Документооборот в организации: современные подходы (М. Бобылева, "Финансовая газета", N 16, апрель 2005 г.)

Документооборот в организации: современные подходы

Деятельность любой организации (предприятия, учреждения), в том числе финансовая, отражается в различного рода документах. С учетом общественной значимости документирования управленческой деятельности, необходимости обеспечения эффективного взаимодействия государственных органов и организаций различных отраслей эти вопросы охватываются системой государственного регулирования на законодательном уровне и на уровне подзаконных нормативных актов. Вместе с тем значительная часть вопросов, связанных с организацией и технологией работы с документами, на государственном уровне не регламентируется, да и не должна регламентироваться. Данные вопросы составляют область корпоративного регулирования документационного обеспечения управления, которое должно быть направлено на создание системы работы с документами, учитывающей особенности документирования деятельности конкретной организации, характеристики ее структуры, персонала, технической базы, финансовые возможности, а также управленческие традиции и другие существенные факторы.

Практически в каждой организации проявляются "центростремительные" и "центробежные" тенденции, связанные как с закреплением правил работы с документами, так и с выработкой новых подходов, а иногда и с отступлением от установленных правил. Под влиянием одновременно действующих факторов внешнего и внутреннего порядка (изменения организационной структуры, новые информационные технологии, проявление корпоративной культуры и индивидуальной управленческой культуры, квалификация работников и др.) существует постоянная необходимость оптимизировать применяемые методы и приемы работы, устранять устаревшие и неэффективные.

В последнее время растет число организаций, занимающихся оптимизацией своих бизнес-процессов, включая такие вопросы, как информационное и документационное обеспечение, расширение применения компьютерных технологий и электронного документооборота. Отношение к работе с документами как к составляющей основных бизнес-процессов позволяет добиться ощутимого эффекта. Вместе с тем существуют проблемы, которые не решаются в рамках "процессного" подхода, если при этом вне поля зрения остаются вопросы более общего характера. Дальнейшее повышение эффективности управления документооборотом возможно, если оптимизацию бизнес-процессов сочетать с использованием новых возможностей автоматизации документооборота на уровне организации или предприятия в целом. В этом случае работа с документами рассматривается как один из ресурсов управления, способствующий повышению управляемости организации.

В настоящее время комплекс вопросов оптимизации и автоматизации документооборота выходит за рамки традиционного делопроизводства. Анализ практики корпоративного регулирования информационного и документационного обеспечения управления последних лет по сравнению с предыдущим периодом позволяет выделить ряд новых подходов. Рассмотрим некоторые из них.

Использование корпоративных информационных систем, в том числе систем документооборота, объединяющих информационные ресурсы в рамках всей организации и ее подразделений (в том числе территориально обособленных). Особенностью корпоративных информационных систем является то, что они функционируют на основе компьютерной сети и объединяют информационные ресурсы в рамках целой организации, а возможно, и нескольких организаций, объединенных корпоративным соглашением.

Корпоративные системы документооборота получили распространение с середины 90-х годов и сейчас внедряются прежде всего в учреждениях, организациях и на предприятиях, стратегия которых нацелена на длительное функционирование. Для значительной части организаций внедрение и использование таких систем могут рассматриваться как насущная потребность или ближайшая перспектива. Корпоративные системы документооборота предусматривают не только автоматизацию традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом: выполнение справочно-информационной и аналитической работы, а также использование электронного документооборота. В условиях корпоративной системы появляется возможность, не осуществимая при традиционной технологии, - вести централизованный контроль за документооборотом во всех подключенных к системе подразделениях, в том числе территориально удаленных. При этом можно изменять организационные формы работы по регистрации документов и вводу информации в сторону децентрализации, поскольку требуемая информация может быть получена из единой базы данных.

Расширение применения электронных документов в сфере управления. Использование электронных документов способствует качественному преобразованию работы в различных сферах деятельности, включая государственное управление и бизнес. Сегодня стало возможным строить не только гипотетические предположения об электронном офисе будущего, но и решать реальные задачи, которые встают перед организациями при переходе от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.

Проблемы, касающиеся внедрения и расширения применения электронного документооборота, заключаются не только в изменении психологии людей, о чем говорится довольно часто. При увеличивающемся разнообразии технологических решений в области автоматизации документооборота особое внимание следует уделять:

регулированию делопроизводства и документооборота (как на государственном уровне, так и на корпоративном), в том числе сочетанию традиционного (бумажного) и электронного документооборота;

организационным аспектам, связанным с процессом внедрения и использования современных корпоративных систем документооборота, и конкретным методическим подходам, позволяющим повысить эффективность их использования и применять элементы электронного документооборота на практике.

