Вход
Оформление основных документов аудитора (Ю.Ю. Костылева, В.А. Костылев, "Аудиторские ведомости", N 8, 12, август, декабрь 2005 г.)
-
Оформление основных документов аудитора (Ю.Ю. Костылева, В.А. Костылев, "Аудиторские ведомости", N 8, 12, август, декабрь 2005 г.)
-
Возможности оптимизации оформления аудиторских документов путем унификации и стандартизации
-
Унификация аудиторских документов
-
Особенности унификации текста отчета
-
Стандартизация форм аудиторских документов
Оформление основных документов аудитора
В своей работе аудиторам приходится готовить множество различных документов. В статье рассматриваются возможности оптимизации процедур оформления этих документов.
Обязательный минимум аудиторской документации, адресованной внешнему пользователю, включает:
письмо о проведении аудита (далее - письмо);
договор возмездного оказания аудиторских услуг (далее - договор);
аудиторское заключение по финансовой (бухгалтерской) отчетности (далее - заключение);
письменную информацию (отчет) по результатам проведения аудита (далее - отчет).
В качестве разъяснения отметим, что под оформлением документа в соответствии с определением ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утвержден постановлением Госстандарта России от 27.02.98 г. N 28) мы будем рассматривать наличие определенного набора необходимых реквизитов (т.е. обязательных элементов оформления документа), установленных правилами документирования для каждого вида документа. При этом особое внимание будет уделено формированию требований по оформлению текста аудиторских документов в связи с тем, что он является их основным реквизитом.
Оформление письма, договора и заключения, как правило, не вызывает особых трудностей. Очевидно, это связано как с особенностями самих документов (они имеют незначительный объем, минимально индивидуализированы и весьма статичны в своем состоянии), так и с жесткой регламентацией их содержания (вплоть до приведения примеров текстов) федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности N 12 "Согласование условий проведения аудита" (далее - федеральный стандарт N 12) и N 6 "Аудиторское заключение по финансовой (бухгалтерской) отчетности" (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 23.09.02 г. N 696, в ред. постановлений Правительства Российской Федерации от 4.07.03 г. N 405 и от 7.10.04 г. N 532). Это позволило подавляющему большинству аудиторских организаций создать и использовать для подготовки этих документов соответствующие файлы-шаблоны. Поэтому в качестве основного направления совершенствования оформления письма, договора и заключения можно выделить необходимость обеспечения их стилевого единообразия путем закрепления во внутрифирменном "законодательстве" конкретной аудиторской организации сложившихся правил оформления указанных документов.
Сложнее с подготовкой и оформлением отчета.
Заметим, что в настоящее время даже сама необходимость существования этого документа поставлена под вопрос. Дело в том, что до недавнего времени правилом (стандартом) аудиторской деятельности "Письменная информация аудитора руководству экономического субъекта по результатам проведения аудита" (одобрено Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте Российской Федерации 25.12.96 г., протокол N 6), далее - стандарт "Письменная информация", регламентирующим содержание, формы, принципы и порядок подготовки этой информации, была предусмотрена обязательность ее подготовки во всех случаях при проведении обязательного аудита, а в ряде случаев и инициативного аудита. Однако ситуация изменилась, и теперь федеральное правило (стандарт) аудиторской деятельности N 22 "Сообщение информации, полученной по результатам аудита, руководству аудируемого лица и представителям его собственника" (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 23.09.02 г. N 696, в ред. постановления Правительства Российской Федерации от 16.04.05 г. N 228), далее - федеральный стандарт N 22, призванное установить единые требования в отношении сообщения информации, полученной по результатам аудита (в том числе определить получателей информации, формы и сроки ее сообщения, а также сведения, подлежащие сообщению), предоставляет право выбора между устной и письменной формами передачи этой информации, делая, таким образом, подготовку письменной информации необязательной. Причем этот выбор, как указано в данном стандарте, должен осуществляться с учетом размера, структуры, организационно-правовой формы и технического обеспечения аудируемого лица, характера, важности и особенностей информации, полученной по результатам аудита, а также существующих договоренностей между аудитором и аудируемым лицом и принятых между ними форм взаимодействия. Причем выбор устной формы передачи информации согласно требованиям указанного стандарта не освобождает аудитора от необходимости документального отражения этой информации в форме копий протоколов обсуждений и иных письменных подтверждений в отношении любых устных сообщений аудиторов, однако в данной статье процедуру подготовки этих документов мы рассматривать не будем.
