Управляем малым бизнесом (М. Ильина, "Расчет", N 7, июль 2005 г.)

Управляем малым бизнесом

Что такое управленческий учет? Модная прихоть директора или жизненная необходимость для компании? В любом случае отдуваться опять приходится бухгалтеру. Вот что рассказала нам Марина ИЛЬИНА, главный бухгалтер ООО "Евротрейд".

Когда я устраивалась на работу в небольшую фирму, директора больше всего волновал вопрос: "А управленческий учет сделаете?"

- Вы имеете ввиду "неофициальную" бухгалтерию? - спросила я с опаской.

- Да нет, мне нужен управленческий учет, - упрямо повторил директор. - Только покупать новую программу мы не будем и нанимать помощников тоже.

Взяв на размышление несколько дней, я задалась вопросом: зачем мне еще и управленческий учет? Хватит бухгалтерского и налогового. Однако если посмотреть с другой стороны, то наш учет в малых предприятиях - почти всегда "вещь в себе", которая, кроме налоговиков и других проверяющих, никому не нужна.

А руководителю постоянно приходится решать массу проблем. Как определить, в какой товар или направление вложить деньги? Как посчитать и распределить все затраты? Как узнать заранее реальную прибыль? Как проконтролировать выполнение планов?

Невозможно принимать решения, не зная точно, как обстоят в реальности дела на фирме.

Так что вывод напрашивался сам. Попробую организовать бухучет так, чтобы в нем было максимально данных для управления фирмой. Вот вам и управленческий учет. Для меня же это будет повышением квалификации. Вооружившись учебниками, я смело устроилась на работу.

Без учетной политики - никуда

С чего начать? Как и в любом другом виде учета - с учетной политики.

Управленческий учет может быть организован:

- "по начислению" - то есть так же, как и в обычном российском бухучете;

- "по оплате" - учет ведется по моменту оплаты дохода или расхода.

Выбор остается за вами. Если ваша фирма - на обычной системе налогообложения, удобнее иметь управленческий учет "по начислению". Если же у вас предприятие на УСН или на ЕНВД, - быстрее и лучше организовать управленческий учет "по оплате".

Обратите внимание: по управленческому учету НДС может быть несколько "политик":

- доходы учитывать без НДС, а в составе статей расходов учитывать только НДС к уплате (зачету);

- НДС учитывать аналогично бухгалтерскому учету;

- все доходы и расходы учитывать с НДС.

Главное - понять, что нужно управляющему

Разберитесь с директором вместе: какие параметры важны в управлении вашей фирмы? Основные: доходы, расходы, прибыль. А нюансы в каждом бизнесе свои.

Для управленческого учета важны ВСЕ расходы, неважно, подпадают они под налогообложение или нет. Но их имеет смысл сгруппировать по степени существенности.

Например, мелкие затраты, которые, как правило, не стоят сил и энергии, удобнее отнести к "прочим" расходам. Налоги лучше выделить отдельно каждый - это позволит контролировать любой из них и принимать решения по налоговой оптимизации.

Часто бывает так, что для управленческого учета важно иметь не только суммовой учет, но и количественный. Уточните у директора, какие именно количественные показатели могут иметь значение.

Также нужно определить период: день, неделя, месяц, квартал, год. Для малого бизнеса невыгодно брать период в один день или неделю, но при этом для принятия управленческих решений опасно брать период в три месяца и уж тем более в год.

Сводим все в таблицу

Фирма, где я работаю, платит налоги по обычной системе. Методику управленческого учета я выбрала "по начислению", с ежемесячной отчетностью перед директором. Все данные я беру с НДС.

Основной вид деятельности у нас - оптовая торговля бытовой техникой. К "прочей" деятельности я отнесла торговлю разными мелкими сопутствующими товарами.

В управленческом учете я решила не просто собирать различные данные, но и сравнивать их с планируемыми (см. таблицу "Бюджет доходов и расходов"). Директор анализирует отклонения и сразу видит, что и как надо скорректировать в плане. Отклонения могут быть позитивными - когда фактические доходы больше запланированных, а фактические затраты меньше плановых. А могут быть негативными - когда фактический доход меньше запланированного, а затраты больше плановых.

Основной показатель работы фирмы - это прибыль. Но иногда она весьма приблизительно отражает эффективность работы. Более точную оценку можно получить при расчете различных коэффициентов. Например, проанализировав соотношение прибыли и выручки (см. таблицу "Коэффициенты"), я предложила директору отказаться от "прочей деятельности", так как ее влияние на прибыль практически оказалось нулевым.

Несмотря на то что составленная мной таблица простая, директор остался доволен результатом. Для управления нашим малым предприятием этих данных оказалось достаточно. Так что, если вы попадете в аналогичную ситуацию, не теряйтесь. Хотелось бы, чтобы мой опыт вам помог.

Бюджет доходов и расходов (тыс. руб.)

	Расходы		апрель	май	июнь
1	Офисные разовые расходы	план	50	50	50
		факт	44	58	21
		отклонение	6	-8	29
2	Прочие разовые расходы	план	5	5	5
		факт	6	2	6
		отклонение	-1	3	-1
	Итого разовых расходов	план	55	55	55
		факт	50	60	27
		отклонение	5	-5	28
1	Приобретение товаров	план	7030	7030	7030
		факт	7040	7010	7025
		отклонение	-10	20	5
2	Налоги (можно указать все налоги по отдельности)	план	180	180	180
		факт	180	180	180
		отклонение	0	0	0
3	Фонд зарплаты	план	100	100	100
		факт	100	85	105
		отклонение	0	15	-5
5	Аренда	план	70	70	70
		факт	70	70	70
		отклонение	0	0	0
6	Прочие расходы	план	5	5	5
		факт	6	1	5
		отклонение	-1	4	0
	Итого ежемесячных расходов	план	7385	7385	7385
		факт	7396	7346	7385
		отклонение	-11	39	0
	Расходы по прочей деятельности	план	7	7	7
		факт	8	4	9
		отклонение	-1	3	-2
Доходы
1	Выручка от основной деятельности (оптовая продажа бытовой техники)	план	8571	8571	9414
		факт	7520	11440	10780
		отклонение	1051	-2869	-1366
2	Выручка от прочей деятельности	план	9	9	9
		факт	6	8	11
		отклонение	3	1	-2
	Итого выручка	план	8580	8580	9423
		факт	7526	11448	10791
		отклонение	1054	-2868	-1368
Прибыль (убыток)
1	Прибыль (-убыток) от основной деятельности	план	1131	1131	1974
		факт	74	4034	3368
		отклонение	1057	-2903	-1394
2	Прибыль (-убыток) от прочей деятельности	план	2	2	2
		факт	-2	4	2
		отклонение	4	-2	0

Коэффициент

1	Прибыль/выручка	план	0,13	0,13	0,21
		факт	0,01	0,35	0,31
		отклонение	0,12	-0,22	-0,10
2	Прибыль от основной деятельности/выручка	план	0,13	0,13	0,21
		факт	0,01	0,35	0,31
		отклонение	0,12	-0,22	-0,10

М. Ильина,

главный бухгалтер ООО "Евротрейд"

"Расчет", N 7, июль 2005 г.