Автоматизация сводной отчетности предприятия нефтегеологоразведки ("БУХ.1С", N 5, май 2005 г.)

Автоматизация сводной отчетности предприятия нефтегеологоразведки

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Крупные предприятия, имеющие разветвленную сеть филиалов, сталкиваются с проблемой подготовки отчетности по местонахождению филиалов, а также сводной отчетности, необходимой для принятия управленческих решений. О том, как была внедрена система автоматизации на платформе "1С:Предприятия 7.7" по формированию сводной отчетности на ОАО "Башнефтегеофизика", рассказывают специалисты компания "Софт-Портал".

Справка ОАО "Башнефтегеофизика"

Основное направление деятельности ОАО "Башнефтегеофизика" - наземная сейсморазведка и исследование скважин промыслово-геофизическими методами. Кроме того, выполняются работы по построению моделей месторождений, моделированию разработок, изучению осадочного чехла и фундамента.

"Башнефтегеофизика" - старейшее и одно из крупнейших нефтеразведочных геофизических предприятий в России. Основано в 1932 году с началом открытий месторождений в Волго-Уральской нефтегазовой провинции. По результатам геофизических работ, выполненных на территории Башкирии, открыто более 80 месторождений нефти и газа. С 1986 г. "Башнефтегеофизика" выполняет сейсморазведочные работы в Западной Сибири и Приполярье.

В настоящее время структура предприятия представляет собой аппарат управления и восемь филиалов, из которых четыре промыслово-геофизических управления, три сейсмических и одна геофизическая экспедиции. В составе филиалов работает 15 поисково-разведочных и более 130 каротажных партий, выполняющих геофизические исследования на территории Башкортостана и Западной Сибири.

Заказчиками работ БНГФ являются крупнейшие нефтяные и газовые компании: РАО "Газпром", ТНК, НК "ЛУКОЙЛ", АНК "Башнефть", а также государственные геологические комитеты.

ОАО "Башнефтегеофизика" - ведущая компания российского геофизического сервиса, обладающая богатым опытом поисков углеводородного сырья и исследования скважин в различных геолого-климатических зонах.

Бухгалтерский и налоговый учет предприятия в целом ведется бухгалтерией аппарата управления, находящегося в г. Уфе. Предприятие учитывает на балансе восемь филиалов, расположенных на территории Башкортостана, Удмуртии, Пермской и Тюменской областях и в Западной Сибири. Филиалы ведут бухгалтерский и налоговый учет собственных хозяйственных операций. Отдельный баланс филиала является внутренним отчетным документом и представляет собой часть баланса всего общества.

Графиком документооборота, который является приложением к учетной политике предприятия, предусматривается составление следующих форм сводной отчетности:

1. Бухгалтерский баланс и приложения к нему;

2. Декларация по налогу на добавленную стоимость;

3. Налоговая декларация по имуществу;

4. Налоговая декларация на прибыль организации;

5. Более 40 видов сводных налоговых регистров, на основании которых формируются налоговые декларации на прибыль в филиалах;

6. Отчеты-расшифровки сводных отчетов в разрезе всех филиалов.

Сдача налоговых деклараций филиалами регламентируется:

- по налогу на добавленную стоимость - статьей 167 главы 21 части второй НК РФ;

- по налогу на прибыль - статьями 275.1, 288, 289 главы 25 части второй НК РФ;

- по налогу на имущество - статьями 376, 382, 384, 386 главы 30 части второй НК РФ.

При составлении сводных отчетов действует четко определенная схема документооборота, которую интересно рассмотреть на примере формирования сводной налоговой декларации на прибыль предприятия как наиболее сложной с точки зрения подготовки сводной отчетности.

Первоначально каждый филиал самостоятельно формирует регистры налогового учета. На основании данных регистров в каждом филиале заполняется налоговая декларация по налогу на прибыль. Подготовленные декларации каждый филиал передает в бухгалтерию аппарата управления. Бухгалтерия аппарата управления контролирует полноту и своевременность представления отчетности филиалов и формирует сводные регистры налогового учета и сводную декларацию по налогу на прибыль предприятия.

Далее осуществляется распределение суммы рассчитанного налога на прибыль всего предприятия по каждому филиалу в зависимости от численности работающих и стоимости основных фондов филиала. Представление декларации по налогу на прибыль и уплата налога производятся централизованно. Таким образом, взаимодействие с территориальными управлениями ФНС России осуществляется бухгалтерией аппарата управления. Расчет распределения авансовых платежей и налога на прибыль по обособленным подразделениям организации рассылается бухгалтерией аппарата управления в каждый филиал.

Аналогичная, но более простая, схема документооборота действует при подготовке других налоговых деклараций, а также для подготовки сводного баланса.

Автоматизация сводной отчетности

Внедрение новой системы автоматизации по формированию сводной отчетности ОАО "Башнефтегеофизика" было направлено на решение трех основных задач.

Во-первых, было необходимо внедрить в филиалах и аппарате управления систему общекорпоративных форм отчетности, разработанных по единой методологии согласно учетной политике предприятия. До автоматизации подготовка отчетов в филиалах осуществлялась с использованием различных методик и программ, что вызывало сложности в процессе консолидации отчетности, так как приходилось работать со сведениями, подготовленными в разных форматах.

Во-вторых, требовалось снизить трудозатраты бухгалтерии аппарата управления при формировании сводной отчетности. Ручной обсчет всех данных филиалов занимал много времени и зачастую приводил к ошибкам.

