Дистанционное обучение в крупных компаниях (М. Лемберский, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 15, апрель 2005 г.)

Дистанционное обучение в крупных компаниях

Важность дистанционного, или, точнее, электронного (от принятого в англоязычных странах термина e-learning), обучения для подготовки персонала в настоящее время мало у кого вызывает сомнения. Переломным в этом смысле оказался 2004 г. Именно в прошлом году стали заметны значительные успехи целого ряда проектов по использованию дистанционных средств обучения в процессе подготовки и переподготовки кадров некоторых крупнейших в своих отраслях предприятий и организаций.

Систематизируя их опыт, можно выделить общие принципы, которыми следует руководствоваться в процессе внедрения дистанционного обучения в крупных организациях (более 1000 человек) с территориально распределенной структурой.

Квалифицированный персонал - один из ключевых факторов в повышении конкурентоспособности компании. Понимание этого заставляет руководство более тщательно подходить к его подготовке и переподготовке. В последнее время наметился ряд тенденций, непосредственно влияющих на проблему:

возрастание интеллектуализации рабочих мест. Интенсивное использование информационных технологий невозможно без соответствующей подготовки персонала;

значительное повышение мобильности персонала. Среднее время работы специалиста на одном предприятии в России резко сократилось и приблизилось к средним европейским нормам (4-6 лет). Ситуация осложняется еще и тем, что рынок информационных технологий сейчас испытывает значительный дефицит кадров (на уровне 12%), а традиционные системы высшего образования не могут удовлетворить все возрастающие потребности рынка труда. В отличие от дистанционного образования они не располагают ресурсами, необходимыми для мобильного реагирования на внешние изменения;

высокие темпы развития технологий. Основным показателем, характеризующим интенсивность их изменений, является стремительное сокращение времени, за которое удваивается количество пользователей Интернета. Другой показатель - непрерывный рост объемов продаж на рынке информационных технологий. По оценке РБК, объем продаж на этом рынке в России в 2003 г. достиг 5,8 млрд долл. Таким образом, рост отрасли по отношению к 2002 г. составил около 25% и превзошел самые оптимистичные прогнозы. Итоги 2004 г. пока не подведены, однако результаты первого полугодия свидетельствуют о том, что темпы роста рынка в прошлом году не снизились.

Усиление интеграционных процессов в экономике, повышение мобильности персонала приводят к тому, что современная компания должна приспосабливаться к новым условиям путем формирования адекватных процессов в своей внутренней среде. Сегодня залогом ее успеха и устойчивости на рынке является способность быстро изменить свою структуру, бизнес-процессы, используемые технологии, номенклатуру продуктов под влиянием интенсивных внешних воздействий. Для крупной компании единственный эффективный способ решения сложившейся ситуации - это построение собственной корпоративной системы непрерывной подготовки персонала (СНПП).

Применение СНПП позволяет преодолеть зачастую возникающее несоответствие между существующими в компании системами обучения и реальными потребностями в обучении, интегрировать обучение со всеми бизнес-процессами компании. Целью внедрения СНПП является установление контролируемой связи между процессами обучения и переподготовки персонала и эффективностью компании в целом.

Основные задачи СНПП

Главная задача, стоящая перед СНПП, - это эффективное обучение. Однако, чтобы оно было действительно непрерывным, быстрым и качественным, необходимо оперативное решение ряда принципиальных задач:

построение системы регистрации изменений в бизнес-процессах компании, подпадающих под требования обязательной переподготовки персонала. Такая система позволяет фиксировать причины изменений и сами изменения, значимые для эффективности работы предприятия в целом, на которые можно влиять через процесс обучения;

создание системы подготовки учебно-методических материалов и методик обучения на основе нормативной, инструктивной и технической документации, описывающей зарегистрированные изменения;

создание системы оценки эффективности и качества подготовки персонала через непрерывный мониторинг динамики показателей производственной деятельности подразделений компании, охваченных СНПП;

обеспечение кадровых служб компании соответствующими технологиями и инструментарием управления и контроля процесса подготовки персонала;

выбор и адаптация соответствующей системы очного и дистанционного обучения под формируемую структуру СНПП.

