Современный документооборот - от традиционного к электронному (М. Бобылева, "Финансовая газета", N 21, 22, май, июнь 2005 г.)

Современный документооборот - от традиционного к электронному

Как показывает общение с представителями различных организаций, для многих из них перспектива электронного документооборота все еще представляется достаточно не определенной. Традиционно отмечаются аспекты, связанные с психологической неготовностью использовать электронные документы. Иногда можно услышать примерно следующее суждение: "Достоверно ли то, что я вижу на экране монитора?". Высказываются опасения в связи с существованием компьютерных вирусов, хакеров, а также с легкостью удаления и копирования электронного файла и т.п.

За последние 5-7 лет уже стало привычным использование Интернета, мобильных телефонов. По аналогии можно предположить, что перспектива масштабного использования электронного документооборота стремительно приближается.

В последнее время существенно возросло качество программных продуктов, используемых для создания систем электронного документооборота, расширились их функциональные возможности. Все более удобными в эксплуатации становятся технические средства обеспечения информационных процессов, экономическая ситуация для внедрения корпоративных систем документооборота и технологий электронного документооборота стала более благоприятной.

Уровень автоматизации процессов работы с документами, использование элементов электронного документооборота оказывают существенное влияние на организацию управленческого труда. Новые элементы проявляются практически во всех основных функциях работы с документами, которые отражают четыре основные стадии жизненного цикла документа - создание, обращение, хранение, уничтожение. На рисунке показано, что стадии обращения и хранения взаимосвязанны: находясь на хранении, документ может быть вновь введен в обращение. Стадия уничтожения не является обязательной, так как некоторые документы в силу своей государственной важности имеют срок хранения "постоянно". Уничтожение документа может быть как предусмотренным (например, по истечении срока хранения по результатам экспертизы ценности), так и случайным (например, физическая утрата в результате пожара, намокания и других непредусмотренных обстоятельств).

   /------------\      /-------------\      /------------\

   |  Создание  |-----|  Обращение  |-----|  Хранение  |

   \------------/      \--------------------------------/

                                /---------------\

                                |  Уничтожение  |

                                \---------------/

Жизненный цикл документа (основные стадии)

Ниже приведены краткая характеристика основных функций работы с документом на протяжении его жизненного цикла в организации и возможности их автоматизации.

Составление - подготовка содержания документа на основе имеющейся информации и ее оценки.

Часть процессов составления документа может быть автоматизирована при подготовке текста на компьютере. При документировании повторяющихся ситуаций могут быть использованы типовые тексты, в том числе компьютерные формы, шаблоны.

Оформление - использование внешних элементов оформления конкретной разновидности документов и расположение реквизитов в соответствии с установленными требованиями (форматы бумаги, бланки, границы полей и т.п.).

Процесс может быть частично автоматизирован (типовые компьютерные формы, шаблоны с типовыми элементами оформления).

Согласование - оценка целесообразности создания документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству, нормативным документам и др., проставление собственноручной подписи уполномоченным лицом в соответствии с его компетенцией и предоставленными правами (реквизиты "визы" или "гриф согласования"). Требуются оценка документа, восприятие информации человеком.

Могут быть использованы электронный аналог подписи при согласовании электронной версии документа и технология электронного согласования проектов.

Подписание (утверждение) - проставление подписи или грифа утверждения на документе уполномоченным лицом в соответствии с его компетенцией и предоставленными правами. Требуются оценка документа, восприятие информации человеком.

Могут быть использованы электронный аналог подписи при согласовании электронной версии документа, и технология электронного согласования проектов.

Регистрация, учет - запись учетных данных о документе по установленной форме (в журнале, картотеке, компьютере), фиксирующая факт его создания или получения.

Процесс может быть автоматизирован, при этом могут осуществляться автоматическое присвоение регистрационных номеров в соответствии с выбранными правилами номерообразования и запись учетных данных документа в информационной системе.

Передача на исполнение или отправка адресату - процедура доведения документов (или их копий) до конкретных лиц для ознакомления или совершения действий, указанных в документе. Передача может осуществляться непосредственно исполнителю, через курьера, с использованием различных способов отправки (почта, телеграф, факс и т.п.).

