Интернет-переписка ускорит дело (А. Бирюкова, А. Попов, "Расчет", N 5, май 2005 г.)

Интернет-переписка ускорит дело

Чтобы успешно вести дела в нашем стремительно меняющемся мире, очень важна скорость передачи информации. Быстрее и удобнее всего отправлять файлы через интернет. Но, чтобы ничего не испортить, нужно иметь хоть какое-то представление о том, как это делать.

Дискеты уходят в прошлое

Компьютерные технологии занимают все более прочные позиции в нашей жизни, и бухучет не стал исключением. Очень мало осталось предприятий, где вся бухгалтерия ведется по старинке, на бумаге и калькуляторах. Почти у каждого счетовода на столе уже прижился компьютер, и все бухгалтерские данные хранятся в его электронных "мозгах".

Каждому бухгалтеру приходится сталкиваться с необходимостью передачи данных в электронном виде. Даже в налоговую нельзя относить один только бумажный вариант отчета или декларации, обязательно нужно прикладывать к нему еще и электронную копию. А про передачу информации контрагентам даже и речи не идет: только в компьютерном виде.

Естественно, что, как только в бухгалтериях появились компьютеры и возникла острая необходимость в обмене данными, все бухгалтеры быстро научились записывать файлы на дискеты. Но ведь потом нужно эту дискету еще отдать тому человеку, для которого предназначены данные. Иногда он сидит в соседней комнате, и поход туда занимает одну минуту. А если нет? Тогда может получиться так, что вы потратите кучу времени, проехав из одного конца города в другой, чтобы передать дискету. А потом выяснится, что информация с дискеты не читается. И тогда все нужно повторять.

Без почтальонов быстрее

На самом деле можно сказать, что дискеты уже "не в моде". Если ваш компьютер подключен к интернету, то давно пора приобщаться к использованию электронной почты (e-mail). Это очень удобный, и главное, быстрый способ связи. Для того чтобы отправленная вами информация попала к адресату, требуются считанные секунды. И совершенно неважно, где находится тот, с кем вы переписываетесь. Даже в Америку электронное письмо "прилетит" за 1-2 минуты, а обычному письму для этого потребуется неделя или даже больше, да к тому же придется еще и услуги почты оплачивать.

"На пальцах" принцип работы электронной почты можно объяснить так: на своем компьютере вы составляете текст письма и отправляете его через интернет на почтовый сервер - примерно так, как вы бы отнесли письмо в свое почтовое отделение. С него письмо пересылается на почтовый сервер получателя, где хранится, пока адресат его не прочтет.

Обзаведитесь почтовым ящиком

Во многих крупных фирмах сейчас есть специальный компьютерный отдел, работники которого проводят интернет, заводят всем пользователям корпоративные почтовые ящики и устанавливают программу для просмотра электронной почты. Корпоративный ящик значит, что почтовый сервер, через который будут идти письма, доступен только сотрудникам вашей фирмы, и никакой сторонний человек не сможет завести на нем свой электронный ящик. Имя этого сервера обычно указывается после знака @, который называют "собачкой". А перед этим символом указывается название почтового ящика. На фирмах в названиях любят указывать имена, фамилии или должности владельцев почтового адреса, то есть ваши. Тогда адрес будет выглядеть, предположим, так: buhgalter@raschet.ru.

Системный администратор может спросить у вас, какой адрес электронной почты вы хотели бы иметь. Тогда нужно будет самостоятельно придумать, что будет в названии вашего ящика до знака @. Учтите, что в именах нельзя использовать различные символы и кириллицу, и свой адрес вам придется часто диктовать, например, по телефону. Поэтому он должен легко восприниматься на слух. Можно порекомендовать вообще отказаться от буквенных наименований, а использовать, например, номер своего рабочего телефона. Тогда адрес будет иметь примерно такой вид: 3639548@rasсhet.ru.

Самостоятельность и настойчивость не повредят

Правда, в некоторых организациях интернет до сих пор есть лишь у "избранных", никаких компьютерщиков нет, и все приходится делать самостоятельно. Тогда первым делом нужно убедить шефа, что бухгалтерия вполне имеет право на интернет. Даже более того - он необходим для нормальной работы.

Потом нужно приобрести модем или факс-модем (стоит он в пределах тысячи руб.) и оплатить доступ в интернет. Оплачивать удобнее всего по карточкам. Стоит одна карта примерно 150 рублей, этих денег хватает в среднем на месяц, если в день использовать интернет по 20 минут.

Следующий шаг - получение адреса электронной почты. Сегодня почти каждый провайдер (организация, предоставляющая доступ в интернет) дает возможность новому пользователю иметь один бесплатный адрес для электронной почты. Но у такого ящика есть свои минусы: при отсутствии денег на счете невозможно отправить и получить почту. Лучше использовать почтовый ящик на бесплатном почтовом сервере. Чтобы получить себе почтовый ящик, нужно просто зайти на один из серверов, нажать кнопочку "Регистрация в почте" и следовать инструкциям, которые будут появляться у вас на экране. Имя пользователя и пароль для доступа нужно придумать самостоятельно и записать в свой блокнот, они еще потребуются для того, чтобы потом иметь возможность зайти туда снова. Если при регистрации появляется ошибка, возможно такое имя уже занято или оно содержит недопустимые символы.

