Бухгалтерия со знаком качества (Л. Кошолкина, "Консультант", N 3, февраль 2005 г.)

Бухгалтерия со знаком качества

В последнее время все больше компаний стремится систематизировать работу своих финансовых служб, вводя внутренние стандарты ведения бухгалтерского учета. В чем заключается такая стандартизация, и какие проблемы она позволяет решить?

Успешность предприятия нередко зависит от его внутренней стабильности и устойчивости. Безусловно, роль ключевых фигур нельзя недооценивать, однако их уход из организации не должен спровоцировать кризис.

Это справедливо для любого подразделения предприятия, в том числе и для бухгалтерии. Не секрет, что каждый главбух стремится подстроить учет на предприятии "под себя". Кто-то является приверженцем автоматизации, кто-то застал социалистические времена и питает слабость к журнально-ордерной системе учета. В результате приход в бухгалтерию нового руководителя влечет за собой недели, если не месяцы, "перенастройки" всей ее работы "под него". Очевидно, что это означает не только финансовые затраты, но и временное снижение эффективности деятельности бухгалтерской службы в целом.

Поэтому неудивительно, что все больше предприятий устанавливает внутренние стандарты ведения бухгалтерского учета. Кроме основной цели - стабильности и прозрачности работы бухгалтерии - внутренние стандарты позволяют решить ряд других задач, например:

устранить противоречия, дублирование обязанностей и "белые пятна" в работе бухгалтерии;

формализовать и упорядочить отношения бухгалтерской службы с другими подразделениями предприятия;

снизить трудоемкость учетной работы.

Калейдоскоп стандартов

К внутренним стандартам бухучета могут относиться руководства, инструкции, методические разработки, пособия и другие обязательные к применению документы. Их можно разделить на три уровня: положение о системе ведения бухгалтерского учета, руководства по ведению бухучета и инструкции (см. схему). Это деление отражает скорее не иерархию документов, поскольку они друг другу не подчинены, а их значимость и уровень детализации.

Наиболее важным и общим является Положение о системе бухгалтерского учета. Этот документ формализует прежде всего методологическую работу бухгалтерии. Он устанавливает:

краткое описание и основные требования к составлению документов, входящих в систему ведения бухгалтерского учета;

описание главных принципов классификации и группировки объектов учета;

глоссарий (словарь) с перечнем терминов и их определений, используемых в руководствах по ведению бухучета и должностных инструкциях; глоссарий может быть как отдельным документом, так и приложением к данному положению.

Система ведения бухгалтерского учета в организации

/-------------------\  /--------------\  /------------------------------\

|Положение о системе|  |Руководства по|  |Должностные инструкции (регла-|

|ведения  бухгалтер-|  |ведению   бух-|  |ментируют  выполнение конкрет-|

|ского учета  (уста-|  |учета         |  |ных учетных процедур  и работу|

|навливает   базовые|  \--------------/  |исполнителей)                 |

|принципы  и опреде-|    |          |    \------------------------------/

|ление понятий)     |    |          \-----\

\-------------------/                    

    /------------------------------\  /-------------------------\

    |Методология  и специфика учета|  |Технология и организация |

    |отдельных видов объектов учета|  |процесса ведения учета   |

    \------------------------------/  \-------------------------/

Руководства по ведению учета

Руководства занимают второй уровень стандартов и расписывают весь процесс ведения бухгалтерского учета на предприятии. Их можно подразделить на две группы: документы, в которых отражают способы формирования информации об объектах учета (или руководства по бухгалтерскому учету и отчетности), и документы, в которых расписана организация функционирования финансовой службы предприятия (руководства по организации ведения бухучета).

Ведение учета. Руководства по бухгалтерскому учету и отчетности целесообразно разрабатывать по отдельным элементам учета и отчетности - активам, обязательствам, капиталу, доходам и расходам в разрезе объектов и процессов бухгалтерского учета.

Руководства имеют стандартную структуру и могут состоять из:

общих положений;

ссылок на нормативные акты;

условий признания объектов в учете;

оценки объектов (первоначальная стоимость, изменение оценки и т.д.).

Текст руководства по бухучету обычно содержит проводки и примеры, иллюстрирующие бухгалтерские операции. В приложении к руководству можно еще больше конкретизировать методы учета. Допустим, в приложении к "Учету основных средств" раскрыть специфику учета:

отдельных видов основных средств (например, "Учет зданий и сооружений", "Учет технологического оборудования" и т.д.);

в отдельных операционных сегментах (например, "Учет основных средств филиалов, осуществляющих производственную деятельность", "Учет основных средств филиалов, осуществляющих снабженческо-заготовительную деятельность" и т.д.);

по географическим сегментам (например, "Учет основных средств филиалов, расположенных в Дальневосточном регионе", "Учет основных средств филиалов, расположенных в Центральном регионе" и т.д.).

Отдельно следует утвердить Руководство по бухгалтерской отчетности, установив в нем требования к составу и формам отчетности с указаниями по их заполнению.

К группе руководств, посвященных ведению бухучета, относится и учетная политика предприятия. Она является своего рода "мостиком" между бухгалтерским законодательством и внутренней нормативной базой предприятия.

