Выбор стратегии пусконаладочных работ (Н. Никитина, "Финансовая газета", N 13, март 2005 г.)

Выбор стратегии пусконаладочных работ

Сегодня никому уже не нужно доказывать необходимость приобретения и внедрения систем комплексной автоматизации на предприятиях любого профиля. Действительно, уже практически не осталось организаций, где не был бы автоматизирован хотя бы элементарный бухгалтерский учет. Сегодня все руководители различного уровня отдают себе отчет в необходимости автоматизации управленческих задач. К таким задачам относятся и бухгалтерский учет, и логистика, и управление персоналом, и управление финансами, и управление производством, и управление проектами, и управление взаимоотношениями с клиентами и др. Если даже на предприятии и отсутствует система комплексной автоматизации, то его руководство, да и сотрудники, понимая необходимость ее выбора и внедрения, предпринимают активные действия в этом направлении.

В условиях, когда от быстрого принятия правильного решения зависит эффективность деятельности компании, современные средства автоматизации и оперативного предоставления информации, необходимой для оценки сложившейся ситуации или динамики ее изменения, являются важной составляющей успеха. Без оперативного анализа ситуации, цен приобретаемых материалов и их влияния на себестоимость выпускаемой продукции, конкурентов в современном мире просто не выжить. Для стратегического и оперативного планирования, всестороннего учета, контроля и анализа деятельности и внедряются на предприятиях различного профиля системы комплексной автоматизации. И здесь неважно, 5 человек работает в компании или 5000, производственная это компания или дистрибьюторская либо многопрофильный холдинг - система комплексной автоматизации необходима в любом случае.

Одним из этапов реализации проекта по развертыванию на предприятии системы комплексной автоматизации являются пусконаладочные работы. От оптимального выбора стратегии проведения таких работ во многом зависит успех всего проекта. Сегодня мы проанализируем различные технологии, применяемые IT-специалистами, по проведению пусконаладочных работ выбранной системы на предприятии.

Первый шаг на пути реализации проекта комплексной автоматизации, необходимый в любом случае для любого предприятия, - это проведение диагностики, целью которой считается ознакомление со спецификой производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия и составление технического задания на внедрение выбранной корпоративной интегрированной системы (КИС). В результате эксперты в области информационных технологий выбирают одну или несколько стратегий проведения пусконаладочных работ.

Эксперты центра консалтинга и решений "Аргумент" чаще всего используют при проведении пусконаладочных работ следующие стратегии:

параллельная стратегия;

стратегия "скачка", или "моментального перехода";

пилотный проект;

частичная автоматизация, или "узкое" место;

комплексная автоматизация;

тиражный комплект;

тиражно-заказная стратегия;

заказная разработка.

Рассмотрим области применения каждой из указанных стратегий.

Параллельная стратегия применяется практически на всех предприятиях, где идет внедрение комплексных информационных технологий. Сегодня, наверное, уже не осталось предприятий, где не были бы автоматизированы те или иные участки ведения учета. На смену старым системам приходят новые, более современные разработки. Но цикл внедрения занимает определенное (порой очень продолжительное) время, причем процесс перехода со старых систем на новые происходит неодномоментно. Какое-то время старая и новая системы работают параллельно. Этап параллельной работы необходим, поскольку, пока идет внедрение, с персонала предприятия никто не снимает основной нагрузки, и тот учет, который они вели на старой системе, нужно продолжать вести и в этот период. В это время на новой системе производятся все основные настройки, конвертация данных, опытная эксплуатация новой системы на предмет выверки всех данных, тестирования произведенных настроек и наличия ошибок, а также исправления некорректных ситуаций. Следует отметить, что в период параллельной работы на персонал предприятия ложится двойная нагрузка, поэтому требуется мотивация со стороны руководства предприятия. Когда данные на всех контрольных точках совпадают, все настройки проверены на корректность, можно переходить от параллельной работы в двух системах к работе в одной.

В отличие от параллельной стратегия "скачка" предполагает единовременный отказ от старой технологии учета и управления и ведение работы сразу в новой системе (без переходного этапа). Перед началом эксплуатации системы на автоматизируемых участках должен быть проведен целый цикл работ: сделаны все системные и пользовательские настройки, настройки необходимых экранных и отчетных форм, настройки основных алгоритмов расчета и пр. Такая стратегия оправдывает себя на тех участках, которые не были затронуты автоматизацией (если работа на данных участках велась только с бумажными носителями информации). Для иллюстрации можно привести следующий пример: торговое предприятие использовало систему, позволяющую автоматизировать только бухгалтерский учет. Со временем старая система перестала удовлетворять потребностям предприятия. Возникла необходимость во внедрении таких модулей, как "Управление персоналом", "Управление взаимоотношениями с клиентами" и др. В этом случае при внедрении модуля "Бухгалтерский учет" будет, скорее всего, применена параллельная стратегия, а при внедрении других модулей - стратегия "скачка".

Стратегия "пилотный проект" применяется довольно часто. В качестве типового предприятия, где она используется, можно назвать любое сетевое предприятие, например предприятия связи, имеющие сетевую структуру, энергетические предприятия (электроэнергетика, теплоэнергетика) и др. Обобщенная структура такого предприятия приведена на рисунке.

