. Унифицированными являются также приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу, приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику, приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам, график отпусков, приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение, служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении, приказ (распоряжение) о поощрении работника и ряд других форм.

Утверждены такие формы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, как табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, табель учета использования рабочего времени, расчетно-платежная ведомость, расчетная ведомость, платежная ведомость, журнал регистрации платежных ведомостей, лицевой счет, записка-расчет о предоставлении отпуска работнику, записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником, акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы.

При приеме на работу работодатель может установить испытательный срок. Если во время испытательного срока выяснилось, что по каким-либо причинам данный работник не отвечает требованиям занимаемой должности, то его можно уволить, не выплачивая выходное пособие. О таком своем решении администрация обязана сообщить работнику письменно не позднее чем за три дня. Во время испытательного срока работник также может уволиться в любой момент, предупредив об этом администрацию организации за три дня.

Испытательный срок не может превышать трех месяцев для всех работников, кроме руководителей и главных бухгалтеров. Для этих должностей администрация организации вправе установить испытательный срок продолжительностью до шести месяцев.

В испытательный срок не включается время, когда работник был на больничном или отсутствовал на работе по другим причинам (ст. 70 ТК РФ). Если последний день испытательного срока оказывается нерабочим днем, то он переносится на ближайший рабочий день.

Известно, что спрос на товары, услуги часто зависит от сезона или каких-то других причин. В связи с этим организация в некоторый период времени не может обеспечить всех сотрудников работой, однако не хочет терять специалистов, услуги которых в полном объеме потребуются в недалеком будущем. Одним из решений данного вопроса может стать введение для работников режима неполного рабочего времени на срок до шести месяцев. В этом случае работники получают зарплату в зависимости от отработанного ими времени или выполненной работы (ст. 93 ТК РФ). Об изменении условий труда нужно уведомить работников не позднее чем за два месяца.

Хранение, учет и оформление трудовых книжек

В соответствии с приказом Минфина России от 22.12.03 г. N 117н изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется объединением "ГОЗНАК" Минфина России. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может осуществляться непосредственно объединением "ГОЗНАК" или иными юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (распространителями), отвечающими требованиям, установленным объединением "ГОЗНАК". Работодатели получают указанные бланки на платной основе на основании договора, заключенного с распространителем или объединением "ГОЗНАК". Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции либо иным способом по соглашению сторон (например, работодатель может получить бланки непосредственно со склада распространяющей организации). Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Бланк трудовой книжки является бланком строгой отчетности. Поэтому к хранению бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовые книжки предъявляются особые требования. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

В организации должна вестись приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Форма данной книги утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.03 г. N 69. В приходно-расходной книге указывают серию и номер бланка трудовой книжки, вкладыша трудовой книжки и стоимость. В этой книге отражаются только записи по новым (ранее не заполненным) бланкам. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Кроме того, должна вестись книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней. В ней отражаются серия и номер трудовой книжки (и вкладыша) каждого сотрудника. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. Регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

По сути, это некий реестр трудовых книжек и вкладышей к ним по всему кадровому составу организации. В данной книге отражаются прием сотрудника на работу (указываются дата и номер приказа, на основании которого принят человек), а также увольнение (ставится дата выдачи книжки на руки сотруднику, а он в свою очередь подтверждает это своей подписью). В приложении N 2 к постановлению N 69 приведена форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; в приложении N 3 - форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Порядок работы с трудовыми книжками (выдача трудовых книжек, их оформление, внесение исправлений и т.д.) определен постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.03 г. N 225 "О трудовых книжках" (с изменениями от 6.02.04 г.).

Трудовая книжка является не только основным документом, характеризующим трудовую деятельность работника, но и подтверждением продолжительности общего и непрерывного трудового стажа, которые учитываются при назначении пенсии, при определении размера пособий по временной нетрудоспособности, вознаграждения за выслугу лет и т.д. У работающего населения трудовые книжки могут быть разной формы. Дело в том, что с 1 января 2004 г. постановлением N 225 были введены трудовые книжки нового образца. Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

Работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. В соответствии со ст. 309 ТК РФ документом, подтверждающим время работы у работодателя - физического лица, является письменный трудовой договор.

Трудовые книжки ведутся на всех работников организации всех видов собственности, проработавших более 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников, если они подлежат государственному социальному страхованию.