В связи со сложившейся ситуацией возникает вопрос, произошло ли полное поглощение "старого" стандарта "новым". Остановимся лишь на общих моментах, касающихся темы нашей статьи. Хотя эти документы и отличаются друг от друга, но в них практически нет противоречий (за исключением указанного разногласия), и, более того, в некоторых аспектах они дополняют друг друга. Таким образом, говорить о полной замене одного стандарта другим нельзя. Действительно, разница между ними заложена уже в их названиях: в заголовок "старого" стандарта было вынесено словосочетание "письменная информация", а ключевой фразой, вынесенной в заголовок федерального стандарта N 22, является "сообщение информации". Очевидно, что письменная информация является частью всей информации, сообщаемой по результатам аудита, соответственно "новый" стандарт отличается от "старого" широтой подхода к рассматриваемым вопросам. Вероятно, отличие форматов этих стандартов и послужило причиной того, что в федеральном стандарте N 22 совершенно не затронуты вопросы оформления письменной информации по результатам аудита (возможно, разработчики посчитали их слишком частными). Поэтому нам представляется, что при подготовке письменной информации по результатам аудита не следует совсем отказываться от рекомендаций "старого" стандарта в части оформления отчета, поскольку они не противоречат положениям "нового" стандарта, а лишь дополняют его.
Следующий вопрос возникает с выбором названия документа, фиксирующего результаты аудита. Так, в стандарте "Письменная информация" было указано, что руководству (собственникам) проверяемого экономического субъекта по результатам проведения аудита предоставляется письменная информация (отчет) аудитора. Согласно федеральному стандарту N 12 соответствующему представителю высшего руководства аудируемого лица в дополнение к аудиторскому заключению может быть представлено отдельное письмо (отчет, письменная информация). А в соответствии с положениями федерального стандарта N 22 документ, передаваемый надлежащим получателям информации из числа руководства и представителей собственника аудируемого лица, вероятно, должен именоваться как "информация по результатам аудита", поскольку никаких более конкретных формулировок данный стандарт не предлагает. Как видим, единообразия в названии этого документа в нормативных актах по аудиту нет.
Также нет единообразия и в его оформлении, неслучайно, некоторые аудиторы, переходя на новое место работы, забирают с собой образец отчета и представляют его на собеседовании вместе со своим резюме.
Проблема, на наш взгляд, заключается в следующем. Во-первых, следует учитывать, что такой вид документа, как отчет, вообще сложно регламентировать, поскольку слишком ощутимы черты индивидуализации каждого отчета, и, кроме того, он, как правило, является сложным по структуре и значительным по объему документом. Во-вторых, несмотря на то, что подготовка отчета изначально регламентировалась стандартом "Письменная информация", а теперь регулируется и федеральным стандартом N 22, ни тот, ни другой документ нельзя использовать "напрямую", т.е. необходимы адаптация, дополнение и конкретизация предъявляемых требований с учетом специфики работы каждой аудиторской организации. Недаром стандартом "Письменная информация" была определена необходимость разработки единых (внутрифирменных) требований по форме подготовки отчета, призванных обеспечить аккуратное и единообразное оформление данного документа. Также на необходимость создания внутреннего стандарта, регламентирующего подготовку письменной информации аудитора, и включения его в группу стандартов, устанавливающих порядок формирования выводов и заключений аудиторов, указывает правило (стандарт) аудиторской деятельности "Требования, предъявляемые к внутренним стандартам аудиторских организаций" (одобрено Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте Российской Федерации 20.10.99 г., протокол N 6). Однако далеко не все аудиторские организации к этим требованиям относятся с должным вниманием.
Поэтому ситуация, когда внутрифирменный стандарт по подготовке отчета аудиторской организацией либо вообще не разработан, либо качество этого документа оставляет желать лучшего, не является редкостью. Иными словами, каждый аудитор пишет в отчете то, что считает нужным и как считает нужным, и, перефразируя известное выражение, можно сказать, что "сколько аудиторов - столько и их отчетов".
Действительно, нет предела разнообразию как по содержанию, так и по оформлению аудиторских отчетов. Объем некоторых таких документов не дотягивает и до десятка страниц, а объем других - с лихвой превышает сотню. Можно встретить отчеты не только с вертикальной, но и с горизонтальной ориентацией листа, напечатанные как шрифтом 10-го, так и 20-го размера. В одних документах текст может идти без разбиения на разделы и абзацы, а в других - от абзацев, символов, графиков и рисунков рябит в глазах, и сам отчет больше напоминает красочный буклет.
Правописание и стиль отчетов аудиторов также часто несовершенны. Кроме того, кто-то из аудиторов пишет лаконично и безапелляционно, ограничиваясь простыми предложениями, не предлагая при этом никаких комментариев и аргументов. Есть любители таких пространных формулировок, что конец написанного ими предложения уже никак не связан с началом, а оно само занимает половину листа.
Возможности оптимизации оформления аудиторских документов
путем унификации и стандартизации
Существует несколько способов достижения единого стилевого и качественного оформления аудиторских документов, единообразия структуры отчета, минимизации в нем количества ошибок правописания и нивелирования разницы стилей. Так, одним из вариантов является привлечение к правке подготовленных аудиторами отчетов соответствующих специалистов (журналистов, редакторов, корректоров, учителей русского языка и т.п.). Однако более предпочтительным нам представляется другой вариант, который заключается в максимальной унификации (т.е. установлении единообразия в составе и формах документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных функций и задач) и стандартизации (т.е. документальном закреплении результатов унификации путем создания единых обязательных норм и правил, типовых образцов и форм) аудиторских документов. Именно эти методы позволят, по нашему мнению, сделать так, чтобы отчет был подготовлен при минимуме трудовых и временных затрат и чтобы клиент остался доволен качеством отчета.