При наличии электронного документа или электронной копии данная процедура может быть автоматизирована (использование корпоративной системы документооборота, электронной почты, корпоративного портала).

Копирование (размножение) - создание копий документа (на бумажном носителе или электронной форме) для ознакомления с ним и одновременной работы необходимого круга лиц.

Используется копировально-множительная или компьютерная техника (распечатка дополнительных копий документа, подготовленного на компьютере, копирование файла, сканирование или копирование бумажного документа).

Получение - процедура получения документов (или их копий) конкретными лицами для ознакомления или совершения действий, указанных в документе, в установленных случаях документируется (передается под расписку получателя).

Варианты получения - от работников служб, осуществляющих доставку документов, от начальника или коллег, по каналам связи (факсу, электронной почте), посредством корпоративной системы электронного документооборота и др.

Ознакомление - оценка информации, содержащейся в документе для использования в дальнейшей работе.

Документ представляется на бумажном носителе или в электронной форме.

Рассмотрение (принятие решений по документу, резолюция) - оценка информации, содержащейся в документе, и принятие решений о порядке дальнейшей работы с ним, сроках, характере исполнения, конкретных исполнителях.

Документ представляется на бумажном носителе или в электронной форме.

Контроль прохождения и исполнения документа - отслеживание установленного порядка прохождения документа и его исполнения (сроки и решение вопросов). Требуются оценка документа, восприятие информации человеком.

Документ представляется на бумажном носителе или в электронной форме. Формальная сторона контроля может быть автоматизирована.

Хранение документа в процессе исполнения - обеспечение физической сохранности документа и соблюдение порядка доступа к информации в процессе его исполнения.

Могут использоваться средства автоматизации поиска бумажного документа в процессе исполнения. В случае использования системы автоматизации документооборота необходимо обеспечить физическую сохранность электронных документов и баз данных (в том числе резервное копирование).

Списание в дело - признание факта, что исполнение документа завершено; помещение документа на хранение в дело, сформированное по предметно-вопросному, корреспондентскому, хронологическому и другим признакам; обеспечение физической сохранности, удобства для дальнейшего использования документов и быстрого их нахождения по запросу.

На документах на бумажной основе делается соответствующая отметка, и при использовании автоматизированной системы документооборота в нее вносится информация о списании документов в дело. Для документов, существующих только в электронной форме, требуется дальнейшая проработка таких вопросов, как организация их хранения, обеспечение физической сохранности, аутентификация и др.

Поиск - нахождение документа или запрашиваемых о нем сведений.

Процесс может быть автоматизирован: необходима формулировка критериев поиска в информационной системе (системе документооборота или архиве).

Хранение в архиве - обеспечение физической сохранности документа и соблюдение порядка доступа к информации в процессе архивного хранения.

Могут быть использованы средства автоматизации для контроля за условиями хранения, противопожарной безопасностью, регулирования доступа в помещение архива и защиты информации в информационной системе.

Возможны создание фонда пользования архивными документами в электронной форме, автоматизация поиска документов в процессе архивного хранения. При использовании автоматизированных систем следует обеспечить физическую сохранность электронных документов и баз данных (в том числе резервное копирование).

Экспертиза ценности - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения в архиве организации на основе принятых критериев, а также выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Требуются оценка документа, восприятие информации человеком.

Формальная сторона (отбор дел и документов по срокам хранения) может быть автоматизирована. Документы представляются на бумажном носителе или в электронной форме.

Уничтожение - физическое уничтожение (разрушение) носителя информации или записи на носителе.

Используется оборудование для уничтожения бумажных документов (например, измельчения бумаги) или для уничтожения записи на машинном носителе.

Приведенные примеры автоматизации отдельных функций работы с документами в процессе управления подтверждают, что:

во-первых, даже традиционный (бумажный) документооборот в настоящее время немыслим без его автоматизации и использования электронных документов;

во-вторых, необходим комплексный подход к использованию информационных ресурсов и систем, так как сейчас недостаточно автоматизации отдельных операций.

