Вопрос: В собственности производственного предприятия имеется четыре грузовых автомобиля. Ежедневно ведутся журналы: предрейсовых медосмотров, предрейсового инструктажа, диспетчерский. Зарплата водителей начисляется по окладу. Обязательно ли заполнять путевые листы каждый день, или можно их составить один раз в месяц? ("Новая бухгалтерия", выпуск 8, август 2005 г.)

В собственности производственного предприятия имеется четыре грузовых автомобиля. Ежедневно ведутся журналы: предрейсовых медосмотров, предрейсового инструктажа, диспетчерский. Зарплата водителей начисляется по окладу. Обязательно ли заполнять путевые листы каждый день, или можно их составить один раз в месяц?

Формы путевых листов грузового автомобиля утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 (далее - Постановление).

Форма N 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.

Форма N 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Согласно указаниям по применению и заполнению форм, утвержденных Постановлением, путевые листы выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. На более длительный срок при междугородных перевозках грузов путевые листы выдаются только в случае, когда водитель выполняет перевозки в течение более суток. Ответственность за правильное заполнение путевых листов несут руководители предприятий, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.

Путевой лист грузового автомобиля (формы N 4-с или N 4-п) является основным документом первичного учета для расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на расходы предприятия, начисления заработной платы водителю, а также подтверждает производственный характер произведенных расходов.

Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Учитывая сказанное, принимать к бухгалтерскому учету путевой лист, который заполняется один раз в месяц, на наш взгляд, нельзя, так как это является нарушением требований нормативного акта. И в таком случае у предприятия нет законного основания для отражения в учете расходов на приобретение и использование ГСМ. Согласно письму Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257 "О путевых листах" расходы на бензин списываются на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

Если понесенные налогоплательщиком расходы не будут подтверждены документами, оформленными в соответствии с требованиями законодательства РФ, указанные расходы в соответствии с п. 49 ст. 270 НК РФ не учитываются в целях налогообложения прибыли, как не отвечающие всем условиям ст. 252 НК РФ (письмо УМНС России по г. Москве от 30.04.2004 N 26-12/31459).

И. Горшкова

1 августа 2005 г.

"Новая бухгалтерия", выпуск 8, август 2005 г.