Дело в том, что в управленческой деятельности, как правило, решаются задачи двух типов: оригинальные и однотипные, повторяющиеся. Оригинальные задачи нельзя унифицировать и стандартизировать в полном объеме. Для них могут быть стандартизированы только принципы решения. А вот для повторяющихся однотипных задач в большинстве случаев целесообразно унифицировать и стандартизировать не только технологию их решения, но и формы предоставления информации.
В нашем случае объектом унификации и стандартизации является аудиторская документация. Нормативную базу, используемую в ходе унификации и стандартизации оформления аудиторской документации, составляют документы, регламентирующие как аудит, так и делопроизводство. В первую очередь это правило (стандарт) аудиторской деятельности "Требования, предъявляемые к внутренним стандартам аудиторских организаций" и ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят постановлением Госстандарта России от 3.03.03 г. N 65-ст, далее - ГОСТ Р 6.30-2003). Кроме того, естественно, должны учитываться требования аудиторских стандартов, определяющих порядок подготовки конкретных аудиторских документов.
В качестве документов, закрепляющих результаты унификации и стандартизации, осуществляемых аудиторской организацией, могут быть ее организационно-правовые документы, носящие инструктивный характер (инструкции, правила, положения) и, конечно, ее внутрифирменные стандарты.
Унификация аудиторских документов
Унификация документации в свою очередь предполагает унификацию состава и форм документов. Здесь речь пойдет об унификации форм документов, результатом которой является создание эталонных образцов унифицированных форм документов, представляющих собой совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Разработка таких форм документов позволит:
создать формализованные электронные документы (файлы-шаблоны), являющиеся первоосновой для подготовки окончательных вариантов документов;
упорядочить документальный массив информации, вести учет и совершенствовать формы существующих документов, а также разрабатывать на их основе новые;
увеличить совместимость форм документов и обеспечить их единое стилевое оформление;
снизить трудоемкость подготовки документов и сократить время на их оформление.
Для того чтобы создать эталонные образцы унифицированных форм письма, договора и заключения, достаточно:
определить информацию, необходимую для решения конкретных задач;
установить оптимальный набор реквизитов, а также совокупность приемов форматирования для каждой формы документа;
выделить из текстов постоянную информацию и зафиксировать ее в унифицированной форме документа (при этом формой представления унифицированного текста могут быть трафарет, таблица, анкета);
закрепить созданные образцы унифицированных форм документов во внутрифирменном "законодательстве", а затем корректировать их по мере необходимости.
Отметим, что при выборе формы представления текста следует учитывать особенности каждого документа. Так, оптимальной для письма, договора и заключения формой текста является трафарет (представляющий собой грамматически связный текст, содержащий постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией). Такой же алгоритм действий по унификации формы документа подходит и для создания унифицированной формы отчета. Однако специфика этого документа, основным и бесспорно главенствующим реквизитом которого является текст, требует применения дополнительных приемов унификации.
Особенности унификации текста отчета
Как указывалось выше, жесткой регламентации ни по содержанию, ни по оформлению отчета не существует, и, следовательно, каждой аудиторской организации приходится создавать ее самостоятельно. При этом особое внимание к себе требует унификация не формы отчета, а его текста, в ходе которой необходимо:
определить типовую структуру текста отчета;
максимально использовать формы представления унифицированного текста отчета (трафарет, таблица, анкета);
выделить однотипные повторяющиеся элементы текста отчета (слова и словосочетания) и установить правила их использования;
сформировать единые требования к стилю текста отчета.
При создании типовой структуры текста отчета сначала следует определить порядок структурирования текста. Это связано с необходимостью разделения текстов большого объема на составные части, которыми могут быть: главы, разделы и подразделы, пункты и подпункты и т.п. Причем каждая из этих частей должна иметь собственный номер, включающий номера соответствующих частей более высоких ступеней деления.
Формировать типовую структуру текста отчета нам представляется целесообразным на основе типовой программы аудиторской проверки, разработанной аудиторской организацией с учетом специфики своей деятельности. Дело в том, что использование для этой цели структуры отчета, предложенной стандартом "Письменная информация", нецелесообразно по причине ее очевидной схематичности, а рекомендации, предлагаемые на этот счет федеральным стандартом N 22, хотя и должны учитываться при создании структуры отчета, но не могут стать непосредственно его основой в силу их слишком общего характера.
Созданную типовую структуру следует закрепить в форме типового оглавления отчета (его фрагмент приведен ниже в качестве примера). Отметим, что такое типовое оглавление должно обязательно корректироваться с учетом особенностей программы каждой аудиторской проверки.
