Вход
Комментарий к письму Федеральной службы государственной статистики от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257 "О путевых листах" (А.И. Кучина, "Нормативные акты для бухгалтера", N 4, февраль 2005 г.)
-
Комментарий к письму Федеральной службы государственной статистики от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257 "О путевых листах" (А.И. Кучина, "Нормативные акты для бухгалтера", N 4, февраль 2005 г.)
-
Путевой лист: сторона лицевая...
-
...И оборотная
-
Зачем нужен путевой лист?
Комментарий к письму Федеральной службы государственной статистики
от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257 "О путевых листах"
Легковые автомобили есть у каждой фирмы. Машинами пользуются все: и директор, и бухгалтер, и менеджеры. Ведь бывает так, что бухгалтер должен за один день побывать в нескольких банках и еще успеть в налоговую инспекцию. Работа менеджеров связана с постоянными разъездами - как иначе они смогут находить поставщиков и покупателей? Документ, который "сопровождает" такие поездки - это путевой лист легкового автомобиля. О том, как его надо заполнять, Росстат рассказал в комментируемом письме.
Путевой лист: сторона лицевая...
Сотрудники статистического ведомства напомнили, что форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля" утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" (далее - постановление N 78).
Обратите внимание: транспортные компании, которые перевозят пассажиров, составляют путевые листы по другой форме - N 4 "Путевой лист легкового такси". Что касается грузовиков, то для них предусмотрены формы N 4-С и 4-П.
Нередко фирмы оформляют путевой лист, например, на неделю или на месяц. Статработники подчеркнули, что это неправильно. Ведь путевой лист действителен только один день или смену. Правда, этот документ можно выдать и на более длительный срок. Но исключительно в случае командировки, когда водитель выполняет задание дольше одних суток (смены). Отметим: путевой лист выписывают в одном экземпляре. Делает это диспетчер или другой сотрудник, которого уполномочил руководитель. В путевом листе диспетчер указывает марку и государственный номер автомобиля, а также время его выезда и возвращения. Если машина осуществляет лицензируемые виды перевозок, то по строке "лицензионная карточка" делают соответствующую отметку. Если автомобиль используют только для управленческих нужд, то эту строку прочеркивают. Графы "Показания спидометра" и "Показания спидометра при возвращении в гараж" заполняет механик и заверяет их своей подписью. Причем показания спидометра на начало дня должны совпадать с показаниями на конец предыдущего дня. Информацию о работе автомобиля (например, время простоя) в путевой лист заносит водитель. Документ заверяют печатью фирмы.
Пример 1
ЗАО "Луна" занимается оптовой торговлей и владеет легковым автомобилем. 15 февраля 2005 года машина понадобилась менеджеру по сбыту Степанову А.Р. для разъездов по магазинам-покупателям. Путевой лист оформили так.
Место для штампа Типовая межотраслевая форма N 3
организации Утверждена постановлением Госкомстата России
от 28.11.97 N 78
Путевой лист легкового автомобиля НА N 23 ------ ---- (серия) " 15 " февраля 20 05 г.
/---------\
| Код |
|---------|
Форма по ОКУД |0345001 |
Организация ЗАО "Луна", 312902, г. Санкт-Петербург |---------|
------------------------------------------------------------- по ОКПО |40062011 |
(наименование, адрес, номер телефона) \---------/
ул. Софийская, д. 4. Тел.: 8(812)942-24-51
--------------------------------------------------------------------------- /---------\
Марка автомобиля ВАЗ 2109 | |
-------------------------------------------------- |---------|
Государственный номерной знак В 142 ВХ 78 Гаражный номер |25 |
------------------------------------- |---------|
Табельный номер |25.25 |
Водитель Козарез А.Б. \---------/
---------------------------------------------------------
(фамилия, имя, отчество)
Удостоверение N 23АУ3394163 Класс В
--------------------------------------------------- ---------
Лицензионная карточка стандартная, ограниченная
---------------------------------------------
(ненужное зачеркнуть)
Регистрационный N - Серия - N -
---------------- ------------------------ --------------
Задание водителю Автомобиль технически исправен
/----------------\
В распоряжение ЗАО "Луна" Показания спидометра, км | 45 000 |
---------------------------------- \----------------/
(наименование) Выезд разрешен
отдел сбыта /--------------\
------------------------------------------------/ Механик Нудельман М.В.
