Выбор корпоративной системы документооборота (М. Бобылева, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 27, июль 2005 г.)

Выбор корпоративной системы документооборота

В последние годы все более широкое распространение получают такие понятия, как система автоматизации документооборота, система управления корпоративным содержанием, система управления ресурсами предприятия, система управления бизнес-процессами, система управления взаимоотношениями с клиентами и др., что отражает главную тенденцию - создание корпоративных информационных ресурсов как основы современной организации и технологии информационного обеспечения, в том числе документационного обеспечения управленческой деятельности.

Достижения в области новых информационных технологий обусловили постоянный рост предложений на рынке программных продуктов, в частности фирмы-разработчики систем автоматизации документооборота предлагают:

заказные разработки, создаваемые специально для конкретной организации с учетом ее специфических требований;

"коробочные" варианты программных продуктов, т.е. тиражируемые разработки, учитывающие типовые потребности в автоматизации документооборота;

настраиваемые программные комплексы, представляющие собой промежуточный вариант между "коробочным" продуктом и заказной системой, так как в них реализован базовый набор функций, который может быть развит в процессе внедрения и эксплуатации системы.

Разработчики программных продуктов нередко используют различные названия систем, обеспечивающих процессы работы с документами: системы автоматизации документооборота, системы электронного документооборота, системы управления документацией и др. с учетом того, что в настоящее время такие автоматизированные системы должны обеспечивать как традиционный, так и электронный документооборот. В данной статье применительно к этим системам используется обобщающее понятие "корпоративная система автоматизации документооборота" или сокращенно "корпоративная система документооборота".

Корпоративная система документооборота (КСД) объединяет единой технологией процессы работы с документами в рамках всей организации и ее подразделений (в том числе территориально обособленных) и позволяет обеспечить управление документацией на всех стадиях жизненного цикла документов (как на бумажном носителе, так и электронных).

Основные элементы построения системы

Рассмотрим некоторые базовые понятия, связанные с внедрением КСД.

Существование КСД предполагает наличие компьютерной сети организации, в том числе серверов (хранение и обработка данных) и клиентских мест пользователей системы во всех подразделениях. Пользователям в соответствии с их должностными полномочиями могут быть предоставлены права вносить информацию в систему или только просматривать ее (либо сочетание прав на просмотр с правами на внесение определенных видов информации). Права пользователей устанавливаются персонально, при этом регламентируется доступ к информации, что предусматривается возможностями системы.

В КСД для каждого документа или контролируемого поручения руководителя создается электронная регистрационная карточка, содержащая реквизиты документа и информацию о работе с ним. К ней можно прикреплять один или несколько файлов (электронный документ или электронную копию бумажного документа).

Важным элементом КСД являются системные справочники (классификаторы): организаций, должностных лиц, видов документов и др. В справочниках реализованы такие возможности, как систематизация информации, поиск, регистрация и др. Например, при необходимости ввести в регистрационную карточку наименование организации, откуда поступил документ (а для исходящих документов - куда адресован), оно выбирается из справочника организаций. Аналогично, если нужно ввести фамилию должностного лица организации, подписавшего документ или резолюцию, выбирается соответствующее значение из справочника должностных лиц. Если информации в справочнике нет, она добавляется уполномоченным пользователем. Использование справочников позволяет не только более оперативно вводить информацию, но и в дальнейшем решать задачи отбора (поиска) информации по заданным критериям, например, сколько писем поступило в текущем году из органов власти субъекта Российской Федерации, на территории которого функционирует организация, или сколько было писем граждан, по каким вопросам и т.п. Применение справочников дает также возможность разделения доступа пользователей к информационным ресурсам системы, а также ее настройки с учетом текущей структуры организации и потребностей документооборота. Для этого среди пользователей системы выделяются лица, осуществляющие так называемое прикладное администрирование, т.е. ввод информации в справочники. Иногда их называют системными технологами.