Типовая форма оглавления отчета
Введение
Часть 1. Общая Информация
Глава 1.1. Сведения о сторонах договора
Глава 1.2. Оценка системы внутреннего контроля
Часть 2. Проблемы в бухгалтерском и налоговом учете
Глава 2.1. Бухгалтерская и налоговая учетная политика
Раздел 2.1.1. Недостатки учетной политики
организационно-технического характера
Раздел 2.1.2. Недостатки и ошибки учетной политики
методологического характера
Глава 2.2. Учет основных средств
Раздел 2.2.1. Собственные основные средства
Подраздел 2.2.1.1. Основные средства, приобретенные за плату
Подраздел 2.2.1.2. Основные средства, полученные в счет вклада в
уставный капитал
Подраздел 2.2.1.3. Основные средства, полученные безвозмездно
Подраздел 2.2.1.4. Основные средства, полученные по бартерным
сделкам
Подраздел 2.2.1.5. Основные средства, переданные по договорам
аренды
Подраздел 2.2.1.6. Основные средства, переданные по договорам
финансовой аренды (лизинга)
Подраздел 2.2.1.7. Восстановление основных средств
Подраздел 2.2.1.8. Выбытие основных средств
Раздел 2.2.2. Арендованные основные средства
... ...
Глава 2. N. ...
... ...
Глава 2.13. Бухгалтерская и налоговая отчетность
Раздел 2.13.1. Бухгалтерская отчетность
Подраздел 2.13.1.1. Бухгалтерский баланс
Подраздел 2.13.1.2. Отчет о прибылях и убытках
Подраздел 2.13.1.3. Отчет об изменениях капитала
Подраздел 2.13.1.4. Отчет о движении денежных средств
Подраздел 2.13.1.5. Приложение к бухгалтерскому балансу
Подраздел 2.13.1.6. Пояснительная записка к бухгалтерской отчетности
Раздел 2.13.2. Налоговая отчетность
Подраздел 2.13.2.1. НДС
Подраздел Налог на прибыль
... ...
Часть 3. Рекомендации по совершенствованию организации
бухгалтерского и налогового учета
Глава 3.1. Бухгалтерская и налоговая учетная политика
Раздел 3.1.1. Рекомендации общего характера
Раздел 3.1.2. Порядок оформления и содержание документа о
бухгалтерской и налоговой учетной политике
Глава 3.2. Калькулирование себестоимости продукции (работ,
услуг)
... ...
Глава 3. N. ...
... ...
Заключение
Приложения
Далее, следуя от общего к частному, имеет смысл также определить порядок изложения материала непосредственно в самой структурированной единице. Схематично это можно представить в виде блок-схемы, показанной ниже:
Блок-схема изложения материала в каждом разделе (подразделе) части 2
отчета "проблемы в бухгалтерском и налоговом учете"
/------------------------------\
| Проблема N J (J = 1...N) |
\------------------------------/
|
/-----------------------------\
| Ситуации (А...Я) |
\-----------------------------/
/------------------------------------------------\
| | | |
/------------\ /------------\ /------------\ /--------------\
| Ситуация А | | Ситуация Б | | Ситуация В | | Ситуация ... |
\------------/ \------------/ \------------/ \--------------/
\-------------------------------------------------/
|
/------------------------------------------------------------\
| Недостатки, нарушения и возможные финансовые последствия |
\------------------------------------------------------------/
|
/---------------------------------\
| Существенность величины ошибки |
\---------------------------------/
|
/---------------------------------\
| Решение проблемы |
\---------------------------------/
Однако мало унифицировать структуру текста отчета, следует еще унифицировать сам текст. В первую очередь это можно осуществить путем максимального использования форм представления унифицированного текста, причем не только формы трафарета (примененного нами при унификации текста письма, договора и заключения), но и таких форм, как таблица и анкета. Первая из них - это форма представления унифицированного текста, содержащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объектов по определенному набору признаков, а вторая - форма, содержащая характеристику одного объекта по определенному набору признаков (причем постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а конкретной - их показатели). Отметим, что наиболее эффективным при создании текста отчета будет являться использование сочетаний этих форм.
Так, какую-то часть информации можно представить в отчете в форме анкеты. По нашему мнению, в такой форме удобно изложить сведения о состоянии системы внутреннего контроля, наличие которых в отчете было определено требованиями стандарта "Письменная информация", а теперь определено положениями федерального стандарта N 22.
