Отпускной синдром (М. Голубева, "Практическая бухгалтерия", N 5, май 2005 г.)

Отпускной синдром

В теории алгоритм расчета отпускных не вызывает никаких сложностей. Однако на практике дело обстоит не столь радужно. Попробуем разобраться в спорных моментах.

Напомним, общие правила предоставления и расчета отпускных прописаны в Трудовом кодексе. Согласно ему, каждому сотруднику положен ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Реализовать это право впервые он может уже через шесть месяцев работы на благо компании (ст. 122 ТК РФ). При этом в период отдыха за работником сохраняется должность и средняя зарплата. Подробный комментарий к ее расчету можно найти в постановлении Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. N 213.

Проще простого

Сразу скажем, алгоритм расчета отпускных не изменился. По-прежнему, чтобы определить их сумму, нужно рассчитать средний заработок сотрудника за последние три месяца. Если они отработаны полностью, сделайте это так. Начисленную работнику зарплату за три предшествующих отпуску месяца (с 1-го по 1-е число) разделите на три (количество месяцев), а затем на 29,6 (среднемесячное количество календарных дней). Полученный среднедневной заработок умножьте на количество дней отдыха. Покажем на примере.

Пример 1

Работнику ЗАО "Актив" Петрову Андрею с 1 июня 2005 года предоставляется отпуск на 28 календарных дней. Три последних месяца (март, апрель, май) он отработал полностью. Оклад сотрудника - 20 000 руб.

Среднедневной заработок Петрова составит:

60 000 руб. : 3 : 29,6 дн. = 675,67 руб.

Сумма отпускных: 675,67 руб. x 28 дн. = 18 918,76 руб.

Отметим, описанный выше порядок расчета используется в идеальном случае - когда отработаны все три месяца. Однако на практике, как правило, дело усложняется тем, что один или несколько месяцев расчетного периода сотрудник отработал неполностью. Тогда рассчитайте его среднедневной заработок по-другому. Сначала определите количество полностью отработанных месяцев и умножьте его на 29,6. Затем к полученной величине прибавьте количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах. Фактически начисленную зарплату разделите на полученную сумму. Итог умножьте на количество дней отпуска.

Пример 2

Изменим условия примера 1. Предположим, март Петров отработал полностью, в апреле - всего лишь 8 дней, а в мае брал отпуск за свой счет. За март сотруднику начислена зарплата 20 000 руб., за апрель - 7568 руб., за май не начислено ничего. Количество календарных дней в не полностью отработанном апреле составит:

8 раб. дн. x 1,4 = 11,2 календарных дня.

Среднедневной заработок Петрова составит:

(20 000 руб. + 7568 руб.) : (29,6 дн. x 1 + 11,2 дн.) = 675,68 руб.

Сумма отпускных: 675,68 руб. x 28 дн. = 18 919,04 руб.

Усложняем задачу

Как видите, рассчитать отпускные несложно. Однако на пути их расчета могут возникнуть непредвиденные препятствия. К примеру, до сих пор не разъяснен вопрос о том, как учитывать при расчете отпускных ежемесячные премии. Так, в пункте 14 Порядка расчета среднего заработка сказано: учесть нужно премии, "фактически начисленные за расчетный период" (утвержден постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. N 213).

Если подходить к этой формулировке буквально, считать отпускные нужно с учетом премий, которые начислены за работу в месяцах расчетного периода. Однако позиция эта неверна. По крайней мере, на такой вывод наталкивают работники Минтруда. Вот их мнение: "ежемесячные премии, выплаченные вместе с заработной платой за данный месяц в расчетном периоде, учитываются при подсчете среднего заработка по фактически начисленным суммам" (письмо от 10 июля 2003 г. N 1139-21). Другими словами, вознаграждения при расчете отпускных учитываются, если они начислены в расчетном периоде независимо от того, за какие месяцы. Соглашаться с этим или нет, решать вам.

Пример 3

Воспользуемся данными примера 1. Введем дополнительные условия. В марте Петрову была начислена премия по итогам работы за февраль в сумме 3000 руб., в апреле - по итогам марта в сумме 5000 руб.

Среднедневной заработок Петрова составит:

(60 000 руб. + 3000 руб. + 5000 руб.) : 3 : 29,6 дн = 765,76 руб.

Сумма отпускных: 765,76 руб. x 28 дн. = 21 441,28 руб.

Что касается вознаграждения по итогам года (за предыдущий год), здесь не важно, когда эта премия была начислена. Включить ее в расчет отпускных нужно в размере 1/12 для каждого месяца расчетного периода.

Пара слов о налогах

Перейдем к налогам. Предоставляя отдых своему работнику, компания рассчитывает не только сумму отпускных, но и ЕСН, и взносы на обязательное страхование: пенсионное и от несчастных случаев. Все эти затраты бухгалтер вправе учесть в налоговых расходах.

Так, налоговую прибыль уменьшить на сумму отпускных нужно в том месяце, за который была начислена выплата (п. 1, 4 ст. 272 НК РФ). К примеру, если фирма рассчитывает работнику отпускные за июнь, учесть их в налоговых расходах нужно тоже в июне. Такого же мнения придерживается и столичное УМНС (письмо от 27 января 2004 г. N 26-12/05495).

ЕСН учитывается в составе расходов, уменьшающих налоговую прибыль в момент начисления (п. 7 ст. 272 НК РФ). Пенсионные взносы и взносы по "травме" - в момент их оплаты (п. 6 ст. 272 НК РФ).

М. Голубева,

аудитор

"Практическая бухгалтерия", N 5, май 2005 г.