Глава V. Особенности оформления документов в условиях ведения учета на ЭВМ (п.п. 322 - 334)

Глава V
Особенности оформления документов в условиях ведения учета на ЭВМ

322. Для обеспечения необходимой точности в обработке на электронных вычислительных машинах расчетно-денежные документы по бухгалтерскому оформлению операций Внешторгбанка СССР по балансовым и внебалансовым счетам, отсылаемые на ЭВМ, составляются с соблюдением положений, изложенных в главе II, а также требований, предусмотренных п. 323-327.

323. В специально отведенных графах бланка мемориального ордера указываются условные цифровые обозначения:

а) статья по учету исполнения валютного плана - согласно отдельной инструкции Внешторгбанка СССР;

б) вид операции и номер документа - согласно указаниям, приведенным в п.343;

в) номер счета по дебету и кредиту обозначается восьмизначной цифрой, первые четыре знака которой обозначают номер балансового счета, следующие четыре знака - номер лицевого счета, присвоенный согласно приложению N 2;

г) код иностранной валюты или клиринговых расчетов в рублях - согласно перечню условных цифровых обозначений валют;

д) сумма иностранной валюты и рублей. При оформлении документов, по которым пересчет валюты в рубли осуществляется на ЭВМ программным путем, в документе указывается только сумма иностранной валюты, а колонка "сумма рублей" не заполняется. В случае, когда должна быть проверена только сумма иностранной валюты, в графе "сумма рублей" указывается 0-00 и такой документ считается составленным в валюте и рублях. В случае, когда проводится только сумма рублей, колонка "сумма валюты" не заполняется. Сумма отдельной бухгалтерской проводки не должна превышать 14 знаков. В случае оформления операции, сумма которой в иностранной валюте или рублях более 14 знаков, она должна быть разбита на две или более проводок с тем, чтобы каждая сумма содержала не более 14 знаков. При оформлении бухгалтерских документов по балансовому счету N 0501 в графе "сумма валюты" указывается количество медалей с обязательным добавлением двух нулей (например, при продаже трех медалей в этой графе указывается 3-00);

е) форма расчетов - в соответствии с перечнем условных цифровых обозначений форм расчетов;

ж) шифр страны-покупателя (по поступлениям) и страны-продавца) по платежам) - согласно перечню условных цифровых обозначений стран;

з) информация об открытии нового лицевого счета в соответствии со следующим перечнем условных цифровых обозначений; 1 - открытие дебетованного рублевого лицевого счета; 3 - открытие дебетованного лицевого счета двойного исчисления; 2 - открытие кредитованного рублевого лицевого счета; 4 - открытие кредитованного лицевого счета двойного исчисления.

При этом при наличии в документе более одной проводки номер открываемого лицевого счета подчеркивается.

324. При открытии лицевых счетов по балансовым счетам, ведущимся в нескольких подразделениях и всесоюзных объединениях, работниками банка в специальном документе по открытию новых лицевых счетов проставляется четырехзначный шифр, состоящий из адреса и условного обозначения подразделения или всесоюзного объединения в соответствии с приложением N 11.

Изменения в режим ведения лицевых счетов вносятся на основании информации, содержащейся в специальном документе по открытию новых лицевых счетов, с указанием следующих признаков:

5 - при переоформлении лицевого счета двойного исчисления в рублевый счет;

6 - при переоформлении рублевого лицевого счета в лицевой счет двойного исчисления.

Информация о переоформлении лицевых счетов подписывается начальником или главным бухгалтером подразделения, всесоюзного объединения (где ведутся лицевые счета) либо их заместителями.

325. Бухгалтерские документы, подлежащие проводке по клиринговым счетам сроком валютирования, не совпадающим с датой проводки по балансу, должны содержать шестизначный срок валютирования. Включение в один документ операций с разными сроками валютирования не допускается. По счетам "Лоро" и "Ностро" в свободно конвертируемых валютах сроки валютирования проставляются в порядке, изложенном в отдельных указаниях.

326. Закрытие лицевых счетов производится на основании информации, составляемой подразделениями и всесоюзными объединениями и направляемой Вычислительному центру в течение месяца, кроме последнего рабочего дня месяца. Информация о закрытии лицевых счетов в последний рабочий день месяца направляется Вычислительному центру в первый рабочий день следующего месяца.

327. Составленные и проверенные мемориальные ордера и заменяющие их документы подписываются соответствующими должностными лицами банка и передаются в соответствии с их назначением (п.281).