Тест оценки системы внутреннего контроля
| Наличие параметра | Да/Нет | Комментарий |
| Организационно-управленческая структура | ... | Документ (название) утвержден (чем, кем, когда) |
| Штатное расписание | ... | Документ (название) утвержден (чем, кем, когда) |
| Документы, регламентирующие документооборот | ... | Документ (название) утвержден (чем, кем, когда) |
| Документы, регламентирующие право подписи и визирования договорных документов, подписи счетов-фактур и различных первичных учетных документов |
... | Документ (название) утвержден (чем, кем, когда) |
| ... | ... | ... |
| Документы об инвентаризации имущества и финансовых обязательств |
... | Документ (название) утвержден (чем, кем, когда) |
| Договоры о материальной ответственности работников | ... | ... |
| Охрана имущества | ... | Осуществляется структурным подразделением (ответственным лицом) и (или) сторонней организацией (ОАО (ЗАО, ООО) "XYZ" на основании договора от ДД.ММ.ГГГГ N...) |
| ... | ... | ... |
| Ограничение права доступа к информации на бумажных носителях |
... | ... |
| Ограничение права доступа к вычислительной и оргтехнике, компьютерным программам |
... | ... |
| ... | ... | ... |
| Ревизионная комиссия (ревизор) | ... | ... |
| Выводы | ||
| ... | ||
Использование табличных форм, дополненных трафаретами, при описании договора и хозяйственной операции в блоке "Ситуации" (см. Блок-схему изложения материала...) может значительно сократить описательную часть отчета и облегчить восприятие информации:
Типовая форма описания договора между аудируемым лицом
(предприятием) и его контрагентом, а также хозяйственной операции,
совершенной согласно условиям договора
| Дата | Номер | Наименование контрагента и его место- нахождения |
Функция контраге- нта |
Функция предприятия | ||||||
| ... | ... | ООО "ABC" (г. Москва) | Заказчик | Исполнитель | ||||||
| Предмет | Срок действия | |||||||||
| ... | ... | |||||||||
| Цена продукции (товаров, работ, услуг) (ненужное исключить) | ||||||||||
| Без учета НДС, (тыс. руб., USD, Euro, у.е.) (ненужное исключить) |
НДС (не облага- ется, 0%, 10%, 18%) (ненужное исключить) (тыс. руб., USD, Euro, у.е.) (ненужное исключить) |
С учетом НДС, (тыс. руб., USD, Euro, у.е.) (ненужное исключить) |
Порядок определе- ния |
|||||||
| ... | ... | ... | ... | |||||||
| Порядок оплаты продукции (товаров, работ, услуг) (ненужное исключить) |
Порядок передачи и принятия продукции (товаров), сда- чи и приемки работ (услуг) (ненужное исключить) |
|||||||||
| ... ... | ||||||||||
| Обязательства | ||||||||||
| Сторона | Вид обязательства | Срок исполнения | ||||||||
| Контрагент или предприятие (ненужное исключить) |
Оплата продукции (товаров, работ, услуг) (ненужное исключить) |
... | ||||||||
| Контрагент или предприятие (ненужное исключить) |
Передача продукции (товаров), сдача работ (услуг) (ненужное исключить) |
... | ||||||||
| Контрагент или предприятие ненужное исключить) |
Принятие продукции (товаров), приемка работ (услуг) (ненужное исключить) |
... | ||||||||
| ... | ... | ... | ||||||||
| Иные существенные условия | ||||||||||
| ... | ||||||||||
| Содержание хозяйственной операции, совершенной согласно условиям договора | |||||||||||||
| ... | |||||||||||||
| Первичный учетный документ, служащий основанием для отражения хозяйственной операции в учете | |||||||||||||
| Наименование ... |
Дата ... |
Номер ... |
Унифицированная форма первичной учетной докумен- тации ... |
Величина хозяйственной операции в денежном выра- жении |
|||||||||
| Без учета НДС, (тыс. руб., USD, Euro, у.е.) (ненужное исключить) |
НДС (не облагает- ся, 0%, 10%, 18%) (ненужное исклю- чить) (тыс. руб., USD, Euro, у.е.) (ненужное исклю- чить) |
С учетом НДС, (тыс. руб., USD, Euro, у.е.) (ненуж- ное исключить) |
|||||||||||
| ... | ... | ... | |||||||||||
| Отражение в бухгалтерском учете | |||||||||||||
| По данным предприятия | По мнению аудитора | ||||||||||||
| Запись | Сумма, тыс. руб. ... |
Дата | Запись | Сумма, тыс. руб. ... |
Дата ... |
||||||||
| Дебет счета | Кредит счета | Дебет сче- та |
Кре- дит счета |
||||||||||
| ... | ... | ... | ... | ... | |||||||||
Кроме того, информацию, требующую унификации, можно оформить в отчете и путем объединения всех форм представления унифицированного текста. В такой форме имеет смысл представить обязательные и дополнительные сведения об аудиторе и экономическом субъекте (аудируемом лице), сгруппированные под заголовками "Паспорт аудитора" и "Паспорт предприятия", фрагмент последнего приведен ниже.
