Вопрос: Наше предприятие через своего работника закупает основные средства за наличные на рынках. Как документально оформить такие покупки во избежание нарушений? (Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", выпуск 31, август 2005 г.)

Наше предприятие через своего работника закупает основные средства за наличные на рынках. Как документально оформить такие покупки во избежание нарушений?

Для покупки основных средств на рынке за наличный расчет представителю организации выдаются под отчет денежные средства, причем согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Лицо, получившее наличные деньги под отчет, обязано не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах (авансовый отчет) и произвести окончательный расчет по ним.

Авансовый отчет составляется подотчетным лицом в одном экземпляре по форме N АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55) и после его утверждения передается работнику бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы и суммы затрат по ним. Документами, подтверждающими приобретение основных средств, являются кассовый чек и накладная, выданные продавцом.

В бухгалтерии проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации, а перерасход выдается подотчетному лицу по кассовым ордерам в установленном порядке. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы.

Кроме того, если продавец и покупатель являются плательщиками НДС, покупателю следует получить у продавца еще и счет-фактуру для принятия к вычету суммы НДС, уплаченной ему при приобретении основных средств.

Г. Кузьмин,

ведущий эксперт "ЭЖ"

1 августа 2005 г.

Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", выпуск 31, август 2005 г.