В Инструкции по заполнению трудовых книжек (приложение N 1 к постановлению N 69) (далее - Инструкция) указано, что при заполнении трудовых книжек не допускается применять сокращения. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п. Также в Инструкции определено, чем и какими цветами допускается заполнение книжек. Записи производятся аккуратно, перьевой или гелиевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г., то в трудовой книжке делается запись: "05.09.2003".

Администрация организации обязана оформить трудовую книжку лица, впервые поступившего на работу, в присутствии этого лица не позднее недельного срока со дня приема на работу. Что касается стоимости трудовой книжки (или вкладыша в нее), то работодатель взимает с работника плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. При получении денег с сотрудника за бланк трудовой книжки все наличные расчеты должны проходить через кассовый аппарат организации. Поэтому при отсутствии кассового аппарата принять наличные деньги не представляется возможным, и в этом случае рекомендуется получить заявление от сотрудника с просьбой об удержании стоимости бланка трудовой книжки из заработной платы.

В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Организация обязана выдать новый бланк трудовой книжки (вкладыш к трудовой книжке) бесплатно если:

на фирме был пожар (наводнение, авария и т.п.), и все трудовые книжки работников были утрачены или повреждены;

при первичном заполнении книжка или вкладыш были испорчены сотрудником кадровой службы; в такой ситуации стоимость испорченного бланка может быть компенсирована за счет сотрудника, испортившего документ.

При оформлении трудовой книжки указываются сведения о:

работнике (фамилия, имя, отчество, день, месяц и год рождения, образование, профессия, специальность, должность);

работе (прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение);

награждениях и поощрениях (награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий, поощрения за успехи в работе, применяемые трудовым коллективом, другие поощрения в соответствии с действующим законодательством);

открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени или отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении. Образование (среднее, среднее специальное и высшее) указывается только на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома). Запись о незаконченном среднем или незаконченном высшем образовании также может быть произведена лишь на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т.п.). Профессия или специальность записывается в трудовой книжке на основании документа об образовании. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (или печать отдела кадров), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на номер и дату этих документов. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения, и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров. В таком же порядке вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности.

В графе 3 раздела "Сведения о работе" в виде заголовка пишется полное название организации. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 пишется: "Принят (или назначен) в такой-то цех, отдел, подразделение и т.п." с указанием их конкретного наименования, а также наименование работы, профессии или должности и присвоенного разряда. Если работнику в период работы присваивается новый разряд, то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Нередко возникают вопросы, нужно ли делать запись в трудовой книжке о работе по совместительству, и если да, то каким образом. Работа по совместительству, оформленная в установленном порядке, в трудовой книжке указывается отдельной строкой. Запись о работе по совместительству и об ее окончании производится администрацией по месту основной работы.

Перевод работника на другую постоянную работу в той же организации оформляется аналогично приему на работу.

Если за время работы сотрудника меняется наименование организации, то об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", в графе 4 проставляются основание переименования, а также его дата и номер.

Студентам, учащимся, аспирантам, имеющим трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит запись о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших и средних специальных учебных заведений. Основанием для таких записей являются приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении из числа студентов.

В трудовую книжку по месту работы вносятся с указанием даты, номера и наименования соответствующих документов записи о времени:

службы в армии, МВД;

обучения в высших и средних специальных учебных заведениях, аспирантуре, клинической ординатуре.

Эти записи вносятся в трудовую книжку до занесения сведений о работе в данной организации, соответствующие периоды времени включаются в трудовой стаж.

Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжке в точном соответствии с формулировками действующего законодательства со ссылкой на конкретную статью, пункт ТК РФ (ст. 66 ТК РФ).

При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин (например, "Уволен по соглашению сторон в связи с зачислением на дневное отделение на учебу в институт, п. 1, ст. 77 ТК РФ"; "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, п. 3 ст. 77 ТК РФ"; "Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, п. 3 ст. 77 ТК РФ").

Запись об увольнении в трудовой книжке работника производится с соблюдением следующих правил: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 - дата увольнения; в графе 3 - причина увольнения; в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись - приказ (распоряжение), его дата и номер. Днем увольнения считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником. Например, сотрудник уволен 21 сентября по собственному желанию. В его трудовую книжку вносятся следующие записи: в графу 1 - порядковый номер записи, в графу 2 - дата увольнения (21.09.03 г.), в графу 3 - "Уволен по собственному желанию, п. 3 ст. 77 ТК РФ", в графу 4 - номер и дата приказа (распоряжения) об увольнении.

