Вопрос: Где необходимо хранить авансовый отчет об использовании подотчетных сумм: в кассовых документах (к какому кассовому ордеру он подшивается - по которому выданы подотчетные суммы или по которому оприходован неиспользованный остаток); в документах по учету расчетов с подотчетными лицами? ("Новая бухгалтерия", выпуск 3, март 2005 г.)

Где необходимо хранить авансовый отчет об использовании подотчетных сумм:

- в кассовых документах (к какому кассовому ордеру он подшивается - по которому выданы подотчетные суммы или по которому оприходован неиспользованный остаток);

- в документах по учету расчетов с подотчетными лицами?

Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" предусматривает, что правила документооборота учетной информации определяются организацией самостоятельно при формировании учетной политики исходя из особенностей ее деятельности.

Статьей 17 этого Закона предусмотрены обязанность и ответственность, связанные с хранением документов бухгалтерского учета. Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Где и как должны храниться документы учетной информации, Закон о бухгалтерском учете не предусматривает. Организация определяет это самостоятельно.

На наш взгляд, целесообразнее хранить авансовые отчеты в отдельной папке, где содержатся документы по учету расчетов с подотчетными лицами.

И. Горшкова

1 марта 2005 г.

"Новая бухгалтерия", выпуск 3, март 2005 г.