Задача заключается в том, чтобы от дискретной формы электронного документооборота перейти к комплексной и непрерывной информационной технологии.

Важно учитывать, что при работе с любыми документами (как с бумажными, так и с электронными, т.е. независимо от носителя информации) в процессе управления организацией или хозяйственной системой функцию оценки информации выполняет человек. Это означает, что автоматизированные технологии призваны облегчить ее выполнение, но полностью заменить не могут. Именно на этих этапах работы с документами руководителей и специалистов аппарата управления (согласование, подписание, ознакомление, подготовка резолюций и т.п.) чаще всего встречаются разрывы в технологической цепочке электронного документооборота, выражающиеся в предпочтении работать с бумажными документами.

Иными словами, применительно к задачам "технологического" документооборота с большой долей формально-логических операций и повторяющихся ситуаций, структурированной и фактографической информации в бизнес-процессах освоение технологии работы с электронными документами происходит быстрее и легче. Когда же предпринимаются попытки приобщить к электронному управленческому документообороту руководителей достаточно высокого ранга, в работе которых велика доля многокритериальных решений и слабоструктурированной информации, отражающих многоаспектные управленческие ситуации (например, в ситуациях выбора стратегических или тактических приоритетов), то достаточно сильно проявляется приверженность к работе с документами на бумажном носителе.

Следовательно, при внедрении технологий электронного документооборота в организации важно продумать вопросы преодоления возможных препятствий. При этом надо отделить те проблемы, которые зависят от персонала организации, и те, которые могут быть решены в результате усовершенствования остальных компонентов информационного менеджмента (информационные ресурсы, процедуры и правила работы, программно-техническое обеспечение). В связи с этим возникают следующие задачи:

если сотрудники не умеют пользоваться системой автоматизации документооборота, то следует организовать обязательный процесс обучения, предусмотреть это умение в качестве квалификационного требования для занятия определенных должностей;

если сотрудники еще не привыкли к автоматизированной технологии, то необходимо контролировать, оказывать методическую помощь, проводить оптимизацию процессов работы;

если сотрудники не хотят работать по-новому, то нужно использовать систему мотивации персонала, стимулов и при необходимости санкций, разъяснять преимущества и перспективы новой технологии.

Отдельно следует выделить ситуации, когда сотрудники считают, что с электронными документами им работать неудобно. Здесь могут действовать как ранее сформировавшиеся стереотипы, так и реальные обстоятельства. Частично они могут быть связаны с необходимостью дальнейшей оптимизации бизнес-процессов, управленческих процедур, т.е. нужно не только заменить бумагу электронным носителем, но и совершенствовать процессы работы на основе новых информационных технологий.

Отмечая необходимость увеличения доли электронных документов в процессе управления, в том числе при оптимизации бизнес-процессов и конкретных управленческих процедур, важно учитывать особенности использования бумажных и электронных документов, их преимущества и одновременно ограничения, связанные с носителем информации. Так, сопоставление электронных документов с бумажными можно провести по их характеристикам, достаточно значимым для управленческой деятельности.

Требования к оформлению документов и приданию им юридической силы. Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами. В отдельных случаях (когда не подразумевается машинная обработка информации) допустимо некоторое разнообразие в оформлении, не затрагивающее реквизитов, определяющих юридическую силу документа. Для документов на бумажном носителе решены практически все вопросы, касающиеся придания им юридической силы. Специфические требования к отдельным категориям документов закрепляются специальными нормативными актами.

Состав реквизитов и последовательность их расположения в электронных документах могут быть такими же, как и в бумажных (например, если электронная копия получена в результате сканирования бумажного документа), а могут быть и специфическими. Требования к оформлению электронных управленческих документов (большинства их реквизитов) пока не стандартизированы. Законодательно установлено, что в случае использования электронных документов для их удостоверения применяется электронный аналог подписи - электронно-цифровая подпись (ЭЦП). Пока регламентирован только ряд вопросов, относящихся к использованию ЭЦП. В принципе требования к оформлению реквизитов электронных документов могут быть более жесткими, чем для бумажных документов, так как при использовании каналов связи и при взаимодействии разных систем (если не обеспечена совместимость программно-технических средств) передача информации может не состояться либо она не будет доступной для восприятия человеком.