Сейчас уже все реже можно услышать суждения о том, что задачу разработки программного обеспечения для создания КСД можно поручить программистам своей организации, а не покупать готовый программный продукт. Если сопоставить возможные затраты на разработку программного обеспечения своими силами (заработная плата работников за возможный период разработки и доработки программного обеспечения) и стоимость "коробочного" продукта, апробированного во многих организациях, то в итоге первый вариант окажется, как правило, менее выгодным. Создание программного продукта для автоматизации документооборота является результатом высокопрофессиональной деятельности специалистов. Развитие техники и технологий позволяет систематически обновлять версии программных продуктов, находить новые решения отдельных технологических задач, охватывать новые участки документооборота.

Кроме того, в последнее время происходит сближение функциональных характеристик предлагаемых на рынке программных продуктов, что является следствием общности технологических процессов документооборота.

Критерии и этапы выбора системы

КСД объединяет едиными процессами работы все подключенные к системе подразделения и позволяет обеспечить соблюдение принципа "однократный ввод информации и многократное ее использование". При этом осуществляются не только автоматизированный учет документов, резолюций, контроль за их исполнением, но и другие функции управления документооборотом - управление потоками документов внутри организации, передача информации (электронной регистрационной карточки) в подразделение, где документ будет исполняться, контроль за движением (передачей) документов, определение их местонахождения, получение статистических данных о документообороте, управление доступом к регистрационным карточкам и файлам документов, контроль за действиями пользователей и т.п.

Применение подобных технологий имеет важное значение для совершенствования управления организацией, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля за их исполнением, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, т.е. в конечном счете способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы.

Наиболее инновационно настроенные подразделения, как правило, начинают применять автоматизированные технологии обработки информации еще до внедрения КСД, поэтому необходимо выработать позицию по отношению к уже существующим информационным ресурсам, а также решать вопросы информационного взаимодействия и совместимости систем, обеспечения доступа к различным информационным ресурсам.

Таким образом, выбор организацией программного продукта для создания своей КСД - это не только насущная задача, но и достаточно ответственный шаг. В процессе выбора программного продукта для автоматизации документооборота важно учитывать следующие обстоятельства:

решение о внедрении КСД должно основываться на оценке существующей организации работы с документами, ее достоинств и недостатков. Должны быть проявлены управленческая воля и готовность внедрять систему;

принятие данного управленческого решения предполагает определенные затраты, связанные со стоимостью программного обеспечения, возможным дооснащением компьютерной техникой, обучением персонала и т.п.;

выбранная КСД должна быть удобна в эксплуатации, а также при "настройке" учитывать особенности документирования и документооборота конкретной организации. Выбор программного продукта определяет технологию работы с документами в организации на продолжительное время;

для отдельных организаций требования к КСД (в частности, в органах государственной власти, крупных государственных учреждениях и корпорациях, банках и т.п.) должны быть достаточно высокими с учетом перспектив длительного использования внедряемых автоматизированных систем, их жизненного цикла. В то же время небольшие коммерческие структуры, жизненный цикл которых не отличается продолжительностью, могут применять программные продукты с менее широкими функциональными возможностями;

в подготовке и принятии решения о выборе программного продукта для автоматизации документооборота должны принимать участие эксперты - специалисты различных подразделений организации, а не только подразделения информатизации. Необходимо также участие службы документационного обеспечения управления как будущих пользователей системы (наряду с пользователями других подразделений), так и специалистов по защите информации.

В условиях роста предложения программных продуктов при выборе оптимального варианта системы автоматизации документооборота следует применять многокритериальный подход. Сложность выбора определяется количеством как альтернатив (возможных программных продуктов), так и критериев. Критерии выбора решения из некоего множества имеющихся альтернатив характеризуют их привлекательность (приемлемость, предпочтительность) для участников этого процесса.

При всем многообразии управленческих решений, в том числе связанных с выбором программного продукта, можно выделить четыре основные стадии работы: подготовительная (постановка задачи), разработка возможных вариантов решений, выбор решения и его реализация. На подготовительной стадии важно определить:

потребности в автоматизации документооборота, которые должны быть удовлетворены;

источники информации для ознакомления с программными продуктами, степень полноты и достоверности информации;

круг экспертов, оценивающих альтернативы;

время, в течение которого будет проводиться экспертная оценка.