Требования к СНПП

Чтобы СНПП могла решать поставленные перед ней задачи, она должна соответствовать ряду требований:

поддержка всех форм проведения обучения (очной, дистанционной и смешанной), а также всех типов учебных объектов для каждой из формы обучения (лекции, тесты, практические упражнения);

интеграция в бизнес-процессы компании (интеграция с корпоративными информационными системами, оперативный учет изменений в компании с точки зрения обучения персонала);

открытость (обеспечение возможности использования в учебном процессе любой доступной информации, любых учебных материалов, пособий, методик). Применительно к дистанционному обучению это требование влечет за собой необходимость поддержки средствами доставки учебного контента международных стандартов - AICC, SCORM, IMS;

быстрая реакция на изменения внешних условий (переработка учебных материалов и их распространение, адаптация учебного процесса).

Компоненты СНПП

Организация непрерывной подготовки персонала - процесс, непосредственно зависящий от компонентного состава используемой системы. Существует комплекс основополагающих вопросов, на которые необходимо ответить, чтобы СНПП функционировала эффективно, например: кого учить, чему учить, как учить, где и когда учить, какие ресурсы использовать.

Анализируя ответы на данные вопросы, можно сформировать представление о компонентном составе необходимой для конкретного случая СНПП.

Так, ответ на вопрос "кого учить" позволяет установить набор целевых аудиторий на основе организационных и функциональных принципов. Представители одной целевой аудитории обладают схожими потребностями в обучении. Корректное выделение целевых аудиторий способствует оценке количества персонала, которому требуется обучение, и его основных потребностей.

Благодаря решению вопроса "чему учить" можно определить набор необходимых программ обучения целевых аудиторий. Он должен удовлетворять все возникшие потребности в обучении и состоять из множества непересекающихся курсов.

Найдя ответ на вопрос "как учить", можно установить набор методик обучения, которые в свою очередь повлияют на выбор его формы (очная, дистанционная или смешанная) и методов, т.е. системы взаимодействия инструктора и слушателя. От нее зависит успешное усвоение программы обучения. Эффективность применения методики обучения для конкретной целевой аудитории и программы обучения может быть оценена и по формальным признакам, таким, как размер и территориальное расположение целевой аудитории, состав и сложность программы обучения и т.п.

Ответ на вопрос "где и когда учить" позволяет определить организационную структуру СНПП. На данном этапе формируется представление об организационных единицах, задействованных в процессе подготовки персонала, взаимосвязях между различными организационными единицами, наборе ролей исполнителей, участвующих в реализации СНПП.

Ответ на вопрос об используемых ресурсах дает возможность оценить экономическую эффективность, затраты на внедрение, запуск и сопровождение СНПП.

Анализ компонентов СНПП обеспечивает правильное определение места дистанционного обучения, а следовательно, и системы дистанционного обучения в организационной структуре компании.

Выбор дистанционной формы обучения

Дистанционное обучение - это форма организации учебного процесса, которая базируется на использовании традиционных и новых информационных технологий, обеспечивающих интерактивное взаимодействие удаленных участников образовательного процесса, доставку учащимся основного объема учебного материала, самостоятельную работу по его усвоению, оценку знаний и навыков, приобретенных в процессе обучения.

Рассмотрим основные преимущества дистанционной формы обучения как одной из форм обучения в рамках СНПП.

Стоимость. Немаловажным аргументом в пользу дистанционного обучения является сравнительно низкая стоимость тиражирования учебного материала. Расходы на обучение дополнительного слушателя при использовании дистанционной формы намного меньше, чем при очном обучении, что позволяет при одинаковом бюджете обучить большее количество слушателей. Финансовая эффективность дистанционной формы обучения оправдывает себя в случае большого количества слушателей.

