Электронный документооборот как эффективный инструмент управления (В. Баласанян, "Финансовая газета", N 6, февраль 2005 г.)

Электронный документооборот как эффективный
инструмент управления

Сегодня применение системы автоматизации документооборота - важный фактор, способствующий повышению эффективности труда лиц, которые принимают решения и контролируют их исполнение, т.е. руководителей организации. В документах сосредоточено более 80% информационных ресурсов предприятий, а документооборот является ключевой технологией управления: управленческие решения оформляются, доводятся до исполнителей, а затем контролируются в форме документов.

До недавнего времени автоматизация работы с документами рассматривалась в первую очередь как инструмент повышения эффективности делопроизводственных служб, занятых составлением, перемещением, учетом и хранением бумажных документов. Однако в последнее десятилетие заметный прогресс в области офисной автоматизации привел к тому, что авторы могут сами с помощью персональных компьютеров составлять документы, а нажатия нескольких клавиш достаточно для отправки любого числа копий документа адресатам независимо от их местонахождения.

Влияние качества организации документооборота
на эффективность работы предприятия

Управление предприятием осуществляется посредством перемещения документов и связанных с ними поручений и отчетов, поэтому следствием неэффективной организации работы с документами является фактическая неуправляемость. Она выражается в том, что руководители не располагают своевременной и полной информацией о документах, их состоянии и истории работы с ними, а сам процесс прохождения документов является плохо контролируемым, в частности:

невозможно найти нужные документы или даже получить сведения об их существовании;

документы движутся медленно, их текущее состояние неизвестно, иногда они просто теряются;

появляются дублирующие или противоречивые документы;

решения не выполняются в срок или вообще не выполняются;

невозможно узнать, почему и кем было принято конкретное решение.

В эпоху исключительно бумажного документооборота нетехнологичность и трудоемкость операций с бумажными документами привели к отделению технологических функций по обработке и перемещению бумажных документов от содержательной работы с ними. Изготовлением, размножением, учетом, хранением, перемещением бумажных документов занимались специальные делопроизводственные службы. Следовательно, системы автоматизации работы с документами справедливо рассматривались как системы автоматизации деятельности технологического персонала канцелярий и секретариатов. При этом важным критерием их эффективности являлось снижение трудоемкости обработки бумажных документов и численности делопроизводственного персонала, что, естественно, имело ограниченное влияние на эффективность работы организации в целом.

Однако с появлением электронных документов и увеличением их доли в документообороте ситуация кардинально изменилась. Технологические операции с электронными документами осуществляются несоизмеримо быстрее, они легче поддаются автоматизации, и большинство операций с электронными документами могут выполнять сами участники управленческого процесса, что приводит к повышению эффективности управления предприятием. Именно поэтому во многих странах важнейшим показателем повышения эффективности работы управленческого аппарата считается увеличение доли электронных документов в общем документообороте.

Рассмотрим процесс перехода от бумажного делопроизводства к электронному документообороту.

Проблемы, связанные с бумажным документооборотом

Сложившаяся в нашей стране делопроизводственная практика определяет и регламентирует основные процедуры бумажного документооборота на предприятии:

картотечно-журнальный учет готовых документов в делопроизводственных службах подразделений предприятия;

размножение и перемещение бумажных документов и связанных с ними поручений и отчетов по подразделениям;

контроль за прохождением и исполнением документов путем отслеживания сведений в совокупности журналов и картотек в подразделениях.

Причиной большинства проблем бумажного делопроизводства является изначальное противоречие между требованиями централизованного управления документооборотом и децентрализованной технологией их учета. Картотеки и журналы ведутся непосредственно в каждом подразделении, поэтому процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в сборе данных в соответствующих подразделениях. Для этого требуются большие накладные расходы: нужны строго регламентированные и трудоемкие процедуры сбора и фиксации распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня практически ни одно предприятие не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии.

Альтернативный путь состоит в упрощении регламентированных процедур документооборота путем делегирования всех прав работы с документами непосредственным исполнителям. На предприятиях промышленно развитых стран в эпоху бумажного документооборота за работу с конкретным документом отвечал соответствующий менеджер, при этом отпадала необходимость в его регистрации и отслеживании. Такой подход позволяет значительно упростить процесс делопроизводства, однако является вынужденным. Он не только не соответствует отечественным нормам, но и противоречит мировым тенденциям, поскольку ведет к снижению качества организации документооборота в условиях роста масштабов и взаимосвязанности задач управления.