Эксперты могут воспользоваться информационно-рекламными материалами, материалами конференций и выставок по автоматизации документооборота и архивов, журнальными публикациями, сайтами фирм-разработчиков в Интернете, а также запросить у разработчиков интересующие дополнительные сведения. Это позволит наметить несколько программных продуктов, из числа которых предстоит сделать выбор. Некоторые предложения могут быть отклонены еще на предварительной стадии, например, если цена существенно превышает финансовые возможности организации.

Процесс принятия решения по выбору программного продукта для автоматизации документооборота в каждой организации имеет свои особенности. В целях оптимизации этого процесса можно предложить определенную последовательность этапов работы, которая приведена ниже.

1. Составление перечня предъявляемых основных функциональных и системно-технических требований к корпоративной системе автоматизации документооборота. Данный этап заключается в подготовке к оценке программных продуктов с позиций функциональных и системно-технических требований, для чего необходимо составить перечень критериев, систематизировав их по группам.

Функциональные требования ориентированы на соответствие предлагаемой технологии государственным нормативным актам и корпоративным нормам работы с документами, обеспечение удобства пользования системой. Например, их можно детализировать следующим образом:

основные традиционные делопроизводственные функции (регистрация документов, контроль за их исполнением, поиск в базе данных, подготовка статистических данных о документообороте, учет передачи подлинников и копий документов и др.);

решение задач электронного документооборота (работа с электронными файлами документов, регистрация документов, поступающих по электронным каналам связи, возможность использования электронно-цифровой подписи и других средств криптозащиты и т.п.);

управление документооборотом (управление потоками документов внутри организации, передача документов на исполнение, контроль за их движением, определение их местонахождения, регулирование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов, контроль за действиями пользователей и т.п.).

В случае включения в базу данных документов, содержащих информацию ограниченного распространения, должны быть предусмотрены требования к работе с ними, например возможность использования разных грифов доступа, учет экземпляров и т.п. Если необходимо автоматизировать процессы работы не только с официальными документами, но и с их проектами, данное обстоятельство должно быть учтено в перечне функциональных требований.

Системно-технические требования должны учитывать соответствие оцениваемых продуктов используемой системно-технической платформе, наличие программных интерфейсов для возможной интеграции с другими используемыми программными продуктами (например, со средствами создания, сканирования и распознавания документов, электронной почтой). Использование API-интерфейса может быть полезным для получения аналитико-статистической информации и выходных форм, не предусмотренных "коробочным" вариантом.

Для устойчивого функционирования системы важно также оценить соответствие реального объема документооборота организации возможным ограничениям программного продукта.

2. Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) для экспертной оценки. В ходе экспертной оценки желательно использовать заранее выбранную систему весовых коэффициентов (баллов) или применять ранжирование. Возможен также упрощенный вариант оценки, при котором вместо количества баллов используются обобщенные оценки "+", "+/-" или "-" в зависимости от степени выраженности оцениваемых характеристик.

Из числа показателей, оцениваемых с применением весовых коэффициентов, следует исключить стоимостные характеристики, так как они имеют свое количественное выражение и их сопоставительный анализ будет выполняться на другом этапе.

Для оптимизации работы рекомендуем условно принять возможную оценку характеристик функциональных и системно-технических требований исходя из одинакового максимально возможного количества баллов, например по 100 или по 50 баллов (или любое другое равное количество баллов) в зависимости от составленного перечня требований. Это позволит в равной мере учесть как функциональные, так и системно-технические требования.

3. Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований и системно-технических характеристик. На этом этапе каждый из предварительно отобранных программных продуктов должен пройти экспертную оценку по выбранным критериям в соответствии с составленным перечнем. Результаты работы экспертов фиксируются в заполненных ими бланках оценки.

4. Отбор программных продуктов, удовлетворяющих этим критериям. Воспользовавшись бланками оценки, заполненными экспертами, можно получить суммарную оценку по каждому варианту программного обеспечения, а также получить данные по группам критериев. Таким образом можно выявить программные продукты, получившие наибольшую суммарную оценку (т.е. в наибольшей степени соответствующие предпочтениям экспертов организации), а также программные продукты, наиболее соответствующие отдельным критериям (функциональным и системно-техническим). Последнее обстоятельство может оказаться важным на последующих этапах, если потребуется компромисс или встанет вопрос о разработке заказного варианта программного обеспечения с учетом специфических особенностей работы с документами в данной организации.

