Расходы фирмы. Мобильные телефоны ("Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 8, апрель 2005 г.)

Расходы фирмы. Мобильные телефоны

Есть два варианта использования мобильных телефонов сотрудниками фирмы. Так, фирма может купить мобильный телефон в магазине сотовой связи или использовать телефонный аппарат, принадлежащий сотруднику*(1).

Если вы предполагаете, что мобильными телефонами будет пользоваться небольшое количество сотрудников вашей фирмы, то лучше купить телефон.

Если же вы предполагаете, что мобильный телефон придется покупать многим сотрудникам, то вам выгоднее использовать уже имеющиеся телефоны сотрудников фирмы.

Если фирма покупает мобильный телефон, то его нужно поставить на баланс. При покупке мобильного телефона оплачиваются:

стоимость телефонного аппарата;

расходы, связанные с подключением к оператору сотовой связи.

Очевидно, что срок полезного использования телефонного аппарата более одного года, а значит, его можно отнести к основным средствам. Следовательно, на баланс телефон принимается по покупной стоимости за вычетом НДС.

Но сам аппарат будет работать только в том случае, если его подключить к оператору сотовой связи (установить на него SIM-карту). Подключить аппарат можно в том же магазине, где вы его приобрели. Стоимость подключения к оператору также включается в первоначальную стоимость аппарата, поскольку эти затраты связаны с доведением объекта основных средств до рабочего состояния.

Как правило, стоимость телефонного аппарата (вместе с подключением) не превышает 10 000 рублей. В налоговом учете такие основные средства можно сразу списать на затраты. В бухгалтерском учете основные средства стоимостью до 10 000 рублей также разрешается списывать на затраты (п. 18 ПБУ 6/01 "Учет основных средств").

В этом случае бухгалтерский и налоговый учет покупки мобильного телефона ничем не различаются.

Пример 1

ЗАО "Актив" в январе купило мобильный телефон для своего менеджера по продажам. Стоимость телефонного аппарата составила 3540 руб. (в том числе НДС - 540 руб.), а стоимость подключения к оператору сотовой связи - 295 руб. (в том числе НДС - 45 руб.).

В учете бухгалтер "Актива" сделает такие записи:

Дебет 60 Кредит 51

- 3835 руб. (3540 + 295) - оплачена стоимость мобильного телефона;

Дебет 08 субсчет "Приобретение объектов основных средств" Кредит 60

- 3000 руб. (3540 - 540) - отражены затраты на покупку телефонного аппарата;

Дебет 19 Кредит 60

- 540 руб. - принят к учету НДС по купленному телефонному аппарату;

Дебет 08 субсчет "Приобретение объектов основных средств" Кредит 60

- 250 руб. (295 - 45) - отражены затраты на подключение мобильного телефона;

Дебет 19 Кредит 60

- 45 руб. - учтен НДС за оказанную услугу по подключению к оператору сотовой связи;

Дебет 01 Кредит 08 субсчет "Приобретение объектов основных средств"

- 3250 руб. (3000 + 250) - мобильный телефон введен в эксплуатацию;

Дебет 26 (20, 44) Кредит 01

- 3250 руб. - списана на затраты стоимость мобильного телефона;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 585 руб. (540 + 45) - принят НДС к вычету.

В налоговом учете на расходы по покупке мобильного телефона вместе с подключением (3250 руб.) можно уменьшить налогооблагаемую прибыль за январь.

Если же стоимость телефонного аппарата (вместе с подключением) составляет более 10 000 рублей, то аппарат придется учитывать в составе основных средств и начислять по нему амортизацию (п. 1 ст. 256 НК РФ).

Если у сотрудника уже есть телефонный аппарат и он согласен пользоваться им для служебных переговоров, фирма может просто купить SIM-карту и установить ее на принадлежащий сотруднику аппарат.

В этом случае можно поступить так:

арендовать у сотрудника телефонный аппарат;

выплачивать сотруднику компенсацию за использование личного имущества в служебных целях.