В-третьих, нужно было обеспечить оперативное формирование отчетов-расшифровок к каждому показателю сводного отчета. Это требование выдвигалось как со стороны налоговых органов, так и со стороны руководства для анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Программное обеспечение, решающее задачи подготовки сводной отчетности уже существует - это "1С:Свод отчетов". Но, к сожалению, эта программа не могла быть использована на хозрасчетном предприятии, так как предназначена для формирования специфической сводной отчетности бюджетных учреждений. Поэтому была разработана программа "БНГФ:Свод отчетов" (подходящая для хозрасчетных организаций), реализованная на компоненте "Бухгалтерский учет" системы программ "1С:Предприятие 7.7". При ее разработке использовались основные идеи и методология работы программы "1С:Свод отчетов". Так же, как и программа "1С: Свод отчетов", программа "БНГФ: Свод отчетов" содержит справочник "Формы отчетности предприятия". Вся информация вводится пользователем через отчеты для ввода данных. Существуют схемы проверок и согласования отчетных форм и т.п.

Рассмотрим работу программы "БНГФ: Свод отчетов" более подробно.

Перечень формируемых на предприятии отчетных форм содержится в справочнике "Формы отчетности предприятия" (см. рис. 1). Разделы отчетных форм, графы, строки и реквизиты отчетов описываются в подчиненных справочниках "Разделы отчетности", "Строки отчетности", "Графы отчетности", "Реквизиты отчетности". Все выше перечисленные справочники заполняются автоматически при обновлении форм отчетности, которые первоначально создаются в конфигураторе программы как объекты метаданных типа "отчеты" по определенным правилам.

"Рис. 1. Справочник "Формы отчетности предприятия"

Данная группа справочников полностью определяет структуру и состав реквизитов всех отчетных форм предприятия. Эти справочники заполняются и редактируются только бухгалтерией аппарата управления.

Документ "Отчетная форма" (см. рис. 2) является универсальным объектом заполнения и хранения данных всех отчетных форм. В зависимости от того, какой вид отчетной формы из справочника "Отчетные формы предприятия" выбран пользователем в документе, открывается соответствующая табличная форма для заполнения. Табличная форма документа для заполнения представляет собой отчет для ввода данных, аналогично регламентированным отчетам программы "1С:Бухгалтерия 7.7"

"Рис. 2. Документ "Отчетная форма", табличная часть"

Документы "Отчетная форма" заполняются филиалами для всех видов форм отчетности за определенный отчетный период.

С помощью данного документа бухгалтерия филиала формирует все необходимые налоговые регистры. Всего налоговых регистров более 40 видов.

Все налоговые регистры филиала взаимоувязаны как между собой, так и с определенными разделами и строками налоговых декларации по налогу на прибыль филиала. Данная взаимосвязь реализована с помощью документа "Формулы для расчета и автозаполнения" (см. рис. 3).

"Рис. 3. Документ "Формулы для расчета и автозаполнения"

С помощью документа "Формулы для расчета и автозаполнения" можно составить любую формулу для расчета или автоматического заполнения результата в любую ячейку любой отчетной формы. Ячейки отчетных форм, для которых настроен данный документ, недоступны для редактирования пользователям. Документы "Формулы для расчета и автозаполнения" заполняются и редактируются только в центральной бухгалтерии аппарата управления и недоступны для редактирования в филиалах.

Формирование налоговых деклараций на прибыль в филиалах осуществляется только на основании налоговых регистров. Так как в программе заполняются все определенные учетной политикой налоговые регистры и заложены формулы соответствия реквизитов налоговых регистров и строк налоговой декларации, то налоговая декларация на прибыль филиала заполняется полностью автоматически. Отчетная форма налоговой декларации по налогу на прибыль филиала заполняется и записывается в документ "Отчетная форма".

Взаимосвязь центральной базы данных аппарата управления с удаленными базами данных филиалов осуществляется посредством файлового обмена компоненты "1С:Предприятие 7.7. Управление распределенными информационными базами". Поэтому для передачи данных в аппарат управления бухгалтерия филиала формирует файл обмена, в который по специальному формату выгружается полная база данных филиала со всеми заполненными формами отчетности.

Файлы обмена в регламентированные сроки передаются по электронной почте в центральную бухгалтерию аппарата управления. Файл обмена удовлетворяет политике безопасности предприятия. Загрузить такой файл и, следовательно, получить доступ к информации, можно только в базу данных, являющуюся центральной для базы филиала-отправителя. Центральная база данных и база данных филиала-отправителя должны иметь полностью одинаковую структуру объектов метаданных программы (констант, справочников, документов, отчетов и т.п.).

В результате, в центральную базу аппарата управления автоматически закачивается информация по всем отчетным формам, сформированным в филиалах.

Журнал документов "Отчетные формы" в центральной базе аппарата управления содержит информацию обо всех отчетных формах всех филиалов.

Формирование сводных налоговых регистров в центральной базе аппарата управления осуществляется на основании документов филиалов "Отчетная форма" одинакового вида и за одинаковый отчетный период. Печатная форма сводных налоговых регистров полностью соответствует формам первичных налоговых регистров филиалов. Отличие лишь в том, что реквизиты сводных налоговых регистров представляют собой сумму соответствующих реквизитов данных отчетных форм всех филиал