Паспорт предприятия
| Свидетельство о государственной регистрации | ||||||||||||||||
| Кто выдал | Номер свидетельства | Дата регистрации | ||||||||||||||
| ... | ... | ... | ||||||||||||||
| Свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц о юридическом ли- це, зарегистрированном до 1 июля 2002 года |
||||||||||||||||
| Кто выдал | Основной государственный реги- страционный номер |
Дата внесения записи | ||||||||||||||
| ... | ... | ... | ||||||||||||||
| Свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица |
||||||||||||||||
| Кто выдал | Государственный регистрационный номер |
Дата внесения записи | ||||||||||||||
| ... | ... | ... | ||||||||||||||
| Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе юридического лица, образованного в соответствии с законодательством Российской Федерации, по месту нахождения на территории Российской Федерации |
||||||||||||||||
| Кто выдал | ИНН | КПП | Дата выдачи | |||||||||||||
| ... | ... | ... | ... | |||||||||||||
| Место нахождения | ||||||||||||||||
| Согласно учредительным документам | ... | |||||||||||||||
| Фактическое (почтовый адрес) | ... | |||||||||||||||
| ... | ||||||||||||||||
| Руководители высшего и среднего звена управления | ||||||||||||||||
| Должность | Фамилия, инициалы | Трудовой договор | ||||||||||||||
| Дата | Номер | Срок окончания | ||||||||||||||
| Генеральный дирек- тор |
... | ... | ... | ... | ||||||||||||
| Финансовый дирек- тор |
... | ... | ... | ... | ||||||||||||
| ... | ... | ... | ... | ... | ||||||||||||
| Главный бухгалтер | ... | ... | ... | ... | ||||||||||||
| ... | ... | ... | ... | ... | ||||||||||||
| ... | ||||||||||||||||
| Обособленные подразделения | ||||||||||||||||
| Филиалы | Представительства | |||||||||||||||
| Наименование | Место нахождения | Наименование | Место нахождения | |||||||||||||
| ... | ... | ... | ... | |||||||||||||
| ... | ||||||||||||||||
| Лицензии | ||||||||||||||||
| Лицензируемый вид деятельности | Кто выдал | Номер | Период действия | |||||||||||||
| ... | ... | ... | ... | |||||||||||||
| ... | ||||||||||||||||
| Программное обеспечение финансово-бухгалтерской службы | ||||||||||||||||
| Структурное подразделение | Наименование программного продукта |
Вид версии программного продукта (локальная, сетевая) |
||||||||||||||
| Планово-экономическое | ... | ... | ||||||||||||||
| Бухгалтерское | ... | ... | ||||||||||||||
| Финансовое | ... | ... | ||||||||||||||
| : | ||||||||||||||||
| Право подписи (визирования) документов | ||||||||||||||||
| Договорная документация | ||||||||||||||||
| Вид документа | Должность | Фамилия, инициалы | Право подписи (визирования) и основание | |||||||||||||
| ... | ... | ... | ... | |||||||||||||
| Банковские документы | ||||||||||||||||
| Подпись | Должность | Фамилия, инициалы | Основание | |||||||||||||
| Первая | ... | ... | ... | |||||||||||||
| ... | ... | ... | ||||||||||||||
| Вторая | ... | ... | ... | |||||||||||||
| ... | ... | ... | ||||||||||||||
| ... | ||||||||||||||||
В ходе унификации текста отчета необходимо достичь единообразия его отдельных элементов путем выделения однотипных повторяющихся элементов текста и установления правила их использования.
Во-первых, следует выделить языковые формулы (т.е. устойчивые, шаблонные, стандартные языковые обороты, используемые в неизменном виде) и регламентировать их применение. Например, можно установить, что текст в блоке "Решение проблемы" (см. Блок-схему изложения материала...) должен начинаться с фразы: "По мнению аудитора, предприятию следует...".
Во-вторых, имеет смысл определить порядок применения и написания некоторых наиболее часто используемых повторяющихся слов, обозначений и чисел. Учитывая специфику аудиторских документов, по нашему мнению, в первую очередь следует упорядочить использование буквенно-цифровых обозначений и числительных, географических названий, наименований организаций и т.п. Например, можно выбрать такой вариант оформления, при котором величины денежных выражений следует указывать с одним знаком после запятой в тысячах рублей (с использованием сокращения "тыс. руб."). И, конечно, необходимо утвердить единую форму бухгалтерских записей.
В-третьих, целесообразно разработать унифицированную систему сокращений, результатом которой должно стать создание различных перечней (списков). Такие перечни (списки) призваны аккумулировать наиболее употребительные и повторяющиеся длинные слова и словосочетания и определять их сокращенные формы, которые должны применяться в тексте отчета. Например, для реализации требования стандарта "Письменная информация" о необходимости указаний в отчете ссылок на документы действующего законодательства можно сформировать Перечень полных и сокращенных наименований наиболее употребительных законодательных и нормативных правовых актов и оформить его в качестве типового приложения к отчету. Это даст возможность употреблять в тексте отчета только их единообразные сокращенные наименования, что значительно снизит трудоемкость оформления отчета и сократит количество фактографических и орфографических ошибок.