(организация) ---------------- ----------------------
(подпись) (расшифровка подписи)
Адрес подачи ул. Олеко Дундича, д. 11
----------------------------------- Автомобиль в технически
исправном состоянии принял
-------------------------------------------------
Водитель Козарез А.Б.
------------------------------------------------- --------------- ----------------------
(подпись) (расшифровка подписи)
/----------------\
Время выезда из гаража, ч. мин.| 8 ч. 30 мин. | /---------------------------\
\----------------/ | марка | код |
Диспетчер-нарядчик Баранов С.В. Горючее |-------------+-------------|
-------- -------------------- | АИ-92 | - |
(подпись) (расшифровка подписи) \---------------------------/
/-------------\
Время возвращения в гараж, ч. мин.|18 ч. 00 мин.| Движение горючего
\-------------/ /------------------\
| количество, л | 40
Диспетчер-нарядчик Баранов С.В. Выдано: |------------------|
-------- -------------------- по заправочному | |
(подпись) (расшифровка подписи) листу N 16 | 40 |
---------------------+------------------|
------------------------------------------------- Остаток: при выезде | 5 |
|------------------|
Опоздания, ожидания, простои, заезды в гараж и при возвращении | 20 |
прочие отметки перерыв на обед |------------------|
---------------------------------- Расход: по норме | 26,2 |
с 13-00 до 14-00 |------------------|
------------------------------------------------- фактически | 25 |
------------------------------------------------- |------------------|
Экономия | 1,2 |
Автомобиль сдал |------------------|
водитель Козарез А.Б. Перерасход | - |
--------- --------------------- \------------------/
(подпись) (расшифровка подписи) Автомобиль принял. Показания спидометра при
возвращении в гараж, км /-----------------\
| 45 210 |
\-----------------/
М.П. Механик Нудельман М.В.
---------------- --------------------
(подпись) (расшифровка подписи)
...И оборотная
На оборотной стороне путевого листа указывают пункты назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Обратимся к бератору "Первичные документы" (том II) из серии "Практическая энциклопедия бухгалтера". Здесь сказано, что эти показатели служат основанием для включения стоимости израсходованного бензина в себестоимость, а также для начисления зарплаты водителю. Причем показатель графы "Результат работы автомобиля за смену"/"Пройдено, км" равен разнице между показаниями спидометра на начало и на конец рабочего дня (смены).
Раздел "Расчет заработной платы" оборотной стороны путевого листа заполняет бухгалтер. Если зарплату водителю начисляют по повременной системе, то ее сумму указывают в строке "За часы, руб. коп.". Рассчитывают ее, умножив показатель строки "Всего в наряде, ч." на часовую ставку. Если зарплата шофера сдельная, то ее сумму отражают по строке "За километраж, руб. коп.". Для этого умножают показатель строки "Пройдено, км" на ставку за километр.
Обратите внимание: компании часто совершают ошибку, записав на оборотной стороне не конкретные пункты назначения (адреса), а просто "по заданиям фирмы" или "поездки по городу". В комментируемом письме сотрудники статистического ведомства подчеркнули, что так поступать нельзя. Они отметили, что маршрут надо записывать "по всем пунктам следования автомобиля".
Пример 2
Воспользуемся условиями примера 1. Дополним их. В течение дня (15 февраля 2005 года) менеджер Степанов А.Р. ездил по г. Санкт-Петербургу. С улицы Олеко Дундича (адрес подачи) он поехал по адресу наб. Фонтанки, д. 91. После этого - по адресу ул. Мира, д. 60. А затем - ул. Костюшко, д. 23. По этим адресам находятся магазины, для которых ЗАО "Луна" является поставщиком. Ставка водителя составляет 20 руб. в час. Он работал 8,5 часа (исключая время обеда). Значит, его зарплата за день такова:
20 руб. x 8,5 ч = 170 руб.