Письмецо без "наворотов"

После того как у вас появится свой собственный электронный адрес, можно начинать писать письма. Для этого можно использовать специальную почтовую программу или писать прямо из ящика на бесплатном сервере. Чаще всего применяют программы The Bat! или Outlook. Работают в них примерно одинаково, используя одни и те же команды.

Итак, если вы хотите написать кому-то письмо, то первым делом нужно нажать на кнопку "Создать сообщение". Она находится в верхнем левом углу экрана. Потом перед вами откроется окошко, в котором можно смело набирать текст.

Не забудьте в верхней строчке "Кому" написать электронный адрес получателя. Притом совершенно неважно, заглавными или строчными буквами вы будете его набирать. Можно даже так: rAsCHeT@RasсHeT.ru - программа поймет правильно. А в поле "Тема" обычно указывают основную мысль письма. Например "Вопрос", "Заявка", "Напоминание" и т.д.

Если помимо текста вы захотите отправить адресату еще и какой-нибудь файл, то в ряду кнопочек в верхней части экрана нужно выбрать команду "Прикрепить файл" или "Вложить файл". Тогда компьютер предложит вам выбрать нужный документ. Процесс выбора аналогичен операции открытия нужного файла. И лучше если имя файла будет указано латинскими буквами.

Еще проще прикрепить файл, просто перетащив его мышкой из папки, где он хранится, в окошко письма. Для этого наведите указатель мыши на заголовок документа, нажмите левую кнопку и не отпуская переместите файл на текст сообщения.

Когда все готово, текст письма написан и все файлы прикреплены, остается только поставить внизу свое имя и координаты и нажать кнопку "Отправить". После этого письмо "полетит" к вашему адресату.

Сделайте так, как вам удобно

Почтовые программы дают пользователям возможность сделать отправку писем максимально удобной. Например, если вам надоедает постоянно писать внизу письма свою должность, фамилию, имя и телефон, можно настроить программу так, что всю эту информацию она будет вставлять в каждое письмо автоматически. А чтобы постоянно не набирать вручную адреса тех, кому вы часто пишете, можно поместить их в адресную книгу.

Для удобства хранения писем можно использовать не только те папки, которые предусмотрены программой, так сказать, в базовой комплектации, но и создавать дополнительные. Например, из папки "Входящие" письма можно сортировать по специально сделанным папкам "От поставщиков", "От покупателей", "Указания руководства" и т.д. Завести дополнительную папку очень просто: нужно подвести указатель мышки к названию почтового ящика или к разделу "Локальные папки" в меню папок, щелкнуть по нему правой кнопкой и выбрать пункт "Создать папку".

Можно сделать так, чтобы к вам приходило уведомление о том, что отправленное письмо успешно доставлено. Это очень напоминает обычные бумажные письма с уведомлением. Для того чтобы узнать, получил ли ваш адресат письмо, нужно при написании сообщения в программе Outlook в меню "Сервис" поставить галочку на пункте "Запросить уведомление о прочтении". В программе The Bat! такую же галочку требуется поставить на пункте "Подтверждение доставки" или "Подтверждение прочтения" в меню "Параметры".

Чтобы ваше письмо не потерялось в огромном списке корреспонденции, которая может приходить в ящик адресата, можно присвоить этому сообщению повышенную важность. Тогда у получателя возле этого письма будет стоять восклицательный знак. Для этого при создании сообщения нужно щелкнуть по кнопке "Важность" или выбрать соответствующий пункт в меню "Сообщение".

Вообще круг возможностей почтовых программ чрезвычайно широк, и разобраться в них можно: достаточно посмотреть на всплывающие подсказки возле кнопок в верхней части экрана. Если вам не понятно написанное, то лучше не трогать или, нажав кнопку F1, почитать справочную информацию. Для того чтобы проверить результаты, можно попробовать написать экспериментальное письмо. Только в поле "Кому" лучше впишите свой собственный электронный адрес. Тогда вы сможете лично пронаблюдать все, что получится из ваших экспериментов.

Запас карман не тянет

Адрес вашей электронной почты часто просят указать при регистрации, например, на некоторых интернет-форумах. Не исключено, что оттуда он может попасть в базу данных компаний, занимающихся рассылкой рекламы (спама). И тогда вам предстоит постоянно выгребать из своего ящика десятки, а то и сотни ненужных писем. Чтобы застраховаться от этого, можно просто завести себе запасной почтовый ящик на каком-нибудь бесплатном почтовом сервере. Именно этот адрес потом стоит указывать при регистрации, а когда вас начнут атаковать спамеры, его можно просто уничтожить через сервер, на котором производилась регистрация, и завести новый.

Отчетность без очереди

Постепенно в России все большее число инспекций начинает принимать налоговые отчеты через интернет. У этого метода есть несколько неоспоримых плюсов. Во-первых, это сразу избавляет бухгалтеров от стояния в бесконечных очередях, и не будет зависимости от графика работы инспекции. К тому же специальная программа будет проверять, правильно ли заполнены отчеты и декларации. Если будут обнаружены ошибки, то отчетность отослать не удастся, пока вы их не исправите.

Но для того чтобы ценная информация не "потерялась" по дороге, фирме придется приобрести специальную программу, с помощью которой отчет можно будет зашифровать и скрепить электронной подписью. Тогда ваши данные смогут прочесть только сотрудники налоговой инспекции.

А. Бирюкова

А. Попов

"Расчет", N 5, май 2005 г.