Вопрос: Наша организация в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества приглашает на официальный прием представителей других организаций. Как надо оформить документы и списать сумму затрат по статье "представительские расходы"? ("Новая бухгалтерия", выпуск 4, апрель 2005 г.)

Наша организация в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества приглашает на официальный прием представителей других организаций.

Как надо оформить документы и списать сумму затрат по статье "представительские расходы"?

В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Так, включение представительских расходов в состав расходов возможно только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения приема, приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и их величина.

Для создания необходимой документальной базы организации можно порекомендовать следующее.

Руководителю организации следует издать приказы:

- о порядке выдачи подотчетных средств на представительские расходы с указанием лиц, имеющих право на получение таких средств;

- о порядке осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;

- о назначении ответственного лица за проведение приема;

- о направлении приглашения на прием, которое должно содержать цель прибытия представителей сторонней организации.

Необходимо также утвердить программу проведения приема. В ней указываются дата, место и сроки проведения приема, количество приглашенных лиц и участников со стороны принимающей организации и со стороны приглашенных, а также приводится утвержденная смета представительских расходов.

После проведения приема в бухгалтерию организации должны быть переданы следующие документы:

- отчет о расходах на проведение приема;

- авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими представительские расходы. К таким документам относятся: счета предприятий общественного питания, документы об оплате транспортных расходов, об оплате услуг переводчика и другие первичные учетные документы.

Отметим, что в целях исчисления налога на прибыль представительские расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При этом представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

В бухгалтерском учете списание представительских расходов оформляется следующим образом.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета представительские расходы отражаются по дебету счетов 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" в корреспонденции со счетами раздела VI "Расчеты", например 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и т.д.

Е. Карсетская

1 апреля 2005 г.

"Новая бухгалтерия", выпуск 4, апрель 2005 г.