И, наконец, нужно сформировать единые требования к стилю текста отчета. Поясним, что языком делового общения является официально-деловой стиль, основными чертами которого считаются нейтральный тон, точность и ясность изложения, а также лаконичность. С учетом специфики аудиторской деятельности, а также положений стандарта "Письменная информация", определяющих, что сведения, содержащиеся в отчете, должны быть четкими, краткими, содержательными, без фактических неточностей, на наш взгляд можно выделить следующие требования к тексту отчета:
полнота изложения материала в сочетании с лаконичностью, которая может достигаться путем замены сложных предложений простыми, а также исключением излишних подробностей и повторений;
последовательность изложения материала;
убедительность и обоснованность изложения материала;
объективность и достоверность представления событий и фактов;
точность изложения информации, отражение только тех фактов, которые установлены;
безупречность формулировок в юридическом отношении, их соответствие действующим законодательным и нормативным правовым актам;
корректность, т.е. тон, должна быть нейтральной и уважительной, необходимо избегать категорических выражений.
Отметим, что, на наш взгляд, унификация текста отчета призвана обеспечить однозначность его понимания, сократить время на его подготовку и восприятие, а также уменьшить количество разнообразных ошибок.
Стандартизация форм аудиторских документов
Существует несколько различных вариантов закрепления результатов унификации форм письма, договора, заключения и отчета во внутрифирменном "законодательстве".
Во-первых, эти результаты можно включить в соответствующие внутрифирменные стандарты по аудиту исходя из того, что требования, возникшие в ходе унификации форм документов, являются составной частью аудиторских методик и технологий по проведению проверки и реализуются аудиторами.
Во-вторых, результаты унификации форм рассматриваемых документов можно также отразить и во внутренних документах, регламентирующих делопроизводство. Мотивировать это можно тем, что в данном случае речь идет не о сборе и подготовке информации с помощью аудиторских методик и технологий, а о ее фиксации на определенном носителе по установленным правилам, т.е. о документировании (процессе, отнесенном к сфере делопроизводства).
Учитывая особенности рассматриваемых документов, предлагается:
результаты унификации письма, договора и заключения закрепить во внутренних документах, регламентирующих делопроизводство (например, в форме соответствующего внутрифирменного стандарта или инструкции по делопроизводству организации);
результаты унификации текста отчета отразить в соответствующем внутрифирменном аудиторском стандарте. Причем в этот внутрифирменный стандарт должны быть включены необходимые комментарии по порядку структурирования текста, заполнения форм представления унифицированного текста, применения унифицированных элементов текста (в первую очередь языковых формул и сокращений), а также соблюдения стилевого единообразия. В качестве приложений к этому внутрифирменному стандарту могут служить типовое оглавление текста отчета, различные формы представления унифицированного текста, а также всевозможные перечни (списки) и т.п.
В качестве примера рассмотрим порядок подготовки внутрифирменного стандарта по оформлению документов, действие которого должно распространяться на все документы, созданные организацией. Для разработки стандарта необходимо унифицировать приемы форматирования, используемые при подготовке документов, а также установить оптимальный набор реквизитов для каждой формы документов.
В качестве основных разделов такого стандарта можно выделить:
общие положения;
правила компьютерного набора и форматирования документов;
требования к оформлению реквизитов документов.
В разделе "Общие положения" нужно указать цели и задачи данного стандарта, нормативную базу, примененную при его подготовке, а также определить круг пользователей и порядок пользования этим документом.
Внутрифирменный стандарт по оформлению документов должен основываться на соответствующих нормативных актах Российской Федерации, регламентирующих документационное обеспечение управления, к которым в первую очередь относятся ГОСТ Р 6.30-2003 и Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Росархива от 27.11.2000 г. N 68). Заметим, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 носят рекомендательный характер и, кроме того, зачастую не дают конкретных указаний и предполагают вариантность.
При создании этого внутрифирменного документа аудиторской организации следует также учитывать требования аудиторских стандартов, касающиеся оформления документации. Отметим, что эти стандарты в ряде случаев дают весьма четкие указания по данному вопросу. Например, стандарт "Письменная информация" определяет, что отчет должен иметь сквозную нумерацию страниц. Но чаще всего они предоставляют возможность выбора. К примеру, указанный стандарт предлагает несколько вариантов подписания отчета - либо всеми аудиторами и иными специалистами, проводившими аудит, либо, если аудиторскую проверку проводила группа, - ее руководителем и руководителями отдельных подгрупп или только руководителем группы.
Таким образом, разработчикам внутрифирменного стандарта в большинстве случаев предстоит выбрать из предлагаемых законодательством вариантов оформления документов наиболее оптимальные для данной организации, а также создать новые, руководствуясь принципом удобства, рациональности и наглядности.
Отметим, что такой подход необходим в первую очередь при разработке раздела "Правила компьютерного набора и форматирования документов", призванного обеспечить создание документов в едином стиле и регламентировать порядок использования различных приемов форматирования (ориентация страницы, размер полей, вид и размер шрифта, размер отступа абзаца, междустрочный интервал, допущение или недопущение переносов слов, порядок нумерации страниц и отбивки пробелов и т.п.). Это связано с тем, что в нормативных документах по делопроизводству правила применения большинства таких приемов носят вариантный характер или не определены вовсе.
