Глава V. Исправление ошибочных записей в бухгалтерском учете операций (п.п. 401 - 405)

Глава V
Исправление ошибочных записей в бухгалтерском учете операций

401. Порядок исправления ошибочных записей в лицевых счетах и других бухгалтерских разработках устанавливается в зависимости от вида машин, применяемых для изготовления этих разработок, с учетом указаний настоящей инструкции.

402. В условиях ведения учета на ЭВМ внесение каких-либо исправлений и дописок в материалы бухгалтерского учета, изготовленные на ЭВМ, не допускается.

Исправление ошибочных записей в бухгалтерском учете осуществляется в следующем порядке.

Ошибки в записях, выявленные после составления соответствующих бухгалтерских разработок, т.е. на следующий день или позднее, должны исправляться обратными записями по тем счетам, по которым сделаны неправильные записи (методом обратного сторно), на основании составляемых исправительных ордеров. Если документы отправлены на группу ввода, ошибки, выявленные в течение операционного дня, исправляются также исправительными ордерами.

Исправительные ордера должны составляться на бланках 04068004 в четырех экземплярах, из которых первый экземпляр является ордером, второй и третий экземпляры используются для проверки записей по счетам и служат уведомлениями для клиентов по дебетовой и кредитовой записям, а четвертый экземпляр остается в подразделении, учреждении и помещается в отдельную папку. Исправительные ордера, составляемые в подразделениях и учреждениях Внешторгбанка СССР, оформляются в порядке, изложенном в п.300.

Эта папка должна храниться у главного бухгалтера или его заместителя. Ордера нумеруются отдельными от других документов порядковыми номерами. В тексте исправительного ордера должно быть указано, когда и по какому документу была допущена неправильная запись, а если она вызвана рекламацией клиента или иностранного банка, то делается ссылка на рекламацию. Если такая ошибка произошла по вине работника данного подразделения, учреждения Внешторгбанка СССР, указывается должность и фамилия исполнителя, а также лица, проконтролировавшего неправильную запись.

Рекламации и документы, послужившие основанием для составления исправительных ордеров, должны храниться в документах дня при ордерах, а по импортным и экспортным аккредитивам - в досье аккредитивов.

В лицевом счете или операционном журнале против ошибочной записи, сумма которой была впоследствии сторнирована, ответственным исполнителем делается отметка "Сторнировано" с указанием даты исправительной записи и номера исправительного ордера. Отметка заверяется подписью главного бухгалтера или его заместителя.

403. Ошибки в записях, выявленные в процессе печатания лицевых счетов на клавишных вычислительных машинах, до вывода остатка самими операторами немедленно исправляются ими путем повторного набора неправильно отпечатанной суммы с нажатием клавиши "Сторно". При этом в графах лицевого счета вместо номера документа, номера корреспондирующего счета и вида операции печатается цифра 9 (восемь раз), являющаяся условным обозначением исправительной записи, сумма которой со знаком "Сторно" исключает неправильно отпечатанную сумму в той же колонке. Затем производится в обычном порядке запись операции взамен сторнированной или если сторнирована запись по документу, ошибочно подложенному к данному лицевому счету, этот документ записывается в соответствующий лицевой счет.

Перепечатывать лицевые счета и другие разработки, составленные на клавишных вычислительных машинах в связи с выявленными ошибками, запрещается.

404. Ошибки в записях, произведенных на клавишных вычислительных машинах, выявленные ответственными исполнителями или контролерами при проверке лицевых счетов и других бухгалтерских разработок (сводных карточек, проверочных ведомостей), исправляются путем зачеркивания чернилами или шариковой ручкой неправильно записанных сумм и указания над ними правильных сумм также чернилами или шариковой ручкой. В этих случаях в лицевых счетах и выписках из них либо в операционных журналах рядом с исправленными суммами ответственный исполнитель (контролер) ставит свою подпись. Если запись подлежит аннулированию как ошибочная, то ответственный исполнитель (контролер) вычеркивает тонкой чертой всю запись и рядом с зачеркнутой суммой пишет: "Не считать", заверяя эту надпись своей подписью. Одновременно исправляются итоги оборотов и остатков в лицевых счетах и выписках из них, а также в проверочных и сальдовых ведомостях. Исправления в лицевых счетах и выписках, произведенные ответственными исполнителями либо контролерами, проверяются главным бухгалтером или его заместителем и скрепляются их подписями, а в выписке из лицевого счета клиента, кроме того, оттиском печати отделения банка.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 2 июля 1987 г. N 1 в абзац второй пункта 404 Характеристики счетов внесены изменения

См. текст абзаца в предыдущей редакции

Исправления сумм в ежедневных балансах, квартальных оборотных и месячных ведомостях заверяются подписью главного бухгалтера или его заместителя. Исправления в сводных карточках заверяются подписями ответственного исполнителя и работника, отвечающего за сверку аналитического учета с синтетическим. Исправления в бухгалтерских журналах заверяются подписью работника, ответственного за сверку данных учета. Запрещается производить исправление путем подчисток и поправок сумм, а также при помощи корректирующей жидкости.

405. Пользуясь копиями исправительных ордеров, главные бухгалтеры подразделений, учреждений банка ведут учет ошибок в работе сотрудников, изучают причины ошибок и принимают меры к улучшению работы.

Руководители и главные бухгалтеры подразделений и учреждений Внешторгбанка СССР должны выяснять причины каждого случая зачисления средств клиентов и иностранных банков не на соответствующие счета или неправильного списания сумм со счетов и принимать меры для предупреждения подобных ошибок в дальнейшем.