"Эффективное управление временем" (интервью с М. Кукушкиным, генеральным директором компании "Тренинг-бутик") (А. Щетинский, "Консультант", N 3, февраль 2005 г.)

"Эффективное управление временем"
(интервью с М. Кукушкиным, генеральным директором компании
"Тренинг-бутик")

Оптимизировать свое рабочее и личное время можно, воспользовавшись основными инструментами тайм-менеджмента. О том, как эффективно управлять временем, нам рассказал Марк Кукушкин, генеральный директор компании "Тренинг-бутик".

- Марк Евгеньевич, расскажите, пожалуйста, что представляет собой тайм-менеджмент?

- С английского тайм-менеджмент дословно переводится как управление временем. Хотя этот перевод не совсем точно отражает его суть. На самом деле правильнее определять тайм-менеджмент как управление собой во времени.

- Есть ли какая-то специфика в применении инструментов тайм-менеджмента финансовым или генеральным директором фирмы?

- Безусловно, ведь тема управления временем в первую очередь имеет отношение к уровню позиции сотрудника в компании, а не к специфике деятельности. Чем более высокую должность занимает человек, тем дороже стоит его рабочее время. Поэтому рационально им распоряжаться руководителю в особенности важно.

- С чего стоит начинать руководителю, который хочет эффективно управлять временем?

- На этот вопрос я всегда отвечаю - начни с себя. Организовывай свою деятельность по управлению временем эффективнее, научись видеть структуру расходов времени - на что реально оно тратится.

- То есть, по сути, первый шаг - это постановка системы учета времени. Как это можно сделать?

- Самый простой способ постановки такой системы - "фотография" рабочего дня. Вы создаете некую матрицу, в которой фиксируете расход времени своего рабочего дня с точностью до 10-15 минут (фиксируя время начала и окончания каждой значимой рабочей операции). Подобный автоматизм нарабатывается.

Как видите, способ несложный, но, применяя его, мы контролируем реальный расход рабочего времени или даже всего времени (от подъема до отбоя). Внимательно посмотрев на такую "фотографию", можно, например, обнаружить, что из-за дорожных пробок значительная часть временных затрат приходится на поездки по городу.

- Но ведь этих "потерь времени" не избежать...

- Да, но тогда стоит проводить это время с комфортом. Например, один мой знакомый, финансовый директор достаточно крупной компании, сделав несколько "фотографий" рабочего дня, обнаружил, что тратит не менее 20 процентов своего рабочего времени на поездки на машине. После этого он принял решение купить машину более высокого класса и привел следующий аргумент: "Если уж я все равно вынужден стоять в пробке, то это время должно быть проведено максимально комфортно и качественно".

Качество проводимого времени - это один из ключевых вопросов тайм-менеджмента. Многие люди специально приходят либо очень рано, либо задерживаются допоздна, чтобы их никто не отвлекал и они имели возможность работать в более комфортных условиях. Подобное "качественное" время может быть организовано и в течение рабочего дня (при правильном управлении временем).

- Итак, человек начинает фиксировать, на что он тратит время. Чтобы эффективнее им распоряжаться, какой следующий шаг он должен сделать?

- Накопив какое-то количество таких "фотографий", можно приступать к группировке учтенных расходов времени. Это и будет вторым шагом.

Достаточно часто оказывается, что мы тратим неприлично большое количество времени на работу с электронной почтой или ICQ. При этом такие расходы можно оптимизировать очень просто. Например, выделить определенное время для работы с электронной почтой. Скажем, проверять почтовый ящик не постоянно в течение дня, а раз в два часа (9.00, 11.00 и т.д.), тратя на каждый такт работы с почтой не более 10 минут. Могу привести еще пример. Финансовому директору одной компании секретарь сразу же докладывала о каждом входящем звонке (а это происходило раз в пять минут, не реже). В итоге руководителя постоянно отрывали от работы, пусть даже и на небольшое количество времени. Естественно, сосредоточиться в таких условиях ему было непросто. Решение нашлось элементарное: секретарь стала "накапливать" звонки, пропуская только ключевые, о которых директор предупредил заранее (или звонки от ключевых людей). Об остальных звонках она начала сообщать руководителю не чаще чем раз в час. Такой подход позволил директору концентрировать свое внимание на текущей работе и не отвлекаться на постоянные прерывания.

- Хорошо, "фотографию" рабочего дня сделали, расходы времени сгруппировали. Что делать дальше?

- Дальше выделяем непродуктивные расходы, иначе называемые расхитителями времени. Это могут быть как раз постоянные прерывания работы, бесполезные совещания и тому подобное.

Затем проводим анализ и вносим необходимые изменения. Например, один из самых распространенных инструментов высвобождения времени - делегирование выполняемых задач. Следует задать себе вопросы: что из того, что я мог делегировать, еще не делегировал? Что из того, что делаю я, могли бы делать люди, чье время стоит меньше, чем мое?

- Какие еще инструменты тайм-менеджмента существуют?

- Расстановка приоритетов. Это так называемый ABC-анализ, когда сначала мы делаем самые важные дела A, затем менее важные B, а потом уже неважные C. Один из самых популярных инструментов - матрица Эйзенхауэра (матрица "важно-срочно"). В ней мы разделяем дела на важные и неважные, срочные и несрочные.

При этом надо стремиться сокращать количество дел срочных и одновременно важных. Неважные дела следует по возможности стараться делегировать.

Также следует использовать по максимуму возможности электронного планирования (например, заложенные в MS Project и MS Outlook).

Это только некоторые инструменты тайм-менеджмента. Но, даже применяя на практике только их, топ-менеджер может эффективно и продуктивно составить свой рабочий график.

	важные	неважные
срочные
несрочные

Беседовал А. Щетинский,

эксперт "Консультанта"

А. Коваленко,

директор интернет-провайдера "Симбирские коммуникации":

"Навыки планирования времени я приобрел два года назад. С тех пор каждый вечер планирую дела на следующий день, а первые полгода вел учет времени. Эффект первых дней - человек все успевает, но уходит непривычно много сил, поскольку за повседневными делами мы, как правило, не замечаем отдыха. Например, писал документ - посмотрел в окно и задумался... Учет времени выявляет такие моменты и на первых порах стимулирует интенсивную работу. Трое моих друзей, тоже владельцев бизнеса, бросили учет через неделю - надоело. Я заставил себя и втянулся. В нашей фирме сейчас все офисные работники ведут учет времени в течение первых двух месяцев работы. Нередко выявляется, что сотрудник тратит время на то, что не входит в его обязанности, например менеджер по продажам заправляет картриджи. Эти моменты сразу же становятся очевидными. Остается только их ликвидировать".

"Консультант", N 3, февраль 2005 г.