Время транспортировки документа. Это одна из основных характеристик, поскольку обеспечивает обмен информацией и ее своевременное предоставление. Критичность времени доставки документа обусловила появление понятия "ускорение документооборота".

Для бумажных документов данная характеристика зависит от используемых способов доставки (отнести, отвезти, переслать по пневмопочте, доставить самолетом и т.п.). Электронные документы в этом случае имеют неоспоримое преимущество, поскольку использование электронных каналов связи позволяет исчислять время передачи сообщения или ознакомления с файлом документа в базе данных секундами и минутами.

Справочно-информационная работа (поиск информации в информационном фонде по атрибутам документа и по содержанию). Для бумажных документов эта процедура может быть достаточно трудоемкой, особенно если нет продуманной системы классификации информации и документов. Для электронных документов задача максимально упрощается и сокращается по времени. Использование ссылок позволяет найти не только один документ, но и документы, связанные с ним тематически или по формальным признакам. Отпадает необходимость дублирования массивов информации для различных задач. Корпоративные информационные системы дают возможность пользоваться информацией в соответствии с должностными обязанностями и правами доступа в систему.

Возможность сделать копию документа. В случае изготовления копии документа на бумажном носителе можно использовать несколько вариантов в зависимости от используемых технических средств. Так, на бумажном носителе копии могут быть получены средствами репрографии и оперативной полиграфии. На фото-, микрофотопленке копии могут быть получены с помощью средств фотографирования, микрофильмирования и др. Электронную копию бумажного документа можно получить путем сканирования.

В случае получения копии с электронного документа трудоемкость и время получения копии значительно уменьшаются. Например, можно либо скопировать файл, либо дополнительно распечатать документ, либо вывести информацию на микрофотоносители и т.п. Файл документа может быть вложен в электронное сообщение и отправлен по электронной почте, а также размещен в информационной системе, где возможно обеспечение доступа к нему сотрудников (например, корпоративные системы документооборота, Интернет-технологии и т.п.). В этом случае не нужно изготовлять бумажные копии документа для ознакомления большого числа сотрудников.

Возможность при ознакомлении с документом выделить интересующий фрагмент. На бумажном документе следы от пометок, сделанных чернилами, пастой, карандашом и т.д., обычно остаются. В случае электронного документа, если позволяет его формат записи, требуемый фрагмент можно выделить (например, цветом, шрифтом), а затем это выделение убрать. При этом следов на документе при его восприятии человеком не останется.

Удобство восприятия информации. Данным качеством пока в большей мере обладают бумажные документы. За столетия существования письменности качественные характеристики бумажных документов (размер шрифта, форматы бумаги, качество печати и т.п.) постоянно совершенствовались. Что касается электронных документов, то они также постоянно совершенствуются, но по времени этот период гораздо менее продолжительный (исчисляется лишь несколькими десятилетиями) и процесс оптимизации восприятия информации еще далек от завершения. По восприятию электронные документы отчасти сравнимы со средневековыми свитками: для просмотра документа его файл "прокручивается" перед глазами. По данным американских исследователей, текст с экрана компьютера (монитора) воспринимается на 25% медленнее, чем при чтении с листа бумаги.

Возможность работать с несколькими документами одновременно. Данная характеристика весьма существенна для руководителей и специалистов, занятых аналитической и творческой работой. Нередко возникает ситуация, когда сотрудник, "обложившись" документами и печатными изданиями и сопоставляя информацию, обнаруживает некоторые особенности и детали, которые он не замечает при последовательном просмотре документов.

"Многооконная" работа с файлами также дает возможность одновременно работать с несколькими документами, хотя при этом в каждый момент обозрима лишь часть информации на мониторе. Восприятие информации человеком при этом носит преимущественно логический характер, и не всегда при этом возникает целостный взгляд на документ. Вероятно, по мере совершенствования компьютерной техники возможность одновременно работать с несколькими документами будет расширяться.

