Трудовые книжки: организация и ведение учета (К. Михайли, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 12, март 2005 г.)

Трудовые книжки: организация и ведение учета

Обязанность работодателя (за исключением работодателей - физических лиц) вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной, закреплена в ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации.

Согласно п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.03 г. N 225 "О трудовых книжках") (далее - Правила), работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может осуществляться распространителями (юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным Объединением "ГОЗНАК" (п. 3 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22.12.03 г. N 117н). В бухгалтерском учете расчеты с распространителями бланков можно отражать на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Расчеты с распространителями".

В соответствии с п. 42 Правил бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности в бухгалтерском учете предназначен забалансовый счет 006 "Бланки строгой отчетности". Аналитический учет по счету 006 ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения в условной оценке. Материально-производственные запасы в размере фактических затрат на их приобретение отражаются на счете 10 "Материалы", к которому открывается субсчет "Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее".

В соответствии с п. 47 Правил работодатель при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее взимает с работника плату, размер которой определяется расходами на их приобретение.

В целях бухгалтерского учета рекомендуется для обобщения информации о расчетах с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, применять счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

Плата при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее не взимается с работника только в двух случаях:

при массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и др.) (п. 34 Правил). В данном случае работнику выдается дубликат трудовой книжки;

в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника (п. 48 Правил).

Для целей бухгалтерского учета расходы, понесенные организацией в связи с чрезвычайными обстоятельствами хозяйственной деятельности (стихийное бедствие, пожар, авария, национализация и т.п.), отражаются на счете 99 "Прибыли и убытки".

Возмещение причиненных организацией убытков является внереализационным расходом (п. 12 положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденного приказом Минфина России от 6.05.99 г. N 33н). В бухгалтерском учете такие расходы учитываются на счете 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 2 "Прочие расходы".

В настоящее время существует два мнения по поводу взимания платы с работников за бланки трудовой книжки или вкладыша в нее:

1) приобретение бланков организацией и последующее взимание платы с работников - это реализация товара, так как происходит переход права собственности (ст. 39 НК РФ);

2) взимание платы - это возмещение работниками затрат, понесенных работодателем на приобретение бланков.

Рассмотрим на примере данные варианты.

Пример. На начало года в организации работали 130 работников. В бухгалтерском учете на 1 января 2004 г. незаполненных бланков в остатке не было. В январе было приобретено 50 бланков у распространителей по цене 20 руб. за штуку (в том числе НДС 3,05 руб.) на сумму 1000 руб. (в том числе НДС 152,50 руб.). Условная оценка бланков установлена в размере 5 руб. за штуку. В феврале в связи с расширением производства приняты на работу 20 молодых работников, которые ранее трудового стажа не имели. Десять работников оплатили стоимость бланка наличными деньгами, а у остальных десяти стоимость бланка была удержана из заработной платы.

В организации в марте произошел пожар, в результате которого, по данным инвентаризации, было уничтожено 30 бланков и 150 трудовых книжек, заведенных на работников. Отдел кадров подал заявку на приобретение 200 бланков, в том числе 150 бланков для выдачи дубликатов трудовых книжек, уничтоженных в результате пожара, а 50 - для создания необходимого резерва.

При заполнении дубликатов 15 бланков было заполнено неправильно. Испорченные бланки заменили на новые.

1. Передача бланков работникам считается реализацией.

Расходы организации по приобретению бланков являются в соответствии с п. 7 ПБУ 10/99 расходами, связанными с управлением организацией. Для целей бухгалтерского учета управленческие расходы отражаются на счете 26 "Общехозяйственные расходы". В бухгалтерском учете производятся следующие записи (табл. 1).