Изменение приоритетов в пользу оптимизации работы с документацией в организации в целом, т.е. на корпоративном уровне, а не на уровне отдельных подразделений или только делопроизводственной службы. По мере развития организации, ее структуры, взаимосвязей с другими учреждениями и предприятиями, увеличения числа работников, формирования территориальных подразделений и т.д. возрастает значение интеграционных процессов в менеджменте.

Современный подход к управлению документооборотом предполагает отношение к документам как к информационному ресурсу управления организацией в целом. Внедрение и использование корпоративных систем документооборота, с одной стороны, являются следствием интеграционных процессов, а с другой - выступают важным фактором повышения интеграции и управляемости.

Корпоративная система документооборота считается системообразующим фактором, поэтому при ее внедрении и использовании необходимо не только проанализировать массивы управленческой информации, информационные потоки и применяемые информационные технологии в структурных подразделениях, но и выработать оптимизирующее решение для организации в целом. Такое решение должно приниматься в рамках общей концепции развития информационной системы организации, учитывать государственные и корпоративные нормы и правила работы с документами.

Использование методологии информационного менеджмента. Безусловно, основы комплексного и системного подхода к совершенствованию делопроизводства и документооборота закладывались еще в предшествующий период. Однако применение новых информационных технологий, охватывающее практически все стороны деятельности организации и создающее новые возможности для передачи информации, потребовало еще более высокого уровня системности и интеграции в вопросах информационного и документационного обеспечения, в работе с различными видами информации и документации. В результате возник новый подход, получивший название "информационный менеджмент".

Формирование концепции информационного менеджмента и ее дальнейшее развитие связаны с двумя группами факторов:

необходимость повышения эффективности решений в сфере информатизации, внедрения новых информационных технологий;

возрастание сложности принятия управленческих решений в условиях растущих объемов информации и высокой степени ее неопределенности, отражающей особенности рыночной экономической среды и развития социально-политических и других общественных процессов; повышение требований к профессиональной организации процессов работы со всеми видами управленческой информации.

Данные группы факторов действуют одновременно. Первая из них послужила основой для более "узкого" понимания информационного менеджмента, задачами которого являются:

переход от частичной автоматизации к комплексной;

стратегическое и оперативное планирование развития информационных систем, использования программно-технических средств;

повышение эффективности капиталовложений в эту сферу;

защита информационных ресурсов.

Более широкое понимание информационного менеджмента обусловлено анализом информационных потребностей руководителей и специалистов, совершенствованием массивов информации, информационных потоков, информационных технологий и технического обеспечения на основе системного подхода и координации работ в целях формирования единого информационного пространства организации.

Можно выделить следующие основные компоненты информационного менеджмента (кроме финансовых ресурсов): документированная информация (информационные ресурсы), персонал, технические и программные средства обеспечения информационных процессов, нормативно установленные процедуры формирования и использования информационных ресурсов (см. рисунок). Каждый из указанных четырех компонентов связан с остальными и оказывает на них влияние, поэтому при решении любого вопроса оптимизации документооборота эту взаимосвязь надо учитывать.

Основные компоненты информационного менеджмента

Потребность в регламентации применения корпоративных систем документооборота и электронных документов. Регламентация работы с документами в организации должна исходить из принципа "необходимости и достаточности", поскольку излишняя формализация может затруднить работу. При этом важно отметить, что чем более масштабные и многофункциональные системы документооборота внедряются, тем более пристальное внимание следует уделять вопросам нормативно-методического обеспечения.

Опыт применения корпоративных систем документооборота и элементов электронного документооборота подтверждает, что ряд вопросов не является характерным для прежних инструкций по делопроизводству и требует специальной регламентации (например, порядок подключения пользователей к системе, ведения справочников (классификаторов), работы с электронными файлами и др.). Эти вопросы могут быть отражены либо в специальном, едином для организации документе, либо в отдельных (но взаимоувязанных по требованиям) документах, регламентирующих работу службы делопроизводства и структурных подразделений.

Система документооборота должна поддерживаться также корпоративной культурой организации и ее фирменным стилем. Регулирующая функция корпоративной культуры проявляется в формировании стиля работы и форм поведения, характерных для данной организации. Вместе с тем корпоративная система документооборота сама является важным средством формирования корпоративной культуры и повышения качества менеджмента.

Итак, мы рассмотрели некоторые принципиальные особенности, характеризующие новые подходы к вопросам организации документооборота на уровне организаций, предприятий, учреждений, ведомств. Эти особенности носят взаимообусловленный характер и связаны с возросшим уровнем системности и интеграции в вопросах информационного и документационного обеспечения в условиях внедрения новых информационных технологий и электронного документооборота.

М. Бобылева,

заместитель начальника управления

Административного департамента Банка России

"Финансовая газета", N 16, апрель 2005 г.