Когда фирма арендует телефонный аппарат у сотрудника, нужно заключить с работником договор аренды телефона. Это необходимо, чтобы налоговики не заинтересовались тем, как вы смогли подключить мобильный телефон, который у вас не отражен в учете.

Арендованный телефонный аппарат в бухгалтерском учете придется учитывать на забалансовом счете 001 "Арендованные основные средства". А расходы, связанные с подключением телефонного аппарата к оператору сотовой связи, в бухгалтерском учете следует списать на затраты.

В налоговом учете расходы, связанные с подключением к оператору сотовой связи, также списываются полностью в том периоде, в котором они оплачены.

Пример 2

В январе ЗАО "Актив" заключил договор с оператором сотовой связи на подключение мобильного телефона. Стоимость подключения составила 118 руб. (в том числе НДС - 18 руб.).

Телефонный аппарат принадлежит сотруднику "Актива". Стоимость телефонного аппарата составляет 4200 руб. С сотрудником "Актив" заключил договор аренды телефонного аппарата. Ежемесячная арендная плата составляет 600 руб.

Бухгалтер "Актива" в учете сделает записи:

Дебет 001

- 4200 руб. - учтен на забалансовом счете телефон, арендованный у сотрудника;

Дебет 60 Кредит 51

- 118 руб. - оплачены услуги по подключению к оператору сотовой связи;

Дебет 19 Кредит 60

- 18 руб. - учтен НДС за оказанную услугу по подключению к оператору сотовой связи;

Дебет 26 (20, 44) Кредит 60

- 100 руб. (118 - 18) - расходы на подключение телефонного аппарата к оператору сотовой связи списаны на затраты;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 18 руб. - принят НДС к вычету.

В налоговом учете бухгалтер "Актива" может уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму затрат по подключению к оператору сотовой связи (100 руб.). В этом же месяце бухгалтер "Актива" должен начислить сотруднику арендную плату за использование его телефонного аппарата в служебных целях.

Обратите внимание: с суммы арендной платы придется удержать и перечислить в бюджет налог на доходы физических лиц. Однако ЕСН и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний начислять на сумму арендной платы не нужно (п. 1 ст. 236 НК РФ).

В учете это отразится так:

Дебет 26 (20, 44) Кредит 76

- 600 руб. - начислена арендная плата за использование телефонного аппарата сотрудника;

Дебет 76 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"

- 78 руб. (600 руб. x 13%) - удержан налог на доходы физических лиц с арендной выплаты сотруднику;

Дебет 76 Кредит 50

- 522 руб. (600 - 78) - арендная плата выплачена сотруднику.

В налоговом учете сумма арендной платы учитывается в составе прочих расходов (п. 1 ст. 264 НК РФ), то есть на сумму арендной платы (600 руб.) можно уменьшить налогооблагаемую прибыль.

Фирма может назначить сотруднику ежемесячную компенсацию за использование его личного телефонного аппарата в служебных целях. Сумма компенсации определяется по согласованию с работником.

Можно, например, установить, что фирма возмещает сотруднику стоимость всех разговоров, связанных с работой, на основе распечатки телефонных разговоров оператора сотовой связи. Обычно в такой распечатке указываются телефонные номера и стоимость каждого разговора.

Фирма также может установить ежемесячную фиксированную сумму компенсации. Она утверждается приказом руководителя. В приказе указывают фамилию, имя, отчество работника, получающего компенсацию, и ее сумму.

Сумма компенсации в пределах официально установленных норм взносом на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний налогом на доходы физических лиц, а также единым социальным налогом не облагается (ст. 217, 238 НК РФ).

Как "официально установленные нормы" можно применять сумму износа (амортизации) телефонного аппарата. Чтобы определить норму амортизации, воспользуйтесь Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы (утверждена постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. N 1).

По вопросам приобретения книги "Расходы фирмы" обращайтесь по телефону (095) 796-90-17.

"Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 8, апрель 2005 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Статья подготовлена по материалам книги "Расходы фирмы" под редакцией Петрова А.В.