Отметим, что в ст. 58, 72, 73, 75, 78, 80, 81, 83, 84 ТК РФ предусмотрены определенные основания для увольнения. Кроме того, в ст. 77 ТК РФ перечислены те же статьи. В Инструкции определено, что при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, на основании пп. 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 77. Если трудовой договор расторгается по инициативе работодателя, то в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством (например, "Уволен в связи с ликвидацией организации, п. 1 ст. 81 ТК РФ" или "Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, п. 12 ст. 81 ТК РФ").

Если работник умирает, то это считается прекращением трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. В трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ (например: "Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, п. 6 ст. 83 ТК РФ").

Бывают и иные нестандартные причины прекращения трудовых отношений. При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным ТК РФ или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ или иного федерального закона (например: "Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, п. 1 ст. 336 ТК РФ" или "Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, п. 2 (1) ст. 25 Федерального закона от 31.07.95 г. N 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации").

Немало вопросов возникает и при заполнении трудовых книжек в случаях, когда работник переводится на постоянную работу в другую организацию. При этом в организации, откуда сотрудник переходит, необходимо сделать запись в трудовой книжке. Но в данной ситуации в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод - по просьбе работника или с его согласия. А вот на новом месте работы по такому основанию в трудовой книжке работника в графе 3 раздела "Сведения о работе" делается запись, предусмотренная п. 3.1 Инструкции с указанием, что работник принят (назначен) в порядке перевода.

Если сотрудник переходит на новое место работы, например в связи с избранием его на выборную должность, то в организации, в которой он работал, оформляется запись о прекращении трудовых отношений, в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) с указанием наименования организации, п. 5 ст. 77 ТК РФ".

На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указываются решение выборного органа, дата и номер его принятия.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией организации по месту работы рабочего или служащего в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш", здесь же указываются серия и номер вкладыша.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Личная карточка работника содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения, гражданство, знание иностранных языков, образование, в том числе номер диплома, год окончания учебного заведения, квалификация по диплому, профессия (основная и др.), общий стаж, непрерывный стаж, семейное положение, состав семьи и др. Форма личной карточки работника, как и большинство документов по заработной плате, унифицирована.

Иногда сотрудник обращается к работодателю с просьбой выдать ему на руки на некоторый срок трудовую книжку. В соответствии с действующим законодательством работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. Оригинал трудовой книжки выдается только при увольнении.

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника. Подпись работника не ставится, если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки. При этом работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, то заверяются оба текста.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

Отметим, что своевременно выдать трудовую книжку сотруднику в первую очередь в интересах работодателя. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе "Сведения о работе" после указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется: "Работа прекращена в связи со смертью", и затем в графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения). Эта запись заверяется в установленном порядке.

Администрация организации обязана уплатить работнику средний заработок за все время задержки выдачи трудовой книжки, если не докажет отсутствия своей вины в такой задержке. Задолженность работника перед организацией и другие причины не освобождают администрацию от обязанности выдать работнику в день увольнения его трудовую книжку и от материальной ответственности за нарушение этой обязанности, установленной ст. 234 ТК РФ.

В случае утери трудовой книжки гражданин должен немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Таким образом, человек может уже не работать в организации, но организация должна согласно постановлению N 225 (с изменениями от 6.02.04 г.) выдать работнику (или бывшему работнику) дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Отметим, что в дубликат трудовой книжки, вносятся:

сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами; общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника;

сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Если трудовая книжка (или вкладыш в нее) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.), то по письменному заявлению гражданина выдается дубликат трудовой книжки по последнему месту работы. В дубликат переносятся все произведенные в трудовой книжке (вкладыше в трудовую книжку) записи. Трудовая книжка (вкладыш) оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций трудовой стаж этих работников определяется комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника, а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе. Если работник до поступления в данную организацию уже работал, то комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам деятельности комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае утери трудовой книжки (в том числе работодателем) не в результате чрезвычайных ситуаций восстановить трудовой стаж сотрудников сложнее. Дело в том, что в такой ситуации органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации не создается комиссия по установлению стажа. Если документы не сохранились, то стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке. Таким образом, при отсутствии необходимых документов, подтверждающих стаж, его можно восстановить только на основании судебного разбирательства, работодатель не имеет права самостоятельно принимать решение по восстановлению "потерянного" трудового стажа даже в том случае, если человек все время у него работал, но подтверждающие документы не сохранились (например, сгорели).

Иногда работодатель вносит запись в трудовую книжку, которая впоследствии признается недействительной. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

С.И. Бакина,

генеральный директор ООО "ПроАудит"

"Аудиторские ведомости", N 2, февраль 2005 г.