                        /---------------------\

                        | Генеральная дирекция|

                        |       (пилот)       |

                        \---------------------/

/--------------------------\ |Аппарат управления филиала| | (тиражирование) | \--------------------------/ /-------------------------------------\ |Укрупненное структурное подразделение| | (тиражирование) | \-------------------------------------/ /-------------\ /---------------\ /---------------\ |Подразделение| | Подразделение | | Подразделение | | (пилот) | |(тиражирование)| |(тиражирование)| \-------------/ \---------------/ \---------------/

Данная стратегия предполагает детальную отработку и внедрение всех задач на одном из филиалов, структурных подразделений и т.д. Когда сделаны все настройки, проверены алгоритмы, созданы отчетные формы, проведены необходимые доработки и модификации системы на типовом структурном подразделении, останется только "отзеркалировать" все осуществленные настройки на оставшиеся структурные подразделения. Это позволит существенно сэкономить время и финансы при внедрении. Кроме того, во время реализации пилотного проекта на предприятии заказчика обычно формируется собственная проектная команда, которая перенимает от исполнителей всю методологию проведения таких работ. В дальнейшем все работы будут выполняться в основном этой проектной группой, а исполнитель будет осуществлять методологический контроль за соблюдением технологии их проведения.

Частичная автоматизация подразумевает автоматизацию не всех основных бизнес-процессов, а только конкретных задач ("узких" мест), зачастую наиболее критичных для предприятия. Такая стратегия применяется в том случае, когда автоматизация основных бизнес-процессов уже проведена и какая-то система комплексной автоматизации уже используется на предприятии. При таком подходе не ставится цель охватить все бизнес-процессы предприятия, цель - автоматизировать "узкий" участок, который по каким-либо причинам ранее не был автоматизирован. Причины, по которым такие участки не были автоматизированы в рамках системы, эксплуатирующейся на предприятии в текущий момент, могут быть различными: отсутствие требуемого функционала или его неудовлетворительные возможности либо, наоборот, излишняя избыточность и сложность. В случае когда принимается решение о частичной автоматизации, необходимо иметь в виду, что такая автоматизация все равно должна ставить конечную цель - создание единого информационного пространства на предприятии. Поэтому такая стратегия работ обычно имеет продолжение - интеграцию имеющихся на предприятии систем.

В отличие от частичной стратегия комплексной автоматизации предполагает автоматизацию всех основных бизнес-процессов предприятия. Такая стратегия применима в том случае, когда система ставится на вновь образуемом предприятии, где еще не произведена никакая автоматизация. Она также применяется в случае, когда предприятие принимает решение о полной смене комплексной системы. Такая смена бывает обусловлена тем, что прежние средства автоматизации перестают удовлетворять потребностям предприятия. В этом случае важно правильно выбрать систему. Необходимо четко проанализировать все функциональные, технические и ресурсные требования предприятия и соответствующие возможности выбираемой системы. Кроме того, в процессе комплексной автоматизации участки учета и управления все равно вводятся в эксплуатацию не все сразу, а в порядке некоторой очередности и целесообразности, поэтому весьма важным для данной стратегии является этап составления оптимального плана-графика выполнения работ. Например, этап финансового анализа может начинаться только после того, как введены в эксплуатацию основные участки по планированию и учету финансовых потоков, т.е. сначала в систему должна быть введена информация о том, что анализировать (предмет анализа), а затем уже настраиваются и вводятся в эксплуатацию алгоритмы бизнес-анализа. Грамотное составление плана-графика позволит реально сократить время работ и исключить случаи их повторного проведения на некоторых участках.

Стратегия "тиражный комплект" применяется в случае, когда базовый функционал внедряемой системы полностью (или почти полностью) удовлетворяет потребностям предприятия. В этом случае на этапе диагностики необходимо четко прописать специфику работы предприятия, а затем на этапе пусконаладочных работ выполнить основные настройки системы в соответствии с выявленной спецификой. Необходимо помнить, что такая стратегия применима только в случае, когда базовые возможности системы полностью удовлетворяют всем потребностям предприятия, т.е. когда речь идет о так называемом коробочном продукте и никаких доработок системы не предполагается.

Если требуются какие-то доработки базового функционала системы или разработка отсутствующего функционала, то применяется тиражно-заказная стратегия. Это одна из наиболее распространенных сегодня стратегий. Действительно, как бы ни был широк круг задач, решаемых рассматриваемой системой, все равно ее базовые возможности вряд ли полностью удовлетворят потребности предприятия. Ведь любое предприятие, несмотря на некоторые типовые бизнес-процессы, уникально - оно имеет свои отчетные формы, которые используются для управленческого учета, свои (порою довольно сложные) цепочки документооборота, специфичные особенности ведения бизнеса, сложнейшие производственные схемы и пр. В результате сегодня на смену коробочным продуктам приходят системы, которые содержат обширный базовый функционал, обеспечивающий автоматизацию всех основных особенностей ведения бизнеса предприятия, а также средства, позволяющие при необходимости осуществить требуемые доработки, а в отдельных случаях и разработку отсутствующего функционала, который ему необходим. Подавляющее большинство таких систем содержат следующие базовые модули:

"Управление цепочками поставок";

"Управление запасами";

"Управление денежными средствами";

"Бухгалтерский учет";

"Бюджетирование";

"Управление проектами";

"Управление персоналом";

"Расчет заработной платы";

"Управление производством";

"Бизнес-анализ";

"Управление взаимоотношениями с клиентами";

"Корпоративный портал" и пр.

