Превратности служебной доставки (Л. Журавлева, "Московский бухгалтер", N 5, май 2005 г.)

Превратности служебной доставки

Руководство многих московских фирм организует доставку сотрудников утром от метро до офиса и вечером - обратно. При этом в Налоговом кодексе такая ситуация не прописана. Да и инспекторы своего мнения по этому вопросу пока не высказали.

Извозом персонала занимаются не только производственные предприятия, расположенные в промышленных зонах вдалеке от маршрутов городского транспорта. Многие торговые фирмы ради экономии арендуют офисы на окраинах столицы. Поэтому они организовывают служебную доставку сотрудников - иначе им очень сложно добраться до офиса. У бухгалтеров этих компаний, как правило, возникает много вопросов, связанных с учетом перевозки персонала. Попробуем разобраться и рассмотрим ситуацию с двух точек зрения - фирмы и работника.

Есть исключения

Очевидно, что для предприятия доставка работников на службу и обратно - это затраты. Однако среди расходов, принимаемых при расчете налога на прибыль, транспортных нет. А в отдельных случаях Налоговый кодекс прямо запрещает уменьшать облагаемую прибыль на оплату проезда работников к месту работы и обратно. Речь идет о пассажирских перевозках транспортом общего пользования, маршрутными такси, а также собственным (ведомственным) транспортом организации (п. 26 ст. 270 НК).

Но в кодексе прописаны и два исключения (п. 26 ст. 270 НК). Первое из них - прибыль можно уменьшить на расходы по перевозке, связанные с "технологическими особенностями производства". Другой случай - если затраты на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми или коллективным договорами. Рассмотрим сначала первый вариант.

Какую именно особенность производства нужно считать определенной его технологией - законодатель не уточнил. Значит, таковой бухгалтер может считать любую специфику работы своего предприятия. Например, к технологическим особенностям он вполне может причислить сменный режим работы или необходимость сверхурочных для определенных категорий работников. Закончив свою работу в вечернее или ночное время, они-де никак не могут добраться до дома городским транспортом. Поэтому фирма берется развезти их по домам. И тогда расходы по доставке сотрудников бухгалтер может спокойно списать в уменьшение облагаемой налогом прибыли - упомянутый запрет 270-й статьи кодекса на этот случай не распространяется.

Не забудьте только документально подтвердить эту "технологическую" необходимость - независимо от того, постоянна она или имеет разовый характер. Сменный режим и сверхурочная работа лучше всего "просматриваются" по внутренним распорядительным и техническим документам (приказы, графики работы оборудования, табели учета рабочего времени, складская и транспортная документация). Бухгалтер может на свое усмотрение выбрать и хранить у себя копии каких-либо из этих документов. Таким образом он сможет обосновать перед контролерами правомерность списания на прибыль транспортных расходов особенностями производства. Опровергнуть бухгалтера инспекторам будет непросто.

Важное условие в договоре

Теперь рассмотрим другую ситуацию, когда расходы на доставку персонала можно списать "на прибыль", если эти затраты оговорены в коллективном или трудовых договорах с работниками. В кодексе это прописано совершенно четко. Поэтому никаких дополнительных документов для списания расходов, кроме самих договоров, бухгалтеру не нужно. Однако расслабляться не стоит. Раз условие об извозе прописано в трудовом договоре, то затраты эти автоматически "превращаются" в расходы на оплату труда, уменьшающие облагаемую прибыль (п. 25 ст. 255 НК). А за "зарплатными" выплатами, как нитка за иголкой, следует необходимость заплатить социальные налоги - ЕСН и пенсионные взносы (п. 1, 3 ст. 236 НК и п. 2 ст. 10 закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ).

Обратите внимание еще на один нюанс. Облагаемые социальными налогами выплаты бухгалтер должен учитывать отдельно по каждому работнику (ст. 234 НК). Определить же, какая часть расходов по служебной доставке приходится на конкретного сотрудника, бухгалтеру отнюдь не просто. Не подсчитывать же количество остановок или километров, "набежавших" у каждого сотрудника за месяц. При этом отсутствие раздельного учета по каждому работнику может обернуться для фирмы штрафом за грубое нарушение правил учета доходов и расходов - 5000 рублей (ст. 120 НК).

Служебные расходы работника

Однако у вопроса о перевозке сотрудников есть еще одна сторона. Работники имеют право на возмещение своих служебных расходов на основании Трудового кодекса (ст. 164). А поскольку оплата поездки на работу это не что иное, как служебные расходы, то их не нужно облагать ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК). Заметим, что не удерживают с таких доходов и НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК).

Как видим, счетный работник сталкивается с целым рядом сложностей. И в результате он почти готов махнуть рукой и просто не показывать в "белой" бухгалтерии расходы на извоз сотрудников. Однако разумнее все же разобраться и принимать к учету расходы тогда, когда это можно сделать без опасности быть оштрафованными.

Финансовое ведомство разрешило учитывать расходы по перевозке работников для налога на прибыль (письмо Минфина от 24 августа 2004 г. N 03-03-01-04/1/16). Так можно поступать, по мнению минфиновцев, в случае, если сотрудники могут добраться до работы лишь служебным транспортом фирмы, а также если эта доставка предусмотрена коллективным или трудовыми договорами. Письмо подтверждает право фирмы на принятие расходов в одном конкретном случае - когда работники предприятия не имеют возможности приехать на работу и вернуться домой городским транспортом.

Если же фирма перевозит сотрудников для того, чтобы создать для них больше удобств, то есть в качестве так называемых бонусов, то эти расходы при расчете налога на прибыль лучше не учитывать. Причем это равно относится к ситуациям, когда фирма привлекает другое транспортное предприятие для доставки своих сотрудников или же перевозит их собственными силами.

Справочно

По Налоговому кодексу единый социальный налог фирма может не уплачивать с установленных законом компенсационных выплат, связанных с выполнением гражданином своих трудовых обязанностей (п. 1 подп. 2 ст. 238 НК). Одна из таких выплат - это доход, получаемый работником в виде доставки его фирмой на работу и обратно. При этом Трудовой кодекс предоставляет гражданам право на компенсацию служебных расходов. Это значит, что если конкретная выплата оговорена в трудовом договоре между фирмой и работником, то платить ЕСН с нее не нужно.

Л. Журавлева

"Московский бухгалтер", N 5, май 2005 г.