Автоматизация работы делопроизводственного персонала

На начальном этапе автоматизация делопроизводства ограничивалась автоматизацией деятельности традиционных делопроизводственных служб - установка одного или нескольких компьютеров в канцелярии и замена бумажных журналов/картотек на электронные, в которые заносились сведения о документах, их перемещении и исполнении. Эффект от такой "электронной канцелярии" заключался в ускорении и облегчении поиска сведений о документах, отслеживаемых канцелярией предприятия.

Следующим этапом стало включение в единый сетевой контур документооборота всех делопроизводственных служб подразделений предприятия. При этом взаимосвязанные электронные картотеки и журналы подразделений хранятся на сервере делопроизводства. При такой системе сведения о прохождении бумажных документов, формируемые непосредственно в подразделениях, автоматически становятся доступными для всего делопроизводственного персонала предприятия. Однако прежнее разделение функции на делопроизводственный учет и содержательную работу с документами сохраняется, поэтому данная система обслуживает в основном делопроизводственную службу предприятия и этим во многом ограничивается ее влияние на эффективность его работы в целом.

Чтобы система документооборота обслуживала весь управленческий персонал предприятия, в ней наряду с карточкой документа должен появиться файл с его электронной версией. Только в этом случае в технологический контур системы документооборота включаются специалисты и руководители, работающие с документами. Система электронного документооборота знаменует конец эпохи разделения делопроизводственных функций и функций по содержательной работе с документами и интеграцию их в рамках одной системы, охватывающей весь управленческий персонал предприятия.

Система электронного документооборота позволяет существенно расширить и модифицировать рамки традиционного делопроизводства. Рассмотрим наиболее значимые аспекты.

Поддержка полного жизненного цикла документа. При традиционном делопроизводстве регулируется только работа с готовыми официальными документами с момента их регистрации и до передачи на архивное хранение.

Система электронного документооборота должна поддерживать весь жизненный цикл документов, включая подготовку, согласование и визирование их проектов, публикацию электронных документов, организацию архивного хранения документов с доступом к электронным архивам.

Сегодня любая система делопроизводства и архивного дела предполагает существование как электронных, так и бумажных документов. При этом даже один и тот же документ в разные периоды своего жизненного цикла может существовать в электронном и бумажном видах. Поэтому система электронного документооборота должна обеспечивать управление как электронными, так и бумажными документами.

Корпоративный документооборот в системе территориально распределенных предприятий. Традиционное делопроизводство предполагает (в силу естественных технологических ограничений), что в каждом автономном подразделении, например в самостоятельном филиале предприятия, учет и контроль документов ведутся автономно. Это означает, в частности, что документ, отправленный из головного предприятия в филиал, адресуется не конкретным исполнителям, а филиалу в целом, а при получении он вновь регистрируется и затем направляется на исполнение.

Современные сетевые технологии позволяют включить все структуры предприятия в единый контур электронного документооборота. Однако понятно, что полностью централизованное управление крупной корпоративной структурой неэффективно. Следует создать новую концепцию корпоративного документооборота, сочетающего в необходимой степени сквозной контроль за документационной деятельностью в корпоративной структуре с автономностью управленческих процессов в самостоятельных подразделениях.

В заключение следует отметить, что благодаря применению полноценной системы электронного документооборота:

повышается скорость принятия решений и их исполнения за счет работы с электронными документами в компьютерной сети;

решения принимаются более обоснованные, поскольку при подготовке решений руководители располагают полной и достоверной управленческой информацией;

руководители получают возможность реально управлять работой с документами в компьютерной сети предприятия;

экономятся значительные материальные и временные ресурсы на изготовление, размножение и перемещение бумажных документов;

снижается зависимость от персонала как носителя технологических знаний по оформлению и учету документов, поскольку основная часть рутинных процедур по обработке электронных документов выполняется автоматически.

В. Баласанян,

генеральный директор компании "Электронные офисные системы"

"Финансовая газета", N 6, февраль 2005 г.