Вопрос: Как оформить представительские расходы? ("Финансовая газета", N 17, апрель 2005 г.)

Как оформить представительские расходы?

В каждом конкретном случае целесообразно составлять следующие организационно-распорядительные и первичные учетные документы по формам, утвержденным в приложении к приказу по учетной политике:

приказ о направлении приглашения на деловую встречу контрагентов с указанием цели прибытия представителей действующих или потенциальных партнеров;

смету представительских расходов на каждый квартал, утвержденную протоколом собрания учредителей;

исполнительную смету представительских расходов на каждую деловую встречу;

программу проведения каждой деловой встречи, включающую не только регламент встречи, но и перечень обсуждаемых вопросов;

акт на списание представительских расходов по каждому случаю приема делегации.

Организация должна обосновать произведенные затраты и подтвердить их первичными учетными документами. В документах необходимо указать дату и место проведения деловой встречи (приема), приглашенных лиц, участников со стороны организации - инициатора переговоров, конкретное назначение произведенных расходов и их величину.

Представительские расходы должны быть связаны с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, которые участвуют в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества. Состав представительских расходов определен в п. 2 ст. 264 НК РФ. К ним относятся расходы налогоплательщика на:

проведение официального приема;

транспортное обеспечение доставки гостей к месту проведения представительского мероприятия и обратно;

буфетное обслуживание во время переговоров;

оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате.

Соответствующий приказ может иметь следующую форму.

г. Москва ЗАО "Актив" 5 января 2005 г.

Приказ N 45
о представительских расходах

Приказываю:

1. Установить на 2005 г. следующие нормы представительских расходов: затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия), - до 500 руб. в день; транспортное обеспечение - до 1500 руб. в день; буфетное обслуживание во время переговоров - до 500 руб. в день; оплата услуг внештатных переводчиков для руководителя делегации - до 1500 руб. в день; оплата услуг внештатных переводчиков для членов делегации из расчета 1 переводчик на 5 человек - до 2000 руб. в день.

2. Назначить ответственным за расходование средств и оформление связанных с этим документов исполнительного директора С.С. Петрова.

 Генеральный директор ЗАО "Актив"       Иванов      /А.Н. Иванов/

                                    -------------

Чтобы обосновать суммы, затраченные на представительские расходы, после каждого мероприятия составляется отчет. В нем указываются дата и место проведения приема (переговоров, встречи), программа мероприятия, участники и величина представительских расходов. Форма отчета приведена ниже.

     г. Москва                                              ЗАО "Актив"

     14 ноября 2004 г.

                      --------------------------------------

Отчет
о приеме делегации ООО "Салют", проведенном 11 ноября 2004 г.

Участники приема:

От ЗАО "Актив": А.Н. Иванов, С.С. Петров, О.А. Зайцев

От ООО "Салют": Б.Н. Кузнецов, Ф.М. Смирнов

Тема переговоров:

Организация совместного производства и реализации деревообрабатывающих станков

Программа переговоров:

9.00-12.00 Переговоры

12.00-13.00 Обед

13.00-15.00 Ознакомление делегации с процессом производства станков

15.00-18.00 Переговоры

18.00-20.00 Ужин и заключительный прием по поводу состоявшихся деловых переговоров

Затраты на проведение официального приема составили 3060 руб. (в том числе НДС - 510 руб.).

      Исполнительный директор ЗАО "Актив"      Петров      /С.С. Петров/

Е. Гладина,

Аудиторская фирма "ОСБИ"

27 апреля 2005 г.

"Финансовая газета", N 17, апрель 2005 г.