Показатель графы "Пройдено, км" равен:
45 210 км - 45 000 км = 210 км.
Оборотную сторону путевого листа заполнили так.
Оборотная сторона формы N 3
/------------------------------------------------------------------------------------ -----------\
|Номер |Код за-| Место | Время |Пройдено, км|Подпись |
|по по-|казчика|-------------------------------------+---------------------| |лица, |
|рядку | | отправления | назначения | выезда |возвраще- | |пользовав-|
| | | | | |ния | |шегося ав-|
| | | | |----------+----------| |томобилем |
| | | | | ч |мин. | ч |мин. | | |
|------+-------+------------------+------------------+----+-----+----+-----+------------+----------|
| 1 | - |ул. Софийская, |ул. Олеко Дундича,| 8 | 30 | 9 | 10 | 5 |Степанов |
| | |д. 4 |д. 11 | | | | | | |
|------+-------+------------------+------------------+----+-----+----+-----+------------+----------|
| 2 | - |ул. Олеко Дундича,|каб. Фонтанки, | 9 | 10 | 13 | 00 | 70 |Степанов |
| | |д. 11 |д. 91 | | | | | | |
|------+-------+------------------+------------------+----+-----+----+-----+------------+----------|
| 3 | - |каб. Фонтанки, |ул. Мира, д. 60 | 14 | 00 | 15 | 10 | 30 |Степанов |
| | |д. 91 | | | | | | | |
|------+-------+------------------+------------------+----+-----+----+-----+------------+----------|
| 4 | - |ул. Мира, д. 60 |ул. Костюшко, | 15 | 10 | 17 | 00 | 60 |Степанов |
| | | |д. 23 | | | | | | |
|------+-------+------------------+------------------+----+-----+----+-----+------------+----------|
| 5 | - |ул. Костюшко, |ул. Софийская, | 17 | 00 | 18 | 00 | 45 |Степанов |
| | |д. 23 |д. 4 | | | | | | |
\--------------------------------------------------------------------------------------------------/
Результат работы автомобиля за смену: Расчет заработной платы:
/------------------\ /-----------------\
всего в наряде, ч | 8,5 | за километраж, руб.коп.| |
\------------------/ \-----------------/
/------------------\ /-----------------\
пройдено, км | 210 | за часы, руб.коп. | 170 руб. 00 коп.|
\------------------/ \-----------------/
---------------------- /-----------------\
Итого, руб.коп. | 170 руб. 00 коп.|
\-----------------/
Расчет произвел бухгалтер Комкова М.С.
---------- --------- ------------------------
должность подпись расшифровка подписи
Зачем нужен путевой лист?
Как мы уже говорили, на основании путевых листов списывают расходы на бензин. Напомним: стоимость бензина - это затраты на содержание служебного транспорта, и их учитывают при налогообложении прибыли (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Как известно, для признания любых затрат необходимо, чтобы они были экономически обоснованы и документально подтверждены. Таково требование статьи 252 НК РФ. Сейчас довольно широко распространено мнение, что для документального подтверждения расходов на бензин достаточно чеков автозаправочных станций, а путевой лист оформлять необязательно. Однако чек АЗС свидетельствует лишь о факте оплаты горючего. А о том, что бензин был действительно использован для определенного автомобиля в производственных целях, можно узнать лишь из путевого листа. Поэтому при отсутствии документа инспекторы могут признать расходы неподтвержденными.
А.И. Кучина,
аудитор
"Нормативные акты для бухгалтера", N 4, февраль 2005 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал "Нормативные акты для бухгалтера"
ООО "Агентство бухгалтерской информации"
Свидетельство о регистрации ПИ N ФС 77-27066 выдано Федеральной службой по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия 26 января 2007 года.