Таблица 1

N п/п	Наименование операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Январь
1	Оприходовано 50 бланков (50 х 16,95)	10	76	847,50
2	Отражен НДС со стоимости бланков	19	76	152,50
3	Бланки поставлены на забалансовый учет как документы строгой отчетности (50 х 5	006		250,00
4	Оплачено распространителям за приобре- тенные 50 бланков (50 х 20)	76	51	1000,00
5	НДС со стоимости бланков принят к выче- ту из бюджета (запись в книге покупок)	68/НДС	19	152,50
Февраль
6	Списана по акту стоимость 20 бланков для вновь принятых работников (20 х 16,95)	26	10	339,00
7	Списаны на затраты общехозяйственные расходы	20, 90	26	339,00
8	Списаны с забалансового учета 20 блан- ков (20 х 5)		006	100,00
9	Отражена задолженность работников за реализованные им бланки (20 х 20)	73	91	400,00
10	Работники оплатили стоимость 10 бланков (10 х 20)	50	73	200,00
11	Удержана стоимость 10 бланков из зара- ботной платы работников (10 х 20)	70	73	200,00
12	Начислен НДС со стоимости реализованных бланков по ставке 18% (запись в книге продаж)	91	68	61,00
Март
13	Списана по акту стоимость 30 бланков, уничтоженных в результате пожара (30 х 16,95)	99	10	508,50
14	Списаны с забалансового учета 30 блан- ков (30 х 5)		006	150,00
15	Восстановлен НДС со стоимости бланков, не использованных в хозяйственной дея- тельности (красное сторно) (бухгалтерс- кая справка)	68	19	91,50
16	Списан НДС со стоимости бланков, унич- тоженных в результате пожара (бухгал- терская справка)	99	19	91,50
17	Оприходовано 200 бланков (200 х 16,95)	10	76	3390,00
18	Отражен НДС со стоимости бланков	19	76	610,00
19	Бланки поставлены на забалансовый учет как документы строгой отчетности (200 х 5)	006		1000,00
20	Оплачено распространителям за приобре- тенные бланки (200 х 20)	76	51	4000,00
21	НДС со стоимости бланков принят к выче- ту из бюджета (запись в книге покупок)	68	19	610,00
22	Списана по акту стоимость 150 бланков для оформления дубликатов трудовых кни- жек (150 х 16,95)	99	10	2542,50
23	Снято с забалансового учета 150 бланков (150 х 5)		006	750,00
24	Списана по акту стоимость 15 бланков, использованных для замены испорченных (15 х 16,95)	91-2	10	254,25
25	Снято с забалансового учета 15 бланков (15 х 5)		006	75,00

2. Приобретение бланков считается компенсацией понесенных расходов.

В соответствии с п.п. 1 п. 2 ст. 170 НК РФ в случае приобретения товаров, используемых для операций, не подлежащих налогообложению (освобожденных от налогообложения), суммы налога, предъявленные покупателю при приобретении товаров, учитываются в стоимости таких товаров. Следовательно, сумма НДС учитывается в стоимости приобретенных бланков (табл. 2).

Таблица 2

N п/п	Наименование операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Январь
1	Оплачено распространителям за приобре- тенные 50 бланков (50 х 20)	76	51	1000,00
2	Оприходовано 50 бланков	10	76	1000,00
3	Бланки поставлены на забалансовый учет как документы строгой отчетности (50 х 5)	006		250,00
Февраль
4	Отражена задолженность работников пе- ред работодателем за 20 бланков (20 х 20)	73	10	400,00
5	Работники возместили стоимость 10 бланков (10 х 20)	50	73	200,00
6	Удержана стоимость 10 бланков из зара- ботной платы работников по их заявле- нию (10 х 20)	70	73	200,00
7	Сняты с забалансового учета 20 бланков (20 х 5)		006	100,00
Март
8	Списана по акту стоимость 30 бланков, уничтоженных в результате пожара (30 х 20)	99	10	600,00
9	Снято с забалансового учета 30 бланков (30 х 5)		006	150,00
10	Оплачено распространителям за приобре- тенные 200 бланков (200 х 20)	76	51	4000,00
11	Оприходовано 200 бланков (200 х 16,95)	10	76	3390,00
12	Отражен НДС со стоимости бланков	19	76	610,00
13	Бланки поставлены на забалансовый учет как документы строгой отчетности (200 х 5)	006		1000,00
14	Списана по акту стоимость 150 бланков для оформления дубликатов трудовых книжек (150 х 16,95)	99	10	2542,50
15	Принят к вычету из бюджета НДС	68	19	457,50
16	Снято с забалансового учета 150 блан- бланков (150 х 5)		006	750,00
17	Списана стоимость 15 бланков, исполь- зованных для замены испорченных (15 х 16,95)	91-2	10	254,25
18	Принят к вычету из бюджета НДС	68	19	45,75
19	Снято с забалансового учета 15 бланков (15 х 5)		006	75,00
20	НДС учтен в стоимости оставшихся 35 бланков	10	19	106,75

Таким образом, выбор варианта приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и последующего взимания платы за них с работников остается за организацией.

К. Михайли,

ЗАО "Аудиторская фирма "Критерий-Аудит"

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 12, март 2005 г.