Комментарий к письму Федеральной службы государственной статистики от 31 марта 2005 г. N 01-02-09/205 "О порядке применения и заполнения унифицированных форм первичной учетной документации N ОС-1 и ОС-4А, утвержденных постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 (Извлечения) (О.Е. Логинова, "Нормативные акты для бухгалтера", N 9, май 2005 г.)

Комментарий к письму Федеральной службы государственной статистики
от 31 марта 2005 г. N 01-02-09/205 "О порядке применения
и заполнения унифицированных форм первичной учетной документации
N ОС-1 и ОС-4А, утвержденных постановлением Госкомстата России
от 21.01.2003 N 7 (Извлечения)

Основные средства есть на балансе у каждой организации, поэтому опубликованный документ будет интересен всем фирмам без исключения, а особенно тем, которые имеют транспортные средства. В письме Росстат разъяснил некоторые особенности заполнения первичных документов по учету основных средств. Найдут в нем ценную для себя информацию и предприниматели-автовладельцы.

Унифицированная форма для ПБОЮЛ

Предприниматели, которые не применяют спецрежимы, а платят с доходов от коммерческой деятельности НДФЛ, имеют право на профессиональный вычет в размере фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, которые с ней связаны (п. 1 ст. 221 НК РФ). Так, например, ПБОЮЛ, использующий в своей деятельности автомобиль, может уменьшить доходы на сумму его амортизации. Но для этого предпринимателю необходимо подтвердить в первую очередь использование транспорта в предпринимательской деятельности. С помощью каких документов он может это сделать?

Все хозяйственные операции такие "традиционные" коммерсанты должны оформлять унифицированными первичными документами. Данное требование содержит пункт 9 Порядка учета доходов, расходов и хозяйственных операций для предпринимателей, утвержденного совместным приказом от 13.08.2002 Минфина России N 86 и МНС России N БГ-3-04/430. А пункт 24 Порядка в свою очередь условно относит имущество, которое предприниматели используют в своей деятельности, к основным средствам. Выходит, что ПБОЮЛ должен использовать формы первичной унифицированной документации по учету основных средств.

Однако, как отметил в опубликованном письме Росстат, для предпринимателей такие формы не утверждены. Но это вовсе не означает, что документально подтвердить использование имущества в производственной деятельности коммерсанту не удастся. Так, пункт 27 Порядка указывает, что ему следует воспользоваться унифицированными формами по учету основных средств, предназначенными для организаций. Причем в Порядке есть даже ссылка на документ, которым утверждены эти стандартные бланки, - постановление Госкомстата России от 30.10.97 N 71а. Только в части форм для основных средств оно уже утратило силу. В такой ситуации предпринимателям нужно пользоваться действующими сейчас формами первичной документации по учету основных средств, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7*(1).

Помимо этого коммерсанту для подтверждения факта использования автомобиля в производственных целях необходимо еще заполнять путевые листы по формам N ПЛ-1 для легкового транспорта,N ПГ-1 для грузового и N ПА-1 для автобуса, а также вести журнал их регистрации. Эти бланки утверждены приказом Минтранса России от 30.06.2000 N 68.

Магазин - не организация-сдатчик

Перемещение объектов основных средств между организациями необходимо оформлять единым для обеих фирм документом - актом о приеме-передаче, который составляется в количестве не менее двух экземпляров. Организация-получатель на его основании включит приобретенные объекты в состав основных средств, а для передающей стороны акт будет документальным подтверждением выбытия актива. Росстат в постановлении N 7 предусмотрел три различных бланка для этого акта:

- форму N ОС-1 организации должны применять для всех объектов основных средств, за исключением зданий и сооружений;

- форма N ОС-1а предназначена только для зданий и сооружений;

- форму N ОС-1б фирмы оформляют при передаче групп объектов основных средств.

Любой из этих документов должен быть утвержден обеими сторонами сделки - руководителями как организации-получателя, так и организации-сдатчика. Нужно ли соблюдать это требование, если основное средство приобретено, например, в магазине?

Ответ Росстата на этот вопрос, несомненно, порадует организации. Так, работники статистической службы отметили, что заполнять и утверждать форму N ОС-1 (как, впрочем, и форму N ОС-1б) продавец должен лишь в том случае, если он учитывал объект в составе основных средств. При этом организации-сдатчику придется заполнить раздел 1 этой формы, указав, в частности, сроки полезного использования и фактической эксплуатации основного средства, сумму начисленной амортизации и остаточную стоимость. На основании этих данных покупатель определит срок полезного использования, амортизационную группу и норму амортизации. Отразит он эти сведения лишь в своем экземпляре унифицированного акта о приеме-передаче основного средства.