В отличие от правил форматирования документов порядок оформления их реквизитов регламентирован ГОСТ Р 6.30-2003 достаточно жестко, поэтому при разработке раздела "Требования к оформлению реквизитов документов" необходимо внимательно отнестись к рекомендациям этого стандарта.
Ниже в качестве примера приведены состав основных реквизитов рассматриваемых документов и порядок их оформления в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 и стандартов по аудиту.
| Реквизит документа | Наличие в документе | |||
| Письмо | Дого- вор |
Заключе- ние |
Отчет | |
| Эмблему организации (товарный знак) помещают на бланках организации в соответствии с ее уставом |
+ | - | +/- | +/- |
| Наименование организации должно соответствовать наименованию, закреп- ленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование (если оно закреплено в учредительных документах) помещают в скобках ниже полного или за ним |
+ | + | + | + |
| Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения |
+ | + | + | + |
| Датой документа является дата его подписания (утверждения). Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год - четырьмя арабскими цифрами. Допускаются словесно-цифровой способ оформления даты, а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца |
+ | + | + | + |
| Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из них, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе |
+ | + | - | - |
| При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен располагаться в правом верхнем углу документа и состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения |
- | - | - | + |
| Место составления (издания) документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления и общепринятых сокращений |
- | + | - | + |
| В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразде- ления, должностные или физические лица |
+ | - | + | - |
| Заголовок к тексту включает краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа |
+ | + | + | + |
| Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их соединения |
+ | + | + | + |
| В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании совместного документа его оформляют не на бланке |
+ | + | + | + |
| Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку под- писи и дату подписания. Допускается полистное визирование документа и его приложения |
+/- | +/- | - | - |
| Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи |
+ | + | + | + |
| Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя доку- мента и номер его телефона. Ее располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу |
+/- | +/- | - | - |
| Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа |
+ | - | - | - |
Как видно из примера, при оформлении большинства реквизитов предполагается вариантность. Поэтому задача разработчиков внутрифирменного стандарта состоит в том, чтобы выбрать для документального закрепления наиболее предпочтительный для применения в данной организации вариант.
если делопроизводственный стандарт предлагает конкретные варианты, не требующие дополнительных разъяснений, а стандарты по аудиту этот выбор ничем не ограничивают (например, при определении формата даты их трех вариантов, предложенных ГОСТ Р 6.30-2003). Во-вторых, если по вопросам оформления конкретных аудиторских документов в нормативных актах по аудиту и делопроизводству наблюдается единство подходов (например, при признании реквизита "Подпись" обязательным для проставления в письме и отчете, когда требования соответствующих аудиторских стандартов совпадают с практикой делопроизводства).
Сложнее обстоит дело, когда позиции делопроизводственных и аудиторских нормативных документов расходятся. Тогда, на наш взгляд, следует либо ограничиться выбором одного из предложенных вариантов, либо пойти путем создания компромиссного варианта. С такой ситуацией можно столкнуться, например, при подготовке первой страницы отчета. Дело в том, что стандарт "Письменная информация" рекомендует оформлять ее на бланке аудиторской организации или с угловым штампом аудиторской организации продольный) или в соответствии с требованиями, предъявляемыми в аудиторской организации к оформлению официальной переписки. А в делопроизводстве при оформлении отчетной документации, как правило, применяется титульный лист с проставлением грифа утверждения, являющегося для этого документа обязательным реквизитом. Поэтому в данном случае, на наш взгляд, следует использовать именно этот вариант оформления отчета, тем более что он достаточно широко распространен в практике аудита.
Работа по созданию внутрифирменного стандарта должна завершиться формированием его приложений. Причем обязательной составляющей частью данного внутрифирменного стандарта должно стать приложение, содержащее все образцы унифицированных форм документов, разработанных в данной организации (в том числе образцы письма, договора и заключения). Такое приложение может быть выполнено, например, в виде Альбома форм документов, представляющего собой сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности данной организации и сгруппированных в определенном порядке.
В заключение отметим, что использование стандартизированных методик подготовки аудиторской документации, основанных на ее унификации, должно обеспечить быстрое и качественное создание документов в едином стиле и в итоге привести к увеличению времени на творческие элементы труда, а также повысить общую культуру труда и управления.
Ю.Ю. Костылева,
независимый управленческий консультант
В.А. Костылев,
начальник отдела аудита и управленческого консалтинга
ООО "Аудиторская фирма "ГРОСС-АУДИТ"
"Аудиторские ведомости", N 8, 12, август, декабрь 2005 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал "Аудиторские ведомости"
Учредители: Аудиторская палата России, Министерство финансов РФ, Центральный банк РФ
Международный еженедельник "Финансовая газета"
Издатель: Международный еженедельник "Финансовая газета"
Журнал зарегистрирован в Комитете Российской Федерации по печати 31 января 1997 г.
Свидетельство о регистрации N 015676
Адрес редакции: 103006, Москва, ул. Ткацкая, 17а