В приказе об учетной политике отражают:

выбор одного способа учета из нескольких, допускаемых законодательством;

разработанные и обоснованные предприятием способы ведения бухгалтерского учета, которые отсутствуют в нормативной базе;

специфику формирования своих активов (основных средств, производственных запасов и т.п.);

выбор определенного способа учета, если есть противоречия в нормативной базе.

Организация учета. Документы этой группы должны раскрывать:

цели, задачи и функции бухгалтерской службы;

организационную структуру бухгалтерии;

порядок взаимодействия отдельных участков службы;

порядок взаимодействия бухгалтерии с другими подразделениями компании;

правила документирования хозяйственных операций;

организацию документооборота, порядок хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета.

Примерами положений по организации учета могут быть: Положение о бухгалтерской службе организации, Положение об организации первичного учета, Положение о документообороте и т.д. К этим документам в качестве приложений можно разработать классификаторы и справочники.

В классификаторах объекты учета можно сгруппировать и определить способы их кодирования для однозначной идентификации. Например, можно разработать классификаторы и справочники основных средств, нематериальных активов, мест возникновения затрат, элементов и статей затрат и т.д.

Рабочий план счетов, в котором следует определить и систематизировать перечень синтетических и аналитических счетов предприятия, также относится к классификаторам. К нему можно приложить корреспонденцию счетов с указанием содержания операций и первичных документов, на основании которых делают проводки.

К этой же группе относится график документооборота, устанавливающий порядок движения первичных документов организации (создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка, передача в архив).

Должностные инструкции

Документы третьего уровня - это инструкции, которые расписывают конкретные операции в учетной работе бухгалтерских служб и персонала. В отличие от документов второго уровня они регламентируют работу конкретных исполнителей. Инструкции можно подразделить:

на рабочие инструкции, содержащие пошаговый алгоритм действий для каждого исполнителя (например, инструкция по отражению в учете поступления и выбытия основных средств и нематериальных активов, инструкция по расчету амортизационных отчислений и т.д.);

на должностные инструкции сотрудников бухгалтерской службы.

Выбор за вами

Но так ли необходимо разрабатывать все эти документы? Рассмотрим, для каких целей служит каждый уровень системы ведения бухгалтерского учета.

Положение о системе ведения бухучета формализует методологическую работу бухгалтерии, позволит добиться логической стройности всей системы.

Руководства по ведению бухучета позволят полнее соблюдать требования законодательства и нормативных актов по бухучету, сделают технологию учета более рациональной, уменьшат трудоемкость учетных работ. При разработке любого руководства предприятие будет вынуждено подойти к решению вопросов учета конкретного объекта комплексно: определить порядок сбора и обработки первичной информации, ее систематизации в регистрах бухгалтерского учета и внутренней отчетности, отражения на счетах бухгалтерского учета, раскрытия в финансовой отчетности. Эта цепочка неизбежно затронет все структурные подразделения компании, и, таким образом, будет достигнуто единообразие порядка учета всего предприятия.

Руководства по организации бухучета упорядочат работу бухгалтерии с другими подразделениями предприятия, повысят ответственность исполнителей за формирование и представление необходимых документов в бухгалтерию. Инструкции повысят ответственность учетных работников и позволят исключить дублирование их обязанностей.

В целом же система ведения бухгалтерского учета позволит предприятию организовать "прозрачный учет", исключить ряд рисков, связанных с недостаточной квалификацией некоторых учетных работников, повысить внутренний контроль.

Вопросами стандартизации бухгалтерского учета в организации может заниматься структурное подразделение, специально созданное для этих целей. Оно будет разрабатывать стандарты и поддерживать их в актуальном состоянии. Но создание и содержание постоянного штата высококвалифицированных специалистов-методологов по карману не каждой организации.

Сегодня услуги по постановке, организации бухгалтерского учета, его стандартизации оказывают многие аудиторские и консалтинговые компании. Специалисты этих компаний помогут решить вопросы по организации системы ведения бухгалтерского учета организации в целом или какой-либо его составной части.

Л. Кошолкина,

руководитель департамента методологии

и контроля качества ЗАО "Руфаудит"

В помощь руководству

Е. Соколова,

генеральный директор Фонда "Ставропольдорбезопасность":

"На нашем предприятии существует определенный порядок внутреннего документооборота для финансового и бухгалтерского учета. В частности, в нашей компании разработаны внутренние формы отчетности для наших 14 филиалов. По представляемым в них данным главный бухгалтер головной компании составляет консолидированную отчетность. Кроме того, указанные формы содержат всю необходимую информацию для финансового контроля за работой филиалов. Бухгалтер каждого из них в своем отчете указывает ряд показателей. К ним относятся, например, такие как начисленная и выданная заработная плата, поступления денежных средств и произведенные закупки, суммы перечисленных платежей и ряд других. Установлены сроки сдачи отчетности филиалами в головную организацию. Данная система позволяет упростить работу по уплате налогов компании в целом.

Кроме того, мною были разработаны должностные инструкции для различных постов компании. Они дают работнику понимание его обязанностей и полномочий, устанавливают сроки и формы отчета для каждого сотрудника и т.д.

Преимущества введения внутренних стандартов в компании очевидны. Благодаря им мне как генеральному директору проще ориентироваться в финансово-хозяйственной деятельности фонда. Кроме того, обобщенные данные, полученные на основе информации из внутренней отчетности, облегчают мне подготовку к отчету перед учредителями и ревизионной комиссией".

"Консультант", N 3, февраль 2005 г.