328. Все расчетно-денежные документы, подлежащие отражению по балансовым счетам, направляются работниками банка, выполняющими эти операции, специально выделенному работнику или группе работников при описи (контрольной ленте подсчета). При этом, если основанием для ввода информации в ЭВМ будет служить не мемориальный ордер, а первичный документ, необходимые для ввода реквизиты должны быть подчеркнуты.

Работники банка должны указывать в описи номер отдела, дату, частные суммы по документам, их общий итог, количество документов, бухгалтерских проводок и подписывать ее.

По документам, содержащим сумму валюты и рублей, подсчитывается сумма рублей; по документам, содержащим только сумму валюты или сумму рублей, в подсчет берется сумма валюты или сумма рублей соответственно.

Документы по открытию и закрытию лицевых счетов в памяти ЭВМ включаются в описи по количеству документов в количеству указанных в них лицевых счетов.

329. Вычислительному центру документы направляются сформированными в пакеты при сводной описи, которая составляется специально выделенным работником. В сводной описи, составляемой на каждый пакет, указываются номер пакета, дата, итоги количества документов, бухгалтерских проводок, сумм по документам и общий итог количества и сумм документов в данном пакете. Сводная опись подписывается составившим ее работником.

330. Работник, направляющий документы на группу ввода, формирует их в пакеты с таким расчетом, чтобы в пакете находились документы, содержащие не более 100 проводок, включая документы по открытию и закрытию лицевых счетов. Номера пакетов закрепляются за отдельными подразделениями и всесоюзными объединениями.

Формирование документов в пакеты производится с начальных номеров пакетов в порядке их возрастания. Отправляемые на Вычислительный центр пакеты с документами регистрируются подразделениями и всесоюзными объединениями в описи с указанием норме пакета, количества документов, бухгалтерских проводок и времени отправления пакета. Опись вкладывается в последний пакет.

331. Поступающие на Вычислительный центр пакеты с документами регистрируются в специальном журнале с указанием номера пакета, времени передачи, количества документов и проводок, указанных в сводной описи.

Вычислительный центр обеспечивает контроль за последовательностью поступления номеров пакетов, закрепленных за соответствующими подразделениями и всесоюзными объединениями.

332. Отправка на ЭВМ расчетно-денежных документов для отражения в учете производится в соответствии с установленным графиком.

333. Учет по внебалансовым счетам ведется на основании приходно-расходных внебалансовых ордеров; в качестве этих ордеров могут быть использованы копии писем, поручений внешнеторговых организаций, иностранных банков, Внешнеторговых организаций, иностранных банков, Внешторгбанка СССР, включенных в альбом форм бланков внутрибанковской документации.

Порядок оформления документов и их отправки на Вычислительный центр по внебалансовым счетам аналогичен порядку оформления и отправки документов по балансовым счетам с учетом следующих особенностей.

333.1. Признаком, определяющим операции по приходу и расходу, является надпись на пакете и номер пакета, в котором направляются документы Вычислительному центру для ввода в ЭВМ (четные номера закреплены за операциями по приходу, нечетные - по расходу внебалансового счета).

333.2. Документы на ЭВМ направляются при описи, составленной на счетной машинке. На описи работниками банка указываются три последних знака номера внебалансового счета, номер отдела, дата, частные суммы по документам, их общий итог, затем опись подписывается.

При вложении в один пакет нескольких партий документов соответствующий работник составляет сводную опись с включением в нее сумм итогов по отдельным описям и подведением общего итога по счету.

На каждом пакете должна быть сделана следующая надпись: "Приход по внебалансовому счету N ...", или "Расход по внебалансовому счету N ...", "Возвратить ... (наименование подразделения, всесоюзного объединения, отдела, адрес, номер комнаты)", а также проставлен номер пакета.

333.3. Работник, направляющий документы на группу ввода, формирует их в пакеты таким образом, чтобы в пакеты с четными номерами вкладывались документы по приходным операциям, а в пакеты с нечетными номерами - документы по расходным операциям.

333.4. Документы, на основании которых производится исправление ошибочных записей, направляются Вычислительному центру с пометкой "сторно" в пакетах вместе с внебалансовыми ордерами по приходу или расходу соответственно.

334. В условиях децентрализованного ввода информации непосредственно в подразделениях или всесоюзных объединениях Вычислительному центру направляются данные, записанные на машинных носителях.