В случае же покупки имущества, которое будет отнесено к основным средствам, в оптовой или розничной торговой фирме утверждать акт у руководителя магазина не нужно. Ведь продавец учитывал этот объект как товар. Он вообще не должен составлять акт по форме N ОС-1 или N ОС-1б, так как операции по выбытию основного средства у него нет, а значит, и документировать нечего.

Путь автомобиля от ОС-1...

При покупке автомобиля организации необходимо составить акт о приеме-передаче по форме N ОС-1 (или N ОС-1б). При этом у бухгалтера возникает вопрос: можно ли составить акт раньше, чем автомобиль будет зарегистрирован в ГИБДД?

Работники статистической службы указали в письме, что заполнение формы N ОС-1 никак не зависит от даты регистрации транспортного средства в Госавтоинспекции. Поскольку в этот бланк необходимо заносить лишь реквизиты документа о регистрации прав на недвижимость. Данные же о постановке автомобиля на учет в ГИБДД в акт приемки-передачи не включаются.

ПБУ 6/01 также не ставит условием для включения автомобиля в состав основных средств его регистрацию. А в методичке по учету основных средств установлено, что машины и оборудование, не требующие монтажа, принимаются к бухгалтерскому учету в качестве основных средств на основании утвержденного руководителем акта приемки-передачи основных средств (п. 39 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н). При этом в указаниях по заполнению первичной документации отмечено, что этот акт (например, по форме N ОС-1) необходимо составлять уже в момент приобретения такого имущества. Транспортные средства как раз относятся к объектам, не требующим монтажа.

Поставить же автомобиль на учет в ГИБДД собственник должен либо в течение срока действия регистрационного знака "Транзит", либо в течение пяти суток после приобретения, таможенного оформления, снятия с учета транспортных средств. На эту норму, установленную пунктом 3 постановления Правительства РФ от 12.08.94 N 938, обратили особое внимание в письме работники Росстата.

Выходит, на акте приема-передачи автомобиля по форме N ОС-1 (либо N ОС-1б) вполне может стоять более ранняя дата, ведь составить его нужно уже в момент покупки. Регистрация транспортного средства в ГИБДД может быть произведена позднее.

...До ОС-4а

Срок службы транспортного средства не безграничен: рано или поздно организации приходится списывать автомобили, пришедшие в негодность по причине, например, физического износа или в результате аварии. Данную операцию бухгалтер должен оформлять специально предусмотренным документом - актом о списании по форме N ОС-4а. Но он не применяется при выбытии транспортных средств по другим причинам, например при продаже. Такие операции следует оформлять актом по форме N ОС-1. При списании у автовладельцев опять возникает вопрос, связанный с учетом транспортных средств в ГИБДД. Что следует делать раньше: списывать транспортное средство или снимать его с учета в Госавтоинспекции?

В акте о списании автотранспортного средства (форма N ОС-4а) реквизит "дата снятия с учета в ГИБДД (ГАИ)" предусмотрен. И в указаниях по его заполнению отмечено, что в бухгалтерию вместе с актом передается документ, подтверждающий снятие с учета в Госавтоинспекции. Но постановлением N 938 конкретный срок для проведения этой процедуры в случае утилизации не установлен. Предварительно снимать транспорт с учета нужно лишь перед заключением договоров, которые предполагают переход права собственности, например, купли-продажи, мены. Да и ПБУ 6/01 не запрещает списывать автомобиль, который еще не снят с учета. Так, датой выбытия основного средства в бухгалтерском учете, а значит, и датой оформления акта по форме N ОС-4а считается, в частности, момент, когда оно перестает использоваться в производстве продукции и уже не способно приносить организации экономические выгоды в будущем (п. 76 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н). Очевидно, что эти моменты напрямую никак не связаны с учетом автомобиля в ГИБДД.

Получается, что оформить акт о списании транспортного средства по форме N ОС-4а можно и до момента снятия с регистрации в Госавтоинспекции. В отношении же заполнения обязательного реквизита "дата снятия с учета в ГИБДД (ГАИ)" Росстат напомнил, что при отсутствии каких-либо данных следует проставлять прочерки.

О.Е. Логинова,

аудитор

"Нормативные акты для бухгалтера", N 9, май 2005 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Документ опубликован в "НА" N 6, 2003.