Утомляемость при работе с документами (без учета характера и содержания информации). Считается, что утомляемость при работе с компьютером больше, чем при работе с бумажными документами. Из органов чувств основная нагрузка приходится на зрение. Существуют рекомендации по оптимальной продолжительности времени, проводимого за компьютером, и перерывов в работе (СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы"). Вместе с тем по мере совершенствования компьютерной техники, в том числе мониторов, утомляемость при работе с электронными документами несколько уменьшается.

Специально оборудованное рабочее место для восприятия информации. Для восприятия человеком информации обычного документа на бумажном носителе специальных условий не требуется: достаточно лишь приемлемого освещения. Для работы с электронными документами требуется компьютер, а при необходимости их передачи адресату - телекоммуникационные каналы. В настоящее время использование портативных компьютеров и мобильных средств связи способствует решению части этих проблем.

Сохранность информации и ее доступность для восприятия человеком. Сохранность документов на бумажном носителе определяется длительным периодом его старения и разрушения, который зависит от качества бумаги (например, существует так называемая бескислотная бумага, срок стойкости которой исчисляется столетиями). Кроме того, важным является способ нанесения информации на бумагу (чернила, паста, а также средства, используемые в матричных, струйных или лазерных принтерах, и т.п.). Для восприятия человеком информации через длительное время не требуется специальных устройств в целях ее преобразования, достаточно знать язык, на котором написан текст документа.

При работе с электронными документами необходимо учитывать, что жизненный цикл программных средств и носителей записи (моральное и физическое старение) бывает меньше, чем требуемый срок хранения документа. Отсюда возникает проблема перезаписи информации на другой носитель и ее аутентификации. К другим возможным (но не всегда приемлемым) способам хранения электронных документов иногда относят сохранение соответствующих технических и программных средств воспроизведения информации, распечатку электронных документов на бумаге и заверение сделанных копий. Отдельный комплекс вопросов связан с сохранностью ЭЦП и сроком действия сертификата подписи.

При работе с бумажными документами для обеспечения их физической сохранности в архивах может создаваться фонд пользования (как на бумажных, так и на других носителях информации) или страховой фонд. Аналогично для обеспечения сохранности базы данных и повышения устойчивости компьютерной системы выполняется резервное копирование информации.

Информационная безопасность и защита информации. Для бумажных документов защита информации от несанкционированного доступа может быть обеспечена в результате их физической недоступности (например, хранение в сейфе, в запираемом ящике стола и т.п.), фиксации факта передачи в специальных учетных формах (передача под расписку), а также других организационных мер. Для электронных документов эта задача решается путем использования средств регламентации доступа пользователей к компьютерам и базам данных, средств криптозащиты, протоколирования действий пользователей и т.п. Отдельная проблема - техническая защита информации, в том числе от компьютерных вирусов и хакеров.

Сфера применения (бытования) документов. Документы на бумажных носителях применяются повсеместно. Электронные документы используются теми участниками коммуникаций (организациями и физическими лицами), которые имеют соответствующую компьютерную технику. При этом сфера применения электронных документов постоянно расширяется по мере как развития технической оснащенности, так и накопления опыта и создания нормативной базы.

Таким образом, использование технологий электронного документооборота, т.е. безбумажных транзакций, в настоящее время не означает полного исключения из обращения управленческих документов на бумажном носителе. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности ее восприятия. Поэтому нельзя отвергать применение бумажных документов, когда нужно обеспечить длительное хранение информации (так называемые документы со сроком хранения "постоянно", поступающие затем в государственные архивы). При этом можно использовать в работе электронные копии документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего доведения информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества.

Всю совокупность управленческих электронных документов можно условно подразделить на две группы:

документы, для которых электронная форма существования будет являться основной;

документы, которые и в обозримом будущем будут создаваться на бумажной основе (для данной группы документов характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе), вместе с тем в обращении могут находиться также электронные копии этих документов.

Следовательно, эффективная организация документооборота и архива предполагает сочетание документов на бумажном, электронном, а при необходимости и на других носителях информации применительно к конкретным задачам.

М. Бобылева,

Управление документооборота Банка России

"Финансовая газета", N 21, 22, май, июнь 2005 г.