5. Оценка адаптационных возможностей отобранных продуктов. Оценку адаптационных возможностей лучше выделить в качестве отдельного этапа, чтобы сэкономить трудозатраты и не проводить экспертизу продуктов, не удовлетворяющих функциональным и системно-техническим требованиям и "отсеянных" на предыдущем этапе. Важно оценить простоту установки и настройки системы, возможности ее развития.

При оценке адаптационных возможностей системы должны учитываться не только тенденции развития самой организации (в том числе ее структуры), но и программно-технические аспекты. Так, типовыми ситуациями являются создание, реорганизация и ликвидация подразделений, поэтому программный продукт должен позволять вносить соответствующие изменения в системные справочники и настройки пользователей.

Для оценки программных продуктов по критериям адаптационных возможностей также могут быть использованы система весовых коэффициентов или ранжирование.

6. Отбор программных продуктов, удовлетворяющих критериям адаптационных возможностей. На данном этапе число оцениваемых вариантов может быть уменьшено. Процедура отбора проводится по тому же принципу, что и в п. 4.

7. Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением программных продуктов. На этом этапе выполняется сопоставительный анализ выбранных программных продуктов по стоимостным характеристикам.

Затраты на создание КСД включают: затраты на приобретение программного обеспечения (стоимость рассчитывается обычно по количеству клиентских мест или серверов); цену программного обеспечения СУБД, на которой функционирует система документооборота (если требуется его приобретение); стоимость поддержки и сопровождения программного обеспечения для автоматизации документооборота; затраты на внедрение системы (важно учесть затраты как на программно-технические аспекты, так и на обучение пользователей).

Стоимостные характеристики уже имеют количественную форму выражения, поэтому использование балльной оценки здесь не требуется.

8. Оценка опыта применения отобранных программных продуктов (в том числе в организациях данного типа), репутации фирмы-разработчика. На данном этапе в значительной мере приходится иметь дело с трудноформализуемой информацией. Однако эта информация может сыграть существенную роль при выборе решения, поэтому организации, выбирающие программный продукт для автоматизации документооборота, нередко обращаются к клиентам фирм-разработчиков с просьбой дать отзыв об используемом ими продукте, опыте его применения, взаимодействии с фирмой-разработчиком.

9. Выбор программного обеспечения для системы автоматизации документооборота. На заключительном этапе следует осмыслить полученную на предыдущих этапах информацию (как формализованную, так и неформализованную) и использовать ее для обоснования выбора. На этой основе руководство организации принимает управленческое решение.

В принципе возможен вариант, когда эксперты решат, что ни один "коробочный" программный продукт или базовый вариант программного обеспечения не соответствует предъявляемым требованиям полностью. Тогда встанет вопрос о разработке заказного варианта программного обеспечения, учитывающего специфику работы с документами в данной организации. В таком случае может быть выбран конкретный программный продукт из числа наиболее подходящих для его развития и адаптации к потребностям заказчика.

К выбору заказной системы программного обеспечения можно подойти также с позиций оценки фирм-разработчиков, т.е. их репутации и возможностей кандидатов, опыта применения их программных продуктов в подобных организациях. При этом варианте для взаимодействия с разработчиком и постановки конкретных задач необходимо изучить основные функциональные возможности готовых программных продуктов и составить перечень предъявляемых основных функциональных и системно-технических требований к разрабатываемой КСД, ее адаптационным характеристикам и стоимости.

Таким образом, выбор программного продукта можно считать первым шагом (или вторым - после осознания целесообразности внедрения новой технологии в данной организации) к созданию корпоративной системы автоматизации документооборота. Продуманный процесс работы экспертов и использование многокритериального подхода позволяют сделать этот выбор более взвешенным и согласованным. Тем самым создаются важнейшие предпосылки для успешного внедрения системы.

М. Бобылева,

управление документооборота Банка России

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 27, июль 2005 г.