Вопрос: Организация направляет работника в служебную командировку. Для обеспечения поездки заключен договор с туристической фирмой, которая, в частности, на основании заявки общества осуществляет заказ, бронирование и оплату услуг гостиниц, оформляет необходимые документы. Согласно условиям договора стоимость заказанных услуг определяется на основании согласованной сторонами заявки и указывается в накладной на передачу оформленных документов и выставленном счете. Однако турфирма не передает нам никаких иных документов, связанных с проживанием работника в гостинице. Как правильно оформить договор с турфирмой? ("Финансовая газета", N 25, июнь 2005 г.)

Организация направляет работника в служебную командировку. Для обеспечения поездки заключен договор с туристической фирмой, которая, в частности, на основании заявки общества осуществляет заказ, бронирование и оплату услуг гостиниц, оформляет необходимые документы. Согласно условиям договора стоимость заказанных услуг определяется на основании согласованной сторонами заявки и указывается в накладной на передачу оформленных документов и выставленном счете. Однако турфирма не передает нам никаких иных документов, связанных с проживанием работника в гостинице. Как правильно оформить договор с турфирмой?

По нашему мнению, в рассматриваемом случае сторонами фактически заключен агентский договор, поскольку агент совершает в интересах принципала (общества) юридические и фактические действия (ст. 1005 ГК РФ). Принципал при оплате выставленного агентом счета фактически как выплачивает вознаграждение агенту, так и возмещает агенту израсходованные им на исполнение агентского поручения суммы. В ходе исполнения агентского договора агент представляет принципалу отчеты в порядке и в сроки, которые предусмотрены договором. Как следует из условий договора, к отчету агента не прилагаются доказательства расходов (в частности, по проживанию в гостиницах), произведенных агентом за счет принципала. Статьей 1008 ГК РФ предусмотрена возможность не прилагать первичные оправдательные документы к отчету агента, если это предусмотрено договором (если агентским договором не предусмотрено иное, к отчету агента должны быть приложены необходимые доказательства расходов, произведенных агентом за счет принципала). Однако в связи с отсутствием доказательств расходов, произведенных агентом за счет принципала (копий первичных документов), нельзя исключить возможность претензий со стороны налоговых органов. В частности, по мнению Управления МНС России по г. Москве (письма от 8.12.04 г. N 24-11/79072, от 24.03.04 г. N 24-11/21011), по операциям в рамках сделок, совершенных агентом от своего имени, требований приложения копий первичных документов агента (комиссионера) напрямую законодательством не установлено. Вместе с тем для правомерного отражения таких операций в бухгалтерском учете у принципала (комитента) агент (комиссионер) по требованию принципала (комитента) обязан представить последнему все сведения о движении имущества принципала (товаров, денежных средств), в том числе и в виде копий накладных, счетов-фактур и платежных поручений. В письме Управления МНС России по г. Москве от 15.10.01 г. N 03-12/47198 сообщалось, что для обеспечения доказательства обоснованности произведенных расходов на командировки (в том числе зарубежные) в договоре со сторонней организацией должна быть предусмотрена передача последней одновременно с подписанием акта на выполнение работ (оказание услуг) и копий первичных документов (счетов, квитанций, чеков и т.п.), связанных с осуществлением сторонней организацией обязанностей, предусмотренных договором на оказание услуг по обеспечению командирования работников. Указанные требования налоговых органов согласуются с нормами ст. 252 НК РФ о необходимости документального подтверждения затрат. В связи с изложенным представляется целесообразным внести в договор условие об обязанности агента передавать обществу по его требованию копии первичных документов.

Д. Гуренков,

адвокатское бюро "Филипков и партнеры"

22 июня 2005 г.

"Финансовая газета", N 25, июнь 2005 г.