Вопрос: Предприятие выдает сотруднику под отчет по заявлению 1000 руб. на хозяйственные нужды. Сотрудник предприятия приобретает на эти деньги запчасть стоимостью 1200 руб. и соответственно сдает авансовый отчет на эту сумму. Если предприятие компенсирует эти затраты, является ли это нарушением? ("Новая бухгалтерия", выпуск 2, февраль 2005 г.)

Предприятие выдает сотруднику под отчет по заявлению 1000 руб. на хозяйственные нужды. Сотрудник предприятия приобретает на эти деньги запчасть стоимостью 1200 руб. и соответственно сдает авансовый отчет на эту сумму. Если предприятие компенсирует эти затраты, является ли это нарушением?

Порядок и сроки выдачи денежных средств под отчет и представления отчетности по использованию подотчетных сумм, а также список подотчетных лиц устанавливаются внутренними распорядительными документами руководителя предприятия (приказом, распоряжением и пр.).

Следует отметить, что подотчетное лицо имеет право потратить полученную сумму денег только на те цели, на которые они ему были выданы в соответствии с приказом руководителя.

Поэтому заполненный сотрудником авансовый отчет должен быть утвержден руководителем предприятия или другим уполномоченным им сотрудником. К авансовому отчету работник должен приложить все документы, подтверждающие произведенные в пользу предприятия расходы (накладные, чеки ККМ и т.д.).

В соответствии с п. 2 ст. 183 ГК РФ последующее одобрение сделки представляемым прекращает для совершившего ее лица гражданские права и обязанности с момента ее совершения.

Утвержденный руководителем авансовый отчет сотрудника является письменным подтверждением расходования данных средств в интересах предприятия. На этом основании можно утверждать, что подотчетные средства, выданные сотруднику, использованы им по назначению и нарушения нет.

Если сотрудник обоснованно израсходовал деньги на большую сумму по сравнению с полученной под отчет, то сумма перерасхода возмещается ему из кассы предприятия. Выдача денег из кассы осуществляется в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.

Бухгалтер предприятия должен выписать расходный кассовый ордер по форме N КО-2. Номер и дата составления этого ордера указываются в строке авансового отчета "Перерасход выдан по кассовому ордеру".

При выдаче денег из кассы бухгалтер должен сделать проводку: Дебет 71 - Кредит 50

- возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму, выданную ранее под отчет.

И. Горшкова

1 февраля 2005 г.

"Новая бухгалтерия", выпуск 2, февраль 2005 г.