Чтобы определиться с выбором формы обучения, можно прибегнуть к достаточно простой, но абсолютно корректной формуле:

     K = (РД - РО) / (ОО - ОД),

где К - коэффициент целесообразности использования дистанционной формы обучения;

РД и РО - стоимость разработки учебных материалов соответственно для дистанционной и очной формы обучения;

ОО и ОД - стоимость обучения одного сотрудника соответственно в очной и дистанционной форме обучения.

Если число предполагаемых слушателей больше, чем получившийся К, то дистанционная форма обучения дешевле.

Контроль. За счет интеграции системы дистанционного обучения с корпоративной информационной системой руководители или сотрудники кадровой службы постоянно имеют реальную и объективную оценку знаний персонала. Ход обучения и его результаты могут быть доступны и самому обучающемуся. Обширные средства контроля учебного процесса позволяют создавать различные механизмы оценки знаний и навыков сотрудников. Для проверки знаний могут быть разработаны тесты и упражнения, преследующие различные учебные цели: самопроверка, определение степени усвоения знаний, оценка начальных и конечных знаний, подготовка к сертификационным экзаменам и т.п.

Цели обучения. Дистанционное обучение наиболее эффективно для формирования навыков работы, т.е. оно имеет практическую направленность. Применение дистанционной формы при обучении навыкам более напоминает тренинг в очном обучении.

Тренинг способен во много раз повысить эффективность учебного процесса, так как направлен на выработку практических навыков. Это связано с самостоятельной работой с материалом. Как известно, на очных лекциях в среднем слушатели усваивают не более 20%, если просто слушают, и не более 40%, если записывают. Дистанционные курсы позволяют на 60% и более повысить эффективность обучения благодаря возможности на практике отработать полученные знания.

Непрерывность и индивидуальность. В результате более полной проработки содержания учебных материалов обучение в дистанционной форме можно проводить без отрыва от производственной деятельности, например в свободное от работы время.

Дистанционная форма позволяет проводить обучение по индивидуальным программам без привлечения дополнительных сил со стороны инструктора.

Оперативность. Чтобы повысить оперативность обучения персонала, необходимо применять те же методы, которые используются для роста производительности компании в целом, т.е. достижения в области информационных технологий.

Высокая оперативность при проведении обучения может быть вызвана реагированием на изменения функций, выполняемых целевой аудиторией, что в свою очередь влечет за собой частые изменения программы обучения.

Быстро растет и количество учебных материалов для дистанционной формы обучения. Их особенностью является то, что большинство из них готовится в соответствии с международными стандартами, применяемыми специально для учебных материалов при дистанционном обучении. Для традиционных форм обучения подобных стандартов на формат учебных материалов не существует.

Географическое распределение целевой аудитории. При использовании традиционных методов географическое распределение целевой аудитории затрудняет процесс обучения и зачастую делает его просто невозможным. Для дистанционной формы обучения таких проблем не существует, сдерживающим фактором в этом случае может быть только соответствие оснащения рабочего места учащегося техническим требованиям.

Остается только взвесить все "за" и "против" и выбрать оптимальную форму обучения или их сочетание. Правильный выбор позволит значительно усилить эффективность работы персонала.

Перспективы дистанционного обучения

Согласно опросам, проведенным нашим Центром, практически все респонденты заявляют о необходимости внедрения дистанционного обучения в их организациях. Многие из них считают, что дистанционное обучение наиболее эффективно при обучении пользователей офисных приложений. Большинство респондентов к наиболее важным свойствам корпоративной системы дистанционного обучения относят возможность получения практических навыков и создания собственного контента.

По оценкам IDC, объем обучения в дистанционной форме приближается к очному и уже в 2006 г. составит 34% от общего объема обучения против 58% у очного.

Опыт прошедшего 2004 г. показал, что для крупных компаний создание СНПП является насущной необходимостью, адекватной реакцией на изменяющиеся внешние условия, а наибольший эффект от ее создания может быть достигнут путем включения в ее состав средств дистанционного обучения.

М. Лемберский,

компания REDLAB

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 15, апрель 2005 г.