Данный список в некоторых системах содержит до 150 различных базовых модулей. При этом сегодня эксперты ЦКР "Аргумент" все чаще сталкиваются с таким требованием большинства своих заказчиков, как "открытость" рассматриваемых систем. Это принцип, при котором возможно проведение ряда модификаций системы, а при необходимости и разработок в соответствии с задачами, стоящими перед предприятием. Принцип "открытости" как раз и позволяет при проведении пусконаладочных работ применять тиражно-заказную стратегию. Для данной стратегии крайне важным является этап диагностики. Именно на этом этапе устанавливается соответствие базовых возможностей системы потребностям предприятия, дается оценка применимости базового функционала для каждого рабочего места, определяется перечень базовых настроек системы, а также анализируются ее необходимые доработки (модификации). По результатам диагностики на предприятии проводятся пусконаладочные работы, основные системные и пользовательские настройки, работы по настройке и внедрению соответствующего базового функционала, а также его необходимые доработки. Так, на одном из предприятий теплоэнергетического комплекса эксперты ЦКР "Аргумент", применяя тиражно-заказную стратегию пусконаладочных работ, провели внедрение базового функционала системы Microsoft Axapta для целого ряда подразделений предприятия-заказчика, необходимые доработки отчетных и экранных форм, а также разработку отсутствующего на тот момент в системе необходимого функционала - модуля "Управление ремонтами".

Заказная разработка используется в том случае, когда предприятие принимает решение о создании системы непосредственно "под заказ", конкретно под свои потребности. Эта стратегия тесно переплетается с тиражно-заказной в части разработки "под заказ". Но в отличие от нее в заказной разработке нет базового функционала - вся система пишется "с нуля". В данном случае основную часть времени занимает составление технического задания на автоматизацию, где четко прописываются бизнес-процессы, подлежащие автоматизации, и их реализация в рамках разрабатываемой системы. Далее следуют этапы разработки, поиска и исправления ошибок в ее работе. Этап поиска и исправления ошибок осуществляется параллельно с опытно-промышленной эксплуатацией. Когда основная часть ошибок исправлена, а работа системы способствует достижению целей предприятия, разработка передается в промышленную эксплуатацию. Преимущества данной стратегии очевидны - весь функционал полностью соответствует потребностям предприятия, так как разработка велась именно под его задачи. Однако у стратегии имеются и недостатки, которые не лежат на поверхности, хотя бывают очень существенны:

продолжительное время, которое потребуется на разработку;

значительное количество ошибок. К сожалению, ни один программный продукт не свободен от ошибок. И, чем более выверенной и испытанной является система, тем меньшее количество ошибок содержит ее программный код. Когда разработка новая, тестирование ведется на одном предприятии, ошибок в программном коде в несколько раз больше;

поддержка разработчика. Чем больше пользователей у системы, тем выше вероятность ее долгосрочного существования и поддержки в актуальном состоянии. Заказную разработку обычно поддерживает коллектив от одного до нескольких человек (обычно в пределах 10), и увольнение хотя бы одного их них может иметь серьезные последствия для предприятия.

Итак, принимая решение о разработке системы "под заказ", необходимо серьезно взвесить все "за" и "против". Применение заказной разработки может быть целесообразно только в случае отсутствия на рынке базового тиражного или тиражно-заказного решения стоящих перед предприятием задач.

Следует отметить, что многие стратегии пусконаладочных работ не исключают друг друга, а дополняют и могут использоваться совместно. На практике так и бывает: чаще всего применяется несколько стратегий.

При выборе той или иной стратегии важно понять область ее применения и не нарушать основных принципов проведения работ в рамках данной стратегии. При этом, чем больше опыта проведения подобных работ у исполнителя, тем выше вероятность успешного завершения проекта в планируемые сроки и без превышения планируемых затрат. Известны случаи, когда в целях экономии работы по внедрению комплексной системы были поручены собственному отделу информационных технологий. В результате внедрение длилось 3,5 года, большинство задач так и не было реализовано, а заработавшая через два года бухгалтерия и так ранее успешно работала на программе "1С". Таким образом, предприятие ничего не сэкономило и через 3,5 года вынуждено было обратиться за помощью к экспертам в данной отрасли. Следовательно, при принятии решения о самостоятельном внедрении или об обращении к сторонним консультантам важно правильно оценить свои ресурсы, квалификацию персонала, временные затраты и пр. Зачастую экономия на проведении пусконаладочных работ на поверку оказывается иллюзорной.

Н. Никитина,

заместитель генерального директора

центра консалтинга и решений "Аргумент"

"